MANUEL DE STÉNOGRAPHIE, 4 EME ANNEE OPTION SECRETARIAT ET ADMINISTRATION (ANCIENNEMENT 6 EME ANNEE)
Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC
PRÉLIMINAIRES
0.1. Identité et Vision du Cours
Le cours de sténographie pour la classe terminale des humanités techniques commerciales, option Secrétariat-Administration, constitue l’aboutissement de la formation en écriture rapide. Il transcende la simple mémorisation de signes pour devenir un outil de gestion administrative performant. Dans un environnement professionnel congolais où l’oralité occupe une place prépondérante lors des conseils des ministres, des réunions d’entreprises publiques ou des assemblées générales, la capacité de capturer intégralement le discours reste une compétence d’élite. Ce module vise la maîtrise totale du système sténographique (généralement Prévost-Delaunay ou Duployé adapté), permettant une prise de notes à la vitesse de la parole et une transcription fidèle, base incontournable de la rédaction administrative.
0.2. Prérequis Pédagogiques
L’accès à ce niveau suppose une assimilation complète des signes alphabétiques de base, des voyelles, des consonnes et des règles d’union élémentaires acquises dans les classes inférieures. L’apprenant doit posséder une maîtrise irréprochable de l’orthographe et de la grammaire française, condition sine qua non pour une traduction correcte des sténogrammes en langage clair. Une dextérité manuelle, développée par les exercices des années précédentes, ainsi qu’une capacité de concentration auditive soutenue, sont indispensables pour suivre la cadence progressive des dictées.
0.3. Objectifs Terminaux d’Intégration
Au terme de cette année de formation, l’élève sera capable de sténographier un texte administratif, commercial ou juridique lu à une vitesse variant de 80 à 100 mots par minute, et de le restituer en langage clair à l’aide de l’outil informatique. Il devra produire des comptes-rendus analytiques et intégraux fidèles à l’esprit et à la lettre des débats. Il développera des abréviations personnelles et professionnelles adaptées au lexique spécifique de l’administration publique congolaise (sigles, terminologie juridique OHADA).
0.4. Méthodologie et Approche par Compétences
L’enseignement privilégie l’approche active et la mise en situation professionnelle. Les séances alternent entre la théorie des règles abréviatives complexes et la pratique intensive de la dictée graduée. Les textes supports proviennent de l’actualité socio-économique de la RDC (discours officiels, rapports de la FEC, correspondances de la SNEL ou de la REGIDESO). La lecture et la relecture des sténogrammes occupent une place centrale pour garantir la fluidité du déchiffrement. L’évaluation porte autant sur la vitesse de prise que sur la qualité et l’exactitude de la transcription finale.
PREMIÈRE PARTIE : CONSOLIDATION DES PRINCIPES ET RÈGLES D’ABRÉVIATION COMPLEXE 📝
Cette première section assure le verrouillage des acquis fondamentaux tout en introduisant les mécanismes sophistiqués de contraction graphique. Elle vise à transformer l’écriture phonétique de base en un système d’écriture rapide optimisé. L’objectif est de réduire l’effort manuel tout en augmentant la densité d’information par tracé. L’apprenant revisite la géométrie des signes pour en affiner la précision, condition essentielle de la lisibilité à grande vitesse, et intègre les règles de suppression qui allègent le sténogramme sans en altérer le sens.
Chapitre 1 : Révision et Perfectionnement des Signes Élémentaires
Ce chapitre initial remet à niveau la calligraphie sténographique, corrigeant les déformations graphiques accumulées. La précision du tracé garantit la sécurité de la lecture.
1.1. Morphologie des consonnes droites et courbes
Le tracé des consonnes constitue l’ossature du sténogramme. Cette section analyse la rigueur géométrique requise pour distinguer les consonnes droites (t, d, p, b) des courbes (f, v, m, n). L’enseignant insiste sur la proportionnalité stricte des tailles (signes simples, renforcés, demis) pour éviter les confusions sémantiques. Des exercices de calligraphie sur papier ligné spécial renforcent la mémoire kinesthésique.
1.2. Vocalisation fine et placement des signes
La représentation des voyelles, souvent omise en vitesse pure, reste cruciale pour les noms propres et les termes techniques. L’étude porte sur la finesse des traits vocaliques et leur positionnement (intérieur ou extérieur des angles) qui modifie la lecture. La distinction entre les sons ouverts et fermés (é/è, o/ô) par la nuance du trait fait l’objet d’exercices spécifiques pour garantir l’exactitude phonétique.
1.3. Les diphtongues et les sons nasaux complexes
Les sons composés (ien, ion, oin, ui) nécessitent des ligatures particulières. Cette sous-section détaille les tracés fusionnés qui permettent d’écrire ces sons en un seul mouvement fluide. L’accent est mis sur la fluidité des raccordements pour maintenir la vitesse, en utilisant des exemples tirés du vocabulaire courant (réunion, situation, point).
1.4. Règles d’union et de liaison fluide
L’efficacité sténographique repose sur la capacité à lier les signes sans lever le stylo. On analyse ici les mécanismes d’enchaînement logique entre consonnes et voyelles, en traitant les cas d’angles aigus, obtus et les liaisons tangentielles. La maîtrise de ces « soudures » graphiques élimine les arrêts parasites et fluidifie le geste d’écriture.
Chapitre 2 : Les Procédés de Renforcement et de Modification
Pour gagner en vitesse, le système sténographique modifie l’aspect du signe pour ajouter une valeur phonétique ou grammaticale.
2.1. Le renforcement pour l’ajout du son « R »
Le principe du renforcement (épaississement ou allongement du trait selon le système) permet d’intégrer la liquide « R » sans tracé supplémentaire. Cette technique fondamentale pour la langue française est appliquée systématiquement aux radicaux verbaux (partir, courir, voir). L’élève s’exerce à différencier visuellement le trait fin du trait fort dans des dictées rapides.
2.2. L’allongement pour les sons nasaux
L’allongement de certains signes courbes ou boucles sert à noter les nasalisations (an, on, in, un). Cette règle permet de contracter des syllabes entières. L’étude se focalise sur la proportionnalité : un signe allongé doit être clairement identifiable par rapport au signe standard pour éviter de lire « son » au lieu de « sa ».
2.3. La réduction ou demi-dimension
La réduction de la taille du signe par deux indique souvent l’ajout des sons « T » ou « D ». Cette technique de haute fréquence est essentielle pour les participes passés et de nombreux substantifs. L’élève apprend à miniaturiser ses tracés avec précision, une compétence qui exige une grande discipline motrice et un matériel d’écriture adapté (crayon sténographique ou stylo à bille fine).
2.4. Les signes superposés et juxtaposés
Certains mots composés ou locutions fréquentes s’écrivent en plaçant les signes les uns sur les autres ou très proches. Cette section explore la syntaxe spatiale du sténogramme, permettant de noter des concepts comme « sur le », « sous la », « dans le » par simple positionnement relatif, économisant ainsi de précieux traits de liaison.
Chapitre 3 : Les Boucles et les Crochets Initiaux
Les annexes initiales permettent de noter les débuts de mots fréquents avec une économie de mouvement maximale.
3.1. La petite boucle initiale (S, Z, C doux)
La boucle initiale est l’un des outils les plus puissants pour noter les sibilantes en début de mot. On étudie son sens de rotation (dextrogyre ou lévogyre) selon la consonne qui suit, afin de faciliter le tracé. L’application couvre un vaste vocabulaire administratif (service, société, secrétaire) indispensable au contexte professionnel.
3.2. La grande boucle initiale (ST, SP, SC)
L’élargissement de la boucle initiale capture les groupes consonantiques complexes (stabilité, spécial, scandale). L’élève apprend à calibrer la taille de la boucle pour qu’elle soit sans équivoque, distinguant immédiatement « sale » de « stalle ». Des exercices intensifs sur le vocabulaire technique renforcent cette acquisition.
3.3. Les crochets initiaux pour « R » et « L »
L’utilisation de petits crochets au début des traits droits permet d’intégrer les liquides « R » et « L » (tra, cra, pla, bla). Cette méthode remplace avantageusement l’écriture complète des consonnes. L’analyse porte sur l’orientation du crochet (gauche ou droite) pour différencier le « R » du « L », une règle rigoureuse qui ne souffre aucune approximation.
3.4. Combinaisons complexes de boucles et crochets
Les mots commençant par des sons multiples (str, spl, spr) demandent de combiner boucles et crochets. Cette section aborde la gymnastique graphique nécessaire pour former ces attaques complexes (stratégie, splendeur) en un seul jet, préparant l’élève à la prise de termes techniques sophistiqués.
Chapitre 4 : Les Terminaisons et Finales Conventionnelles
La fin des mots français présente souvent des redondances phonétiques que la sténographie standardise pour accélérer l’écriture.
4.1. Les finales en « tion », « sion », « xion »
Ces suffixes omniprésents dans la langue administrative (administration, commission, connexion) sont représentés par un crochet ou une petite boucle finale spécifique. L’automatisation de ce geste est une priorité, car ces terminaisons représentent un pourcentage élevé des mots dans les textes officiels congolais.
4.2. Les finales en « ment » et « ement »
Le suffixe adverbial « ment » se traduit par un signe distinctif (souvent un point ou un trait détaché). Cette abréviation permet de traiter rapidement les adverbes de manière (rapidement, cordialement, officiellement), fréquents dans la correspondance commerciale. L’élève apprend à placer ce signe détaché avec précision pour ne pas rompre le rythme de la dictée.
4.3. Les finales verbales et participes
La conjugaison génère des terminaisons répétitives (er, é, ez, ait, aient). Ce point traite de la simplification de ces finales, souvent réduites à une simple vocalisation ou omises par règle de compatibilité grammaticale. L’objectif est de noter le temps et le mode verbal avec un minimum de signes, la restitution se faisant par l’analyse syntaxique lors de la transcription.
4.4. Autres terminaisons complexes (ure, ière, oire)
Des terminaisons comme « ure » (préfecture), « ière » (lumière), « oire » (territoire) bénéficient de signes conventionnels. L’apprentissage de ces finales conventionnelles enrichit le vocabulaire graphique de l’élève, lui permettant de traiter aisément les dénominations géographiques et administratives des entités territoriales décentralisées (ETD).
DEUXIÈME PARTIE : VITESSE, ABRÉVIATIONS ET SPÉCIALISATION LEXICALE 🚀
Cette partie marque le passage de l’apprentissage théorique à la performance opérationnelle. Elle se concentre sur l’acquisition de la vitesse, qui distingue le sténographe amateur du professionnel. L’accent est mis sur les mécanismes intellectuels de contraction : savoir quoi supprimer sans perdre le sens. L’élève constitue son propre dictionnaire mental d’abréviations et s’immerge dans le vocabulaire spécialisé des affaires et de l’administration publique de la RDC, intégrant les sigles et acronymes locaux.
Chapitre 5 : Règles d’Incompatibilité et de Suppression
La vitesse s’acquiert non pas en écrivant plus vite, mais en écrivant moins. Ce chapitre enseigne l’art de l’ellipse intelligente.
5.1. Suppression des voyelles et consonnes muettes
L’élimination systématique des voyelles intérieures et des consonnes muettes (h, e caduc) constitue le premier niveau de contraction. L’élève apprend à ne noter que le « squelette » consonantique du mot, suffisant pour sa reconnaissance contextuelle. Cette pratique exige une excellente connaissance de la structure des mots français.
5.2. Incompatibilités graphiques (Règle du sens contraire)
Certains signes ne peuvent s’enchaîner fluidement pour des raisons géométriques. On étudie ici les règles de rupture ou de juxtaposition qui s’appliquent lorsque deux tracés sont incompatibles. Cette technique permet de maintenir la vitesse en évitant les arrêts brusques ou les tracés malaisés qui fatiguent la main.
5.3. L’ellipse grammaticale et syntaxique
Dans le flux de la parole rapide, certains articles, prépositions ou auxiliaires peuvent être omis sans nuire à la compréhension (ex: « Conseil Ministres » pour « Conseil des Ministres »). L’élève s’exerce à cette écriture télégraphique tout en gardant à l’esprit l’obligation de restituer les mots manquants lors de la transcription finale.
5.4. Utilisation de la ligne d’écriture comme repère
La position du mot par rapport à la ligne d’écriture (au-dessus, sur, ou coupant la ligne) peut indiquer la voyelle principale ou une nuance grammaticale. Cette dimension verticale de la sténographie ajoute une couche d’information sans aucun trait supplémentaire, optimisant l’espace et le temps.
Chapitre 6 : Les Abréviations Générales et Sigles Usuels
Ce chapitre standardise les raccourcis pour les mots les plus fréquents de la langue française et du contexte congolais.
6.1. Les mots-signes et grammalogues
Les mots-outils (être, avoir, faire, pour, par, avec, etc.) sont représentés par des signes uniques et invariables appelés grammalogues. La mémorisation par cœur de cette liste est impérative, car ces mots constituent jusqu’à 50% de tout discours. Des tests de réflexe instantané valident cette acquisition.
6.2. Abréviation par initiale ou suspension
La technique d’écrire seulement la première lettre ou syllabe d’un mot (Monsieur = M, République = R) est codifiée. On apprend à appliquer ce principe aux termes récurrents d’un texte spécifique (ex: écrire « Ent » pour « Entreprise » dans un rapport commercial). L’élève développe la flexibilité de créer des abréviations de circonstance.
6.3. Les sigles et acronymes institutionnels RDC
Le paysage administratif congolais regorge de sigles (RDC, ANR, DGI, DGDA, SONAS, INPP). Ce module enseigne la manière optimale de sténographier ces acronymes : soit par l’alphabet sténographique, soit par des symboles conventionnels reconnus. L’enseignant met à jour la liste des sigles selon l’actualité politique et économique.
6.4. Création d’un lexique personnel d’abréviations
Chaque sténographe développe, avec l’expérience, ses propres raccourcis. L’élève est guidé dans la création d’un répertoire personnel, organisé alphabétiquement, où il note ses propres conventions pour les termes qu’il rencontre fréquemment. C’est le début de l’autonomie professionnelle.
Chapitre 7 : Terminologie Administrative et Juridique
La compétence lexicale est indissociable de la compétence sténographique. On ne peut sténographier vite que ce que l’on comprend instantanément.
7.1. Vocabulaire de l’Administration Publique
Étude et sténographie des termes liés à la fonction publique : décret, ordonnance, arrêté ministériel, notification, affectation, recensement, grade, échelon. Les exercices se basent sur des extraits du Journal Officiel de la RDC pour familiariser l’élève avec la phraséologie d’État.
7.2. Vocabulaire Commercial et Bancaire
Maîtrise des termes du monde des affaires : facture, bordereau, virement, agios, crédit documentaire, bilan, créance, débit. L’application se fait sur des situations simulées de réunions bancaires ou de négociations commerciales à Kinshasa ou Matadi.
7.3. Vocabulaire Juridique et Judiciaire
Introduction aux termes des cours et tribunaux : assignation, jugement, réquisitoire, greffier, partie civile, contentieux. Ce vocabulaire est crucial pour les secrétaires visant des postes dans des cabinets d’avocats ou au Ministère de la Justice.
7.4. Terminologie des Organisations Internationales (ONU, UA)
Compte tenu de la présence forte des organismes internationaux en RDC (MONUSCO, PNUD, UNICEF), l’élève apprend les termes spécifiques à la diplomatie et au développement : mandat, résolution, bailleur de fonds, aide humanitaire, logistique. Cela élargit les perspectives d’emploi vers les ONG.
TROISIÈME PARTIE : PRATIQUE PROFESSIONNELLE ET TRANSCRIPTION INTÉGRALE 💻
La finalité du cours n’est pas le carnet de sténo, mais le document dactylographié final. Cette dernière partie simule les conditions réelles du bureau. Elle entraîne l’élève à la résistance physique et mentale nécessaire pour des prises de notes longues et à la rigueur absolue de la transcription. L’intégration de l’outil informatique est ici totale, le sténogramme devenant la source de la saisie au clavier. L’éthique du secrétaire, garant de la confidentialité et de la fidélité des propos, est transversale à ces chapitres.
Chapitre 8 : Techniques de Prise de Dictée
La prise de note est un acte physique et ergonomique. Ce chapitre optimise la posture et la gestion matérielle pour l’endurance.
8.1. Ergonomie et gestion du matériel
Analyse de la tenue du corps, de la position du bras et de la gestion du carnet sténographique (tourne des pages rapide). L’élève apprend à organiser son poste de travail pour passer instantanément de l’écoute à l’écriture, minimisant la fatigue musculaire lors de séances prolongées.
8.2. Gestion du décalage (Mémoire immédiate)
Le sténographe écrit toujours avec un retard de quelques secondes sur l’orateur. Ce « décalage » permet de comprendre le sens de la phrase avant de la noter. Des exercices cognitifs spécifiques entraînent la mémoire tampon de l’élève, lui permettant de retenir une fin de phrase tout en écrivant le début, sans panique.
8.3. Gestion des interruptions et des corrections
Comment réagir si l’orateur se reprend, bafouille ou demande de biffer une phrase ? L’élève apprend les codes pour marquer les ratures, les insertions ou les doutes en marge du carnet, afin de ne pas bloquer la transcription ultérieure. On simule des dictées « vivantes » avec hésitations et corrections.
8.4. Prise de notes en réunion multi-locuteurs
Sténographier un débat implique d’identifier qui parle. L’élève acquiert des techniques pour noter rapidement les noms des intervenants en marge (Président, M. X, Mme Y) et structurer visuellement le dialogue dans le carnet. C’est la préparation directe au procès-verbal de réunion.
Chapitre 9 : L’Art de la Transcription
Le déchiffrement est l’étape de vérité. Un bon sténogramme illisible est inutile. Ce chapitre systematise le passage du signe au texte.
9.1. La relecture immédiate et différée
L’importance de relire ses notes « à chaud » pour compléter les vocalisations manquantes ou clarifier un tracé ambigu. L’élève pratique la relecture systématique avant toute saisie, apprenant à « vocaliser mentalement » ses signes pour retrouver le sens exact du discours.
9.2. Restitution du sens et correction syntaxique
La transcription n’est pas du mot à mot robotique. Le secrétaire doit rétablir la syntaxe correcte si l’orateur a fait une faute orale, tout en respectant scrupuleusement le sens. On travaille la concordance des temps et l’élégance du style écrit français à partir de notes sténographiques brutes.
9.3. Saisie informatique et mise en forme
Le produit final est un document Word. L’élève s’exerce à saisir directement son texte en lisant son carnet, sans passer par un brouillon manuscrit. La vitesse de frappe (dactylographie) doit s’aligner sur la fluidité de la lecture sténographique.
9.4. Vérification et auto-correction
Développement de réflexes de relecture critique du document final. L’élève apprend à comparer son texte dactylographié avec ses souvenirs et la logique interne du discours, chassant les contresens ou les omissions qui pourraient avoir des conséquences graves dans un document officiel.
Chapitre 10 : Applications Intégratives et Archivage
Ce chapitre final clôture le cycle par des travaux complets et la gestion des archives sténographiques.
10.1. Rédaction de Procès-Verbaux de séances
Exercice de synthèse complet : prise de note d’une réunion simulée (ex: Conseil d’Administration de la Gécamines), sténographie intégrale, puis rédaction du PV selon les normes administratives en vigueur. L’évaluation porte sur la fidélité et la présentation.
10.2. Rédaction du Compte-rendu analytique
Contrairement au PV intégral, le compte-rendu analytique résume les débats par thèmes. L’élève utilise ses notes sténographiques pour extraire l’essentiel et reformuler les idées forces, démontrant sa capacité d’analyse et de synthèse à partir de sa propre écriture rapide.
10.3. La correspondance dictée à la volée
Simulation du travail de secrétaire de direction : le patron dicte le courrier en marchant ou au téléphone. L’élève doit capturer les instructions, les adresses et le corps de la lettre, puis présenter le courrier prêt à signer. C’est l’épreuve de réactivité par excellence.
10.4. Classement et conservation des notes
Les carnets de sténo sont des documents juridiques en cas de contestation. L’élève apprend les normes d’archivage : datation des carnets, indexation des séances, conservation sécurisée des notes originales parallèlement aux fichiers numériques transcrits.
ANNEXES
A.1. Tableau Synoptique des Signes et Règles
Cette annexe constitue le référentiel visuel permanent de l’élève. Elle regroupe, sur des planches claires, l’alphabet complet, les signes composés, les règles de renforcement et les principales terminaisons. C’est l’outil de révision rapide avant chaque épreuve ou prestation professionnelle.
A.2. Lexique des Abréviations Administratives RDC
Un glossaire alphabétique recensant les abréviations conventionnelles et les sigles spécifiques à l’administration congolaise (ex: VPM pour Vice-Premier Ministre, FPI pour Fonds de Promotion de l’Industrie). Ce document évolutif aide l’élève à naviguer dans la « soupe à l’alphabet » institutionnelle.
A.3. Grilles d’Évaluation de la Vitesse et de la Précision
Des modèles de grilles utilisées pour corriger les dictées. Elles détaillent le barème de pénalité pour les fautes de sens, les omissions, les fautes d’orthographe lors de la transcription et le non-respect des règles graphiques. Ces grilles permettent à l’élève de s’auto-évaluer et de comprendre les critères de performance exigés à l’examen d’État.
A.4. Recueil de Textes Progressifs pour Entraînement
Une sélection de textes calibrés (comptés de 10 en 10 mots) traitant de sujets variés : économie, droit, politique sociale, technologie. Ces textes, de difficulté croissante, servent de support pour les entraînements de vitesse hors classe, permettant à l’élève de mesurer sa progression hebdomadaire en mots/minute.