COURS DE CORRESPONDANCE COMMERCIALE FRANÇAISE, 1ÈRE ANNÉE (3ÈME DES HUMANITÉS), OPTION SECRÉTARIAT-ADMINISTRATION

Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC

PRÉLIMINAIRES

0.1. Objectif Terminal d’Intégration du Cours

Ce cours vise à doter l’élève de 3ème année des compétences fondamentales nécessaires pour concevoir, rédiger et présenter des documents commerciaux simples, conformes aux normes professionnelles en vigueur en République Démocratique du Congo. L’apprenant doit être capable de transformer une consigne verbale ou une situation d’affaires basique en une lettre structurée, respectant les règles de la syntaxe commerciale et les exigences de la mise en page normalisée.

0.2. Profil de l’Élève en Fin d’Année

Au terme de cette première année de formation technique, l’élève maîtrisera les éléments constitutifs de la lettre, les différentes dispositions (américaine, française, normalisée) et les flux documentaires liés aux opérations d’achat et de vente simples. Il développera une rigueur orthographique et une précision lexicale indispensables à la fonction de secrétaire administratif, servant de fondation pour les années ultérieures.

0.3. Méthodologie et Approche Pédagogique

L’enseignement privilégie l’approche par compétences, alternant entre l’analyse de modèles réels tirés du tissu économique congolais et la production écrite. Les exercices pratiques simulent des environnements de travail variés, allant des PME de Lubumbashi aux administrations publiques de Kinshasa, pour contextualiser l’apprentissage. L’usage de l’outil informatique est intégré transversalement pour la saisie et la mise en forme des productions.

0.4. Bibliographie et Sources de Référence

Le contenu s’appuie sur le Programme National de l’Enseignement Technique et Professionnel, les manuels de référence en communication écrite d’entreprise agréés par le Ministère de l’Enseignement Primaire, Secondaire et Technique, ainsi que sur les dispositions du droit commercial OHADA applicables à la correspondance d’affaires.

PARTIE I : LES FONDAMENTAUX DE LA COMMUNICATION ÉCRITE ET LA NORMALISATION

📋 Aperçu : Cette première partie établit les bases théoriques et techniques de la correspondance. Elle marque la rupture avec la rédaction littéraire scolaire pour introduire le style professionnel, concis et objectif. L’accent est mis sur la structure physique du document, la maîtrise des mentions obligatoires et l’adoption d’un vocabulaire précis, éléments cruciaux pour l’image de marque de l’entreprise.

Chapitre 1 : Introduction à la correspondance commerciale

1.1. Définition et rôle de la lettre d’affaires

La lettre commerciale se définit comme le principal vecteur de communication externe de l’entreprise, engageant sa responsabilité juridique et financière. Son rôle dépasse la simple transmission d’information pour devenir un outil de gestion, de preuve et de promotion. L’analyse porte sur sa valeur probante en droit congolais et sa fonction de représentation auprès des partenaires économiques.

1.2. Le style commercial et ses exigences

Le style commercial se distingue par la clarté, la concision, la courtoisie et la prudence. Ce module apprend à éliminer les tournures archaïques, les répétitions inutiles et les ambiguïtés. Il insiste sur l’adaptation du ton en fonction du destinataire (fournisseur, client, administration) et de l’objet du message, favorisant une écriture directe et efficace.

1.3. Les qualités du rédacteur administratif

Le rédacteur doit faire preuve d’objectivité, de discrétion et de méthode. L’enseignement focalise sur le développement de l’esprit de synthèse nécessaire pour traiter rapidement le courrier. L’élève apprend à vérifier systématiquement l’exactitude des données chiffrées et factuelles avant toute rédaction, intégrant la rigueur comme compétence comportementale clé.

1.4. Vocabulaire fondamental du commerce

Acquisition de la terminologie de base des échanges commerciaux (devis, facture, échéance, agios, escompte). L’étude sémantique vise à éviter les impropriétés de langage fréquentes. Des exercices de définition et de remploi contextuel permettent de fixer le lexique technique indispensable à la compréhension des chapitres suivants.

Chapitre 2 : Les éléments constitutifs de la lettre

2.1. Les mentions d’identification de l’expéditeur

Étude détaillée de l’en-tête (papier à lettre) : raison sociale, logo, adresse géographique et postale, numéros de téléphone, adresse électronique, Numéro d’Impôt (NIF) et Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM). L’importance de ces mentions pour la validité légale du document en RDC est soulignée.

2.2. Les références et la date

Règles de positionnement et de rédaction de la date (lieu, le jour mois année) et des références (V/Réf, N/Réf). Ce point explique le système de codification utilisé pour le classement et le suivi des dossiers, permettant de lier une réponse à un courrier précédent et de faciliter l’archivage.

2.3. La suscription et l’objet

Règles régissant l’adresse du destinataire (suscription) selon qu’il s’agit d’une personne physique ou morale. Formulation de l’objet : celui-ci doit être un résumé succinct et précis du contenu de la lettre, permettant un tri rapide du courrier à l’arrivée. Exercices de reformulation d’objets pour divers types de courriers.

2.4. La formule d’appel et la signature

Choix de la formule d’appel (Monsieur, Madame, Messieurs) en cohérence avec le destinataire. Règles protocolaires de la signature : positionnement, mention de la qualité du signataire, délégation de signature (P.O., P.P.). Analyse de la responsabilité juridique engagée par l’apposition de la signature manuscrite ou électronique.

Chapitre 3 : La présentation normalisée de la lettre

3.1. Les normes de mise en page (Standardisation)

Présentation des normes typographiques internationales et locales régissant les marges, les interlignes et les polices de caractères. L’objectif est d’assurer une lisibilité optimale et une uniformité visuelle. Comparaison entre les formats de papier A4 et A5 et leurs usages respectifs dans l’administration congolaise.

3.2. La disposition américaine (Bloc à gauche)

Apprentissage de la disposition « Full Block » où tous les éléments sont alignés sur la marge gauche. Cette disposition, fréquente dans les multinationales opérant à Kolwezi ou Goma, est analysée pour sa simplicité de saisie informatique et son efficacité visuelle.

3.3. La disposition française (Normalisée)

Étude de la disposition classique avec le retrait de la date à droite et des paragraphes en alinéa. Ce modèle reste prédominant dans l’administration publique et les entreprises traditionnelles en RDC. L’élève s’exerce au positionnement précis des tabulations pour respecter l’esthétique de cette présentation.

3.4. La gestion des enveloppes et du pliage

Techniques de rédaction des adresses sur les enveloppes (taille des caractères, espacement pour la lecture optique postale). Méthodes de pliage du papier (en deux, en trois, en accordéon) adaptées aux différents formats d’enveloppes (DL, C5, C4) et aux enveloppes à fenêtre, optimisant ainsi l’étape de mise sous pli.

Chapitre 4 : La structure du corps de la lettre

4.1. L’introduction et le rappel du contexte

Rédaction de la phrase d’attaque qui situe le contexte de l’échange (réception d’un courrier, suite à un entretien téléphonique, initiative spontanée). L’élève apprend à connecter immédiatement le lecteur à l’historique de la relation d’affaires sans préambules superflus.

4.2. Le développement et l’argumentation

Organisation du corps du texte en paragraphes distincts, chaque paragraphe traitant une idée unique. Utilisation des connecteurs logiques pour fluidifier l’argumentation. Entraînement à la structuration logique : exposer les faits, développer les arguments, proposer une solution ou formuler une demande.

4.3. La conclusion et la formule de politesse

Techniques pour conclure l’échange en synthétisant l’attente de l’expéditeur (action souhaitée, délai). Choix des formules de politesse finales (salutations distinguées, sentiments dévoués) adaptées à la hiérarchie et à la nature de la relation (client-fournisseur vs administration-usager).

4.4. Le post-scriptum et les pièces jointes

Usage restrictif du Post-Scriptum (P.S.) pour attirer l’attention sur un point secondaire ou urgent. Présentation de la mention « Pièces Jointes » (P.J.) en bas de page : énumération précise des documents annexés pour permettre au destinataire de vérifier l’intégrité de l’envoi.

PARTIE II : LE PROCESSUS D’ACHAT-VENTE (PHASE PRÉLIMINAIRE)

🤝 Aperçu : Cette partie plonge l’élève au cœur de l’activité commerciale. Elle couvre les étapes précontractuelles, de la prospection à la passation de commande. L’apprenant rédige les documents initiant la transaction, analysant les besoins d’approvisionnement et comparant les propositions commerciales. Les scénarios intègrent les spécificités logistiques et fiscales locales (TVA).

Chapitre 5 : La demande de documentation et de prix

5.1. L’appel d’offre simple et la demande de renseignements

Rédaction de lettres sollicitant des informations générales sur des produits ou services. L’élève apprend à formuler une demande claire concernant les caractéristiques techniques, sans encore s’engager financièrement. Exemple : demande de catalogue pour du matériel informatique à Kinshasa.

5.2. La demande de prix et de devis spécifique

Rédaction précise sollicitant une cotation chiffrée pour une quantité déterminée de marchandises. Distinction entre une demande de prix standard (tarif) et une demande de devis pour une prestation sur mesure (ex: installation de réseau). Importance de préciser les délais et lieux de livraison souhaités.

5.3. La demande d’échantillons et de conditions de vente

Formulation de requêtes pour tester la qualité d’un produit (ex: tissu, café) avant commande. Demande explicite des Conditions Générales de Vente (CGV) : délais de paiement, modes de transport, incoterms pour les importations via Matadi ou Kasumbalesa.

5.4. Le suivi des demandes (Relance simple)

Techniques de relance courtoise en cas de non-réponse à une demande de prix. L’élève apprend à réitérer sa demande en soulignant l’urgence du besoin, tout en maintenant une relation cordiale avec le fournisseur potentiel.

Chapitre 6 : La réponse à la demande (L’Offre)

6.1. L’envoi de documentation et tarifs courants

Rédaction de la lettre d’accompagnement de catalogues ou de tarifs. Le rôle du secrétaire est de valoriser l’envoi, d’orienter le client vers les produits phares et de proposer une assistance commerciale supplémentaire.

6.2. La rédaction de l’offre ferme et du devis

Structure de l’offre de vente : désignation précise des biens, prix unitaire, montant hors taxes, TVA (16%), montant TTC, durée de validité de l’offre. Présentation tabulaire du devis pour en faciliter la lecture et la comparaison.

6.3. Les conditions de vente et de paiement

Explication détaillée des modalités annexées à l’offre : acompte à la commande, solde à la livraison, escompte pour paiement comptant, pénalités de retard. L’élève apprend à justifier ces conditions pour rassurer le client sur le sérieux de la transaction.

6.4. L’offre spontanée et la circulaire commerciale

Rédaction de lettres de prospection non sollicitées pour présenter un nouveau produit ou service. Initiation aux techniques de vente par écrit (méthode AIDA : Attention, Intérêt, Désir, Action) pour susciter l’intérêt de nouveaux prospects.

Chapitre 7 : La commande

7.1. Le bon de commande et ses mentions obligatoires

Conception et remplissage d’un bon de commande type. Vérification des éléments cruciaux : désignation des articles, références catalogue, quantités, prix convenus, adresse de livraison et de facturation. Le caractère contractuel et irrévocable du bon de commande signé est mis en évidence.

7.2. La lettre de commande

Rédaction d’une lettre de commande remplaçant ou accompagnant le bon de commande. L’élève apprend à structurer le courrier pour confirmer les termes de l’offre reçue et lever toute ambiguïté sur les délais ou le mode de transport (aérien, routier, fluvial).

7.3. La modification et l’annulation de commande

Procédés rédactionnels pour modifier une commande en cours (ajout ou suppression d’articles) ou l’annuler avant expédition. Gestion diplomatique de l’annulation pour préserver la relation commerciale malgré le désistement.

7.4. La commande par voies électroniques

Spécificités de la commande par courriel ou via des plateformes d’e-commerce B2B. Adaptation du formalisme de la lettre traditionnelle aux contraintes de la messagerie électronique (objet explicite, brièveté du corps du message, pièces jointes en PDF).

Chapitre 8 : L’accusé de réception et le suivi

8.1. L’accusé de réception simple

Rédaction de la confirmation de réception de la commande par le fournisseur. Ce document rassure le client sur la prise en charge de sa demande et vérifie la conformité des éléments (prix, stock disponible).

8.2. L’acceptation avec réserves ou modifications

Gestion des cas où la commande ne peut être exécutée telle quelle (rupture de stock partielle, changement de tarif, délai impossible). Rédaction d’une contre-proposition suggérant des produits de substitution ou de nouveaux délais, soumise à l’accord du client.

8.3. Le refus de commande

Techniques pour décliner une commande de manière professionnelle (insolvabilité du client, zone géographique non desservie, arrêt de production). L’enjeu est de refuser la transaction sans offenser le partenaire commercial.

8.4. Le suivi d’exécution (Avis de mise en préparation)

Communication intermédiaire informant le client de l’avancement de sa commande (fabrication en cours, préparation en entrepôt). Ce type de courrier proactif renforce la confiance et la transparence dans la relation d’affaires.

PARTIE III : L’EXÉCUTION DE LA COMMANDE ET LES OPÉRATIONS CONNEXES

📦 Aperçu : Cette dernière partie traite de la matérialisation de l’échange commercial. Elle aborde les flux physiques (livraison, transport) et financiers (facturation, paiement). L’élève apprend à gérer les incidents courants (retards, erreurs) par écrit, développant des compétences de résolution de problèmes et de gestion administrative post-vente.

Chapitre 9 : La livraison et l’expédition

9.1. L’avis d’expédition

Rédaction de la lettre ou du courriel informant le client du départ des marchandises. Mention obligatoire des détails logistiques : nom du transporteur, numéro de tracking (lettre de voiture), date prévue d’arrivée, nombre de colis et poids total.

9.2. Le bon de livraison et de réception

Étude du document accompagnant la marchandise. Rôle du bon de livraison pour le contrôle quantitatif et qualitatif à l’arrivée. Distinction entre la date d’expédition et la date de réception effective, cruciale pour les délais de paiement.

9.3. Les réserves au transporteur

Procédure de rédaction des réserves sur le document de transport en cas de colis abîmés ou manquants à la réception. Importance juridique de ces écrits pour les assurances et les recours contre le transporteur.

9.4. Le retard de livraison (Avis et excuses)

Rédaction de lettres d’excuses en cas de retard de livraison dû à des impondérables (panne de véhicule, rupture de stock, problèmes douaniers). L’élève s’exerce à justifier le retard sans fausses excuses et à proposer un nouveau délai crédible.

Chapitre 10 : La facturation

10.1. Présentation de la facture simple (Doit)

Structure de la facture de « Doit » selon les normes comptables OHADA. Calculs commerciaux intégrés : remise, rabais, ristourne, net commercial, escompte, net financier, TVA, net à payer. Rédaction de la lettre d’envoi de la facture.

10.2. La facture d’avoir (Retour et régularisation)

Rédaction et présentation de la facture d’avoir suite à un retour de marchandises ou une erreur de facturation. Explication du mécanisme comptable de l’avoir (crédit accordé au client) et sa justification écrite.

10.3. Les réductions commerciales et financières

Rédaction de courriers accordant ou refusant des réductions (rabais pour défaut de qualité, remise pour quantité). Clarification des conditions d’application de l’escompte pour paiement anticipé.

10.4. La facture électronique et la dématérialisation

Initiation aux normes de la facturation électronique légale. Avantages de l’envoi numérique (PDF sécurisé) et rédaction des courriels accompagnateurs, remplaçant l’envoi postal traditionnel pour accélérer le recouvrement.

Chapitre 11 : Le règlement et les moyens de paiement

11.1. La lettre d’envoi de chèque ou de virement

Rédaction de la lettre accompagnant un règlement par chèque bancaire ou avisant d’un virement effectué. Importance de préciser les références des factures soldées pour faciliter le lettrage comptable chez le fournisseur.

11.2. Les règlements par téléphonie mobile (Mobile Money)

Adaptation de la correspondance aux réalités économiques congolaises : notification de paiements effectués via M-Pesa, Orange Money ou Airtel Money. Formalisation écrite des preuves de transaction numérique pour la comptabilité.

11.3. La demande de délai de paiement

Techniques de rédaction pour solliciter un report d’échéance en cas de difficultés de trésorerie passagères. L’élève apprend à formuler une demande honnête, proposant un nouvel échéancier précis pour maintenir la crédibilité de l’entreprise.

11.4. L’accord et le refus de délai

Rédaction de la réponse du fournisseur à une demande de délai. Acceptation conditionnelle (avec calcul d’intérêts de retard) ou refus argumenté exigeant le respect des engagements contractuels initiaux.

Chapitre 12 : La réclamation simple et le classement

12.1. La réclamation pour erreur de livraison

Rédaction de lettres signalant des non-conformités (erreur de référence, quantité manquante, produit défectueux). Ton ferme mais courtois, basé sur les faits constatés lors du déballage (référence au bon de livraison).

12.2. La réclamation pour erreur de facturation

Analyse des erreurs arithmétiques ou tarifaires sur une facture. Rédaction de la demande de rectification (établissement d’un avoir ou d’une facture rectificative) en joignant les preuves nécessaires (copie du bon de commande et de la facture erronée).

12.3. La réponse aux réclamations

Gestion de la relation client en situation de conflit. Rédaction de lettres acceptant le bien-fondé de la réclamation et proposant une réparation, ou rejetant la réclamation avec des arguments techniques ou contractuels preuves à l’appui.

12.4. Principes élémentaires de classement du courrier

Introduction aux méthodes de classement (alphabétique, chronologique, numérique, idéologique) pour organiser les dossiers « Clients » et « Fournisseurs ». Lien avec le cours d’Organisation de Bureau pour assurer la traçabilité et la conservation des écrits commerciaux produits durant l’année.

ANNEXES

A.1. Modèles de dispositions de lettres

Recueil de gabarits visuels illustrant la disposition américaine et la disposition normalisée française, avec les cotes millimétriques pour les marges et les emplacements des zones de texte.

A.2. Lexique des abréviations commerciales

Liste exhaustive des abréviations courantes utilisées dans la correspondance (Cie, Éts, SA, SARL, TVA, TTC, HT, P.J., N/Réf) et leur signification exacte.

A.3. Tableau des incoterms simplifiés

Présentation synthétique des principaux termes commerciaux internationaux pertinents pour la correspondance locale et régionale (Ex Works, FOB, CIF) afin de comprendre les transferts de responsabilités mentionnés dans les offres.

A.4. Grille d’auto-évaluation des écrits

Outil pédagogique permettant à l’élève de vérifier, avant remise de son travail, la présence des mentions obligatoires, la correction de la syntaxe, la pertinence du ton et la conformité de la présentation matérielle.