MANUEL DE DÉONTOLOGIE DU SECRÉTAIRE, 4 EME ANNEE OPTION SECRETARIAT ET ADMINISTRATION

Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC

PRÉLIMINAIRES

0.1. Identité et Vision du Cours

Le cours de Déontologie du Secrétaire pour la classe terminale des Humanités Techniques Commerciales (4ème année) transcende la simple acquisition de savoirs techniques pour se focaliser sur le « savoir-être ». Il définit l’éthique professionnelle, l’ensemble des devoirs et la conduite morale irréprochable exigés par l’exercice du métier de secrétaire administratif. Dans le contexte de la République Démocratique du Congo, où la confidentialité et l’image de marque des institutions publiques et privées sont cruciales, ce module vise à forger une conscience professionnelle inébranlable, capable de résister aux pressions et de valoriser l’image de l’entreprise.

0.2. Prérequis Pédagogiques

L’élève abordant ce cours doit avoir assimilé les notions de base de l’organisation des entreprises et de l’éducation à la citoyenneté acquises dans les classes inférieures. Il doit posséder une maîtrise correcte de la langue française pour comprendre les nuances de la communication diplomatique. Une connaissance élémentaire des structures hiérarchiques administratives et des règlements d’ordre intérieur est indispensable pour situer les enjeux de l’obéissance hiérarchique et du respect des procédures.

0.3. Objectifs Terminaux d’Intégration

Au terme de ce programme, l’apprenant incarnera le profil du technicien A2 en Secrétariat-Administration décrit dans le référentiel de métier. Il sera capable d’appliquer les règles d’hygiène corporelle, vestimentaire et collective. Il démontrera une aptitude à accueillir, orienter et renseigner les visiteurs avec courtoisie et efficacité. Il garantira la sécurité et la confidentialité des informations traitées. Enfin, il adoptera un comportement professionnel exemplaire, caractérisé par la discrétion, la ponctualité et la loyauté envers l’employeur.

0.4. Méthodologie et Approche par Compétences

L’enseignement de la déontologie repose sur l’analyse de cas pratiques et de situations-problèmes tirées de la réalité professionnelle congolaise (ex : gestion d’un visiteur agressif, tentation de violation du secret professionnel). Le cours privilégie les jeux de rôle pour simuler l’accueil et la gestion des conflits. L’enseignant veille à lier chaque principe moral à une compétence technique spécifique du référentiel, comme la sécurisation du matériel bureautique ou la gestion du temps du chef, démontrant que la compétence technique est indissociable de la rectitude morale.

PREMIÈRE PARTIE : LE PROFIL MORAL ET PHYSIQUE DU SECRÉTAIRE 👔

Cette première partie établit les fondations de l’identité professionnelle. Elle définit ce qui constitue l’essence du métier au-delà des compétences techniques : l’intégrité morale et la présentation physique. Le secrétaire est la première image de l’entreprise ; sa tenue et son comportement reflètent les valeurs de l’organisation. Cette section analyse les vertus cardinales du métier, telles que la discrétion et l’honnêteté, et détaille les exigences strictes en matière d’hygiène et de présentation, conformément aux compétences de gestion de l’environnement de travail définies par le programme national.

Chapitre 1 : La Personnalité et les Qualités Morales

Ce chapitre dresse le portrait psychologique et moral idéal du secrétaire administratif, pilier de confiance de la hiérarchie.

1.1. La conscience professionnelle et la loyauté

La conscience professionnelle est le moteur de l’efficacité. Cette section définit l’engagement personnel du secrétaire à accomplir ses tâches avec zèle et intégrité, même sans supervision directe. La loyauté envers l’institution et le chef hiérarchique est analysée comme une obligation contractuelle et morale, illustrée par des exemples de gestion de dossiers sensibles dans un ministère à Kinshasa.

1.2. La discrétion et le secret professionnel

Le silence est l’or du métier. Nous distinguons la discrétion (attitude réservée) du secret professionnel (obligation légale de ne pas divulguer d’informations). L’élève apprend à identifier les informations confidentielles et à résister aux indiscrétions, que ce soit dans le milieu familial ou professionnel, protégeant ainsi les intérêts stratégiques de l’employeur.

1.3. L’honnêteté, la probité et l’intégrité

La gestion des biens et des fonds exige une éthique sans faille. Ce point aborde l’honnêteté matérielle (gestion de la petite caisse, des fournitures) et intellectuelle (reconnaissance de ses erreurs, refus du mensonge). L’accent est mis sur le refus de la corruption et des pratiques illicites courantes, renforçant la posture éthique du futur gestionnaire.

1.4. La ponctualité et l’assiduité

Le temps est une ressource gérée par le secrétaire. La ponctualité est présentée comme la première marque de respect envers l’employeur et les visiteurs. Nous analysons l’impact des retards et de l’absentéisme sur le fonctionnement du service, et les stratégies d’organisation personnelle pour garantir une présence exemplaire au poste de travail.

Chapitre 2 : La Présentation Physique et l’Hygiène

L’apparence communique avant les mots. Ce chapitre normalise les standards de présentation visuelle du secrétaire.

2.1. L’hygiène corporelle et la santé

La proximité physique dans les bureaux impose une hygiène irréprochable. Cette section traite de la propreté corporelle, de l’hygiène buccale et de la santé générale comme prérequis à l’emploi. L’élève comprend que prendre soin de soi est un devoir professionnel pour maintenir des relations de travail agréables et saines au sein de l’équipe.

2.2. La tenue vestimentaire et l’élégance

L’habit fait le moine dans le monde des affaires. Nous détaillons les codes vestimentaires adaptés au milieu administratif congolais (tenue de ville, sobriété, décence). L’élève apprend à distinguer la tenue de travail des tenues