COURS DE CORRESPONDANCE COMMERCIALE ANGLAISE, 1ÈRE ANNÉE (3ÈME DES HUMANITÉS), OPTION SECRÉTARIAT-ADMINISTRATION

Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC

PRÉLIMINAIRES

0.1. Objectif Terminal d’Intégration

Ce cours vise l’acquisition des compétences linguistiques et techniques nécessaires à la rédaction de courriers commerciaux en anglais, langue des affaires internationale. L’élève apprendra à structurer, rédiger et présenter des documents professionnels conformes aux standards anglo-saxons, tout en les adaptant au contexte économique de la République Démocratique du Congo, ouvert aux échanges avec les régions anglophones d’Afrique de l’Est et d’Afrique Australe.

0.2. Profil de l’Élève en Fin de Formation

Au terme de cette première année de spécialisation, l’apprenant maîtrisera le vocabulaire commercial fondamental et les conventions épistolaires propres au monde anglophone. Il sera capable d’initier une relation commerciale, de demander des informations, de passer commande et de gérer les échanges de base avec des partenaires internationaux, utilisant une syntaxe précise et professionnelle.

0.3. Approche Pédagogique et Méthodologique

L’enseignement privilégie l’Approche Par Compétences (APC), plaçant l’élève dans des situations de communication réelles. Les exercices pratiques simulent des interactions entre des entreprises congolaises et des fournisseurs étrangers, nécessitant l’usage de l’anglais des affaires. L’accent est mis sur la différence culturelle dans la rédaction (concision, pragmatisme) par rapport au style français plus formel.

0.4. Matériel Didactique et Références

Le cours s’appuie sur des modèles de lettres authentiques, des formulaires commerciaux standardisés et des outils numériques de traitement de texte. Les références incluent les normes internationales ISO relatives à la correspondance et les lexiques commerciaux bilingues agréés par le Ministère de l’Enseignement Primaire, Secondaire et Technique.

PARTIE I : LES FONDAMENTAUX DE LA CORRESPONDANCE COMMERCIALE ANGLAISE

📘 Aperçu : Cette première partie établit les bases structurelles et linguistiques de la communication écrite en anglais. Elle distingue les normes britanniques et américaines, essentielles pour un secrétaire administratif opérant dans un contexte globalisé. L’élève acquiert ici les automatismes de mise en page et le ton spécifique du « Business English », caractérisé par sa directivité et sa courtoisie pragmatique.

Chapitre 1 : Introduction au Business English

1.1. Spécificités du style commercial anglophone

Le style commercial anglais privilégie la brièveté, la clarté et l’absence d’ambiguïté. Contrairement aux formules latines élaborées, l’anglais des affaires utilise des phrases courtes et actives. Ce module inculque la « You-attitude », une approche centrée sur le destinataire, essentielle pour établir une relation positive dès le premier contact.

1.2. Vocabulaire commercial de base

Acquisition du lexique fondamental des affaires : termes désignant les types d’entreprises (Ltd, Plc, Inc.), les rôles hiérarchiques (CEO, Manager, Secretary) et les documents de base. L’élève apprend à distinguer les faux amis et à utiliser les termes précis pour éviter toute confusion juridique dans les échanges transfrontaliers.

1.3. Grammaire appliquée à la correspondance

Révision ciblée des structures grammaticales récurrentes dans les lettres : usage des modaux pour la politesse (could, would, may), maîtrise des temps du passé et du présent perfect pour relater des faits commerciaux. L’accent est mis sur la voix passive, fréquemment utilisée pour décrire des processus ou des incidents de manière objective.

1.4. Les abréviations commerciales courantes

Étude des acronymes et abréviations universels dans le commerce international (ASAP, VAT, COD, FOB, CIF). La maîtrise de ces sigles permet une lecture rapide des documents et une rédaction fluide, alignée sur les pratiques des entreprises logistiques opérant par exemple entre Dubaï et Kinshasa.

Chapitre 2 : La présentation matérielle de la lettre

2.1. Les dispositions de la lettre (Layouts)

Analyse comparative des dispositions « Full Block Style » (alignement total à gauche), prédominant aux États-Unis, et « Indented Style » (avec retraits), plus traditionnel au Royaume-Uni. L’élève s’exerce à reproduire ces mises en page sur ordinateur, comprenant l’importance de l’espacement pour la lisibilité professionnelle.

2.2. L’en-tête et les mentions d’identification

Conception de l’en-tête (Letterhead) incluant le logo, la raison sociale et les coordonnées complètes. Adaptation des adresses au format international (numéro de rue avant le nom, code postal). Inclusion des mentions légales spécifiques aux entreprises congolaises (RCCM, Id. Nat.) traduites ou adaptées pour un interlocuteur étranger.

2.3. La date et les références

Apprentissage des formats de date critiques pour éviter les erreurs d’interprétation (Format UK : Day/Month/Year vs Format US : Month/Day/Year). Gestion des références (Our Ref, Your Ref) pour assurer la traçabilité des dossiers, notamment dans les grandes administrations ou les sociétés minières du Katanga.

2.4. L’adresse du destinataire et les mentions spéciales

Règles de rédaction de l’adresse intérieure (Inside Address) et usage des titres de civilité (Mr., Ms., Dr.). Placement des mentions d’acheminement (Registered Mail, Airmail, Confidential) et d’attention (Attention line) pour garantir que le courrier parvienne rapidement à la personne compétente au sein de l’organisation destinataire.

Chapitre 3 : La structure interne de la lettre

3.1. Les formules d’appel (Salutations)

Choix rigoureux de la salutation initiale en fonction de la connaissance du destinataire et des normes régionales (Dear Sirs, Gentlemen, Dear Mr. Smith). L’élève apprend à associer correctement la salutation à la formule de politesse finale, respectant la cohérence formelle exigée dans le protocole d’affaires.

3.2. L’objet et le paragraphe d’ouverture

Formulation de l’objet (Subject line) concis et informatif, souvent souligné ou en gras. Rédaction de la phrase d’introduction établissant le contexte : accusé de réception d’un courrier précédent ou présentation du motif de la lettre. L’objectif est de capter immédiatement l’attention du lecteur.

3.3. Le corps de la lettre et la conclusion

Organisation du message central en paragraphes thématiques. Utilisation des connecteurs logiques (Therefore, However, Furthermore) pour structurer l’argumentation. Rédaction de la phrase de conclusion (Closing sentence) exprimant l’attente d’une action ou d’une réponse, avec courtoisie et fermeté.

3.4. La formule de politesse et la signature

Sélection de la « Complimentary Close » adéquate (Yours faithfully, Yours sincerely, Sincerely yours). Règles de disposition du bloc signature : espace pour la signature manuscrite, nom dactylographié et titre de fonction. Mention des pièces jointes (Enclosures) et des copies conformes (cc), cruciales pour l’archivage administratif.

Chapitre 4 : Les correspondances brèves et électroniques

4.1. Le Mémorandum (Memo)

Rédaction de notes de service internes, format standard dans les multinationales et ONG internationales présentes en RDC. Structure spécifique du mémo (To, From, Date, Subject) et style direct, dépourvu de formules de politesse superflues, favorisant la circulation rapide de l’information au sein de l’entreprise.

4.2. L’email professionnel (Business Email)

Adaptation des règles épistolaires au courrier électronique. Gestion des champs (To, Cc, Bcc), importance d’un objet explicite et maîtrise de la « Netiquette ». L’élève apprend à rédiger des emails formels et semi-formels, distinguant ce canal de la messagerie instantanée personnelle.

4.3. Les cartes et messages courts

Rédaction de messages protocolaires brefs : cartes de félicitations, remerciements rapides, condoléances professionnelles. Ces écrits maintiennent le réseau relationnel de l’entreprise. Usage de la carte de visite (Business Card) et des mentions manuscrites conventionnelles lors d’envois de documents.

4.4. La télécopie et la messagerie instantanée d’entreprise

Bien que moins fréquent, l’usage du fax persiste dans certains secteurs juridiques ou administratifs ; l’élève apprend à remplir une page de garde (Cover Sheet). Introduction à l’usage professionnel des outils modernes (WhatsApp Business, Slack) pour des communications logistiques urgentes, par exemple entre un entrepôt à Matadi et le siège à Kinshasa.

PARTIE II : LES OPÉRATIONS COMMERCIALES D’ACHAT ET DE VENTE

🤝 Aperçu : Cette partie centrale simule le cycle commercial complet, de la recherche d’information à la conclusion du contrat. L’élève apprend à négocier, solliciter des prix et passer commande en anglais, compétences vitales pour les entreprises congolaises important des équipements ou exportant des matières premières. Les scénarios intègrent les contraintes logistiques du commerce international.

Chapitre 5 : La demande de renseignements (Enquiries)

5.1. La demande d’information générale

Rédaction de lettres sollicitant des catalogues, des listes de prix ou des détails techniques sur des produits. L’élève formule des requêtes claires auprès de fournisseurs potentiels situés par exemple en Afrique du Sud ou en Chine, précisant la nature de l’activité de son entreprise pour obtenir une réponse pertinente.

5.2. La demande d’offre spécifique

Rédaction de demandes de cotation pour des quantités précises de marchandises. Utilisation du vocabulaire spécifique pour demander des échantillons, des délais de livraison et des conditions de paiement. L’élève apprend à structurer sa demande pour obtenir une offre chiffrée comparable et exploitable.

5.3. La demande de conditions et statuts

Sollicitation d’informations sur les conditions générales de vente (Terms of Sale) et les incoterms applicables. Demande de références commerciales (Trade References) pour s’assurer de la fiabilité d’un nouveau partenaire. Ce point souligne la prudence nécessaire dans les transactions internationales.

5.4. Les réponses aux demandes de renseignements

Rédaction des réponses en tant que fournisseur : accusé de réception de la demande, envoi de la documentation requise. L’élève apprend à remercier le prospect pour son intérêt et à valoriser les produits de l’entreprise pour transformer la demande d’information en opportunité de vente.

Chapitre 6 : Les offres et cotations (Offers and Quotations)

6.1. L’offre ferme et le devis (Firm Offer)

Rédaction d’une proposition commerciale engageante. Détail des éléments constitutifs : description des biens, prix unitaire, validité de l’offre. Présentation claire des coûts additionnels (transport, assurance) pour éviter les malentendus lors de l’importation de biens via les ports de l’Afrique de l’Est.

6.2. L’offre sous réserve (Offer without Engagement)

Formulation d’offres soumises à la disponibilité des stocks ou aux fluctuations des cours mondiaux. Usage des clauses de sauvegarde (« Subject to being unsold », « Prices subject to alteration »). L’élève comprend l’importance juridique de ces nuances pour protéger l’entreprise vendeuse.

6.3. L’envoi de tarifs et modifications

Lettre d’accompagnement pour l’envoi de nouvelles listes de prix ou la notification de changements tarifaires. Explication diplomatique des hausses de prix (inflation, coût des matières premières) tout en maintenant la confiance du client.

6.4. Le suivi de l’offre (Follow-up)

Techniques de relance commerciale après l’envoi d’un devis. Rédaction de courriers s’enquérant de la décision du client, proposant des informations complémentaires ou une démonstration produit, démontrant proactivité et professionnalisme sans agressivité.

Chapitre 7 : La commande (Orders)

7.1. La lettre de commande (Covering Letter)

Rédaction du courrier accompagnant le bon de commande officiel. Confirmation des termes négociés (référence à l’offre reçue), rappel des impératifs de livraison et des instructions d’emballage spécifiques pour supporter le transport vers la RDC (climat, routes).

7.2. Le formulaire de commande (Order Form)

Analyse et remplissage d’un bon de commande en anglais. Identification précise des colonnes : Description, Quantity, Unit Price, Total Amount, SKU/Reference number. Vérification des calculs et des mentions de TVA (VAT) ou d’exonération douanière si applicable.

7.3. L’accusé de réception de commande (Acknowledgement)

Rédaction de la confirmation de commande par le fournisseur. Ce document scelle le contrat commercial. L’élève apprend à reformuler les points clés pour garantir qu’il y a accord sur la chose et le prix, et à remercier le client pour sa confiance.

7.4. Modification et annulation de commande

Gestion des imprévus : rédaction de lettres demandant l’ajout ou la suppression d’articles, ou l’annulation totale de la commande. Formulation de motifs valables et expressions de regret pour minimiser l’impact négatif sur la relation commerciale.

Chapitre 8 : L’exécution de la commande (Execution of Orders)

8.1. L’avis d’expédition (Advice of Dispatch)

Rédaction de la notification informant le client de l’envoi des marchandises. Mention détaillée des moyens de transport (Air freight, Sea freight, Road transport), du nom du transporteur et des documents joints (Packing list, Bill of Lading), essentiels pour le dédouanement à l’arrivée.

8.2. Problèmes de livraison (Delays and Refusals)

Communication proactive en cas de retard de livraison. Explication des causes (rupture de stock, grève, force majeure) et proposition de nouvelles dates. Rédaction de lettres refusant une commande pour des raisons techniques ou financières (insolvabilité du client).

8.3. La livraison partielle et le remplacement

Gestion des commandes incomplètes : proposition d’envoi partiel (Part shipment) ou de produits de substitution (Substitutes) de qualité équivalente ou supérieure. L’élève apprend à solliciter l’accord du client avant toute modification unilatérale de la marchandise promise.

8.4. Suivi logistique et réception

Correspondance liée au suivi du fret (Tracking). Lettre confirmant la bonne réception des marchandises et leur conformité avec le bon de livraison. Ce module clôture la phase physique de la transaction et prépare la phase financière.

PARTIE III : LE RÈGLEMENT, LE SAV ET L’EMPLOI

💰 Aperçu : Cette dernière partie couvre les aspects financiers et administratifs post-transaction, ainsi que l’insertion professionnelle. Elle aborde la facturation, les réclamations et les paiements internationaux, cruciaux pour la trésorerie. Enfin, elle prépare l’élève à son stage et à l’emploi par la rédaction de candidatures en anglais, un atout majeur sur le marché du travail congolais.

Chapitre 9 : La facturation et les comptes (Invoicing)

9.1. La facture commerciale et pro-forma

Distinction et rédaction de la facture définitive (Commercial Invoice) et de la facture pro-forma exigée par les banques congolaises pour l’ouverture des licences d’importation. Maîtrise du vocabulaire comptable anglais (Debit, Credit, Balance, Due date).

9.2. Les notes de débit et de crédit

Rédaction de documents rectificatifs. La note de débit (Debit Note) pour facturer un supplément (frais de port oubliés) et la note de crédit (Credit Note) pour accorder un avoir suite à un retour de marchandise. Explication claire du motif de la rectification.

9.3. Relevés de compte (Statements of Account)

Présentation et envoi de relevés périodiques récapitulant les mouvements financiers entre les deux partenaires. Lettre d’accompagnement invitant le client à vérifier la concordance des écritures comptables avant règlement.

9.4. Erreurs de facturation

Rédaction de courriers signalant des erreurs de prix, de calcul ou de remise sur une facture reçue. L’élève apprend à contester une somme de manière factuelle et polie, en joignant les preuves nécessaires (copie du bon de commande).

Chapitre 10 : Le règlement (Payment)

10.1. Modalités de paiement international

Vocabulaire des moyens de paiement : virement bancaire (Bank Transfer/SWIFT), lettre de crédit (Letter of Credit), chèque (Cheque/Check). Rédaction de la lettre accompagnant un paiement ou notifiant l’exécution d’un virement international.

10.2. Demande de délai de paiement

Rédaction de lettres sollicitant une extension d’échéance (Extension of credit) en cas de difficultés de trésorerie. L’élève apprend à justifier la demande et à proposer un plan de remboursement crédible pour préserver la réputation de solvabilité de l’entreprise.

10.3. Rappels et recouvrement (Collection Letters)

Rédaction progressive de lettres de relance pour factures impayées : du simple rappel courtois (First reminder) à la mise en demeure ferme (Final demand) menaçant de poursuites judiciaires. Gradation du ton tout en restant professionnel.

10.4. Accusé de réception de paiement

Lettre confirmant l’encaissement des fonds et remerciant le client pour la régularisation. Mise à jour du solde du compte client. Ce courrier renforce la relation de confiance et clôture administrativement la transaction de vente.

Chapitre 11 : Les réclamations et ajustements (Complaints)

11.1. Réclamations pour avarie ou manquant

Rédaction de plaintes concernant l’état des marchandises à l’arrivée (damaged goods) ou les quantités manquantes (short delivery). Description précise des dégâts et référence aux réserves émises sur le document de transport.

11.2. Réclamations pour non-conformité

Lettres signalant que les produits reçus ne correspondent pas à la commande (mauvaise couleur, qualité inférieure, référence erronée). Demande de remplacement ou de reprise des marchandises aux frais du fournisseur.

11.3. Réponses aux réclamations (Adjustments)

Gestion des plaintes clients. Rédaction de lettres acceptant la réclamation avec excuses (Apology) et proposition de dédommagement, ou rejetant la réclamation (Refusal) en démontrant la responsabilité du transporteur ou du client, preuves à l’appui.

11.4. Retards de livraison et service après-vente

Plaintes concernant le non-respect des délais de livraison convenus. Demande d’annulation ou de pénalités de retard. Gestion des problèmes techniques nécessitant l’intervention du service après-vente (After-Sales Service) ou l’application de la garantie.

Chapitre 12 : La correspondance d’emploi (Job Application)

12.1. Analyse de l’offre d’emploi

Lecture et décryptage d’annonces de recrutement en anglais (Job advertisements). Identification des compétences clés requises (Skills), des qualifications (Qualifications) et de l’expérience (Experience) pour adapter sa candidature.

12.2. Le Curriculum Vitae (CV / Resume)

Rédaction d’un CV aux normes anglophones. Distinction entre le format chronologique et fonctionnel. Mise en valeur des compétences techniques (Secretarial skills) et linguistiques. Adaptation des rubriques « Education » et « Work Experience » au système éducatif congolais.

12.3. La lettre de motivation (Cover Letter)

Structure de la lettre d’accompagnement : paragraphe d’accroche, démonstration de l’adéquation profil-poste, et appel à l’entretien. Usage des formules standard pour exprimer sa motivation et son enthousiasme à rejoindre une organisation internationale ou une entreprise locale.

12.4. L’entretien et le suivi

Préparation des correspondances post-candidature : email de confirmation de rendez-vous pour un entretien, lettre de remerciement après l’entrevue (Thank-you note), et réponse à une offre d’embauche ou acceptation de poste.

ANNEXES

A.1. Modèles de présentation (Layout Templates)

Schémas visuels illustrant les marges, espacements et positionnements des éléments pour les styles « Full Block » et « Semi-Block », servant de guide de référence rapide pour l’élève lors de la saisie informatique.

A.2. Glossaire commercial Français-Anglais

Lexique thématique regroupant le vocabulaire essentiel vu dans les chapitres (banque, transport, commande), incluant les faux-amis courants à éviter (ex: « delay » vs « deadline », « society » vs « company »).

A.3. Liste des verbes irréguliers commerciaux

Tableau des verbes irréguliers fréquemment utilisés dans le contexte d’affaires (buy/bought, sell/sold, pay/paid, write/wrote), indispensable pour la correction grammaticale des courriers.

A.4. Formulaires commerciaux types

Exemples vierges de documents standardisés (Purchase Order, Invoice, Delivery Note) permettant à l’élève de s’exercer au remplissage correct des champs en anglais lors des travaux pratiques.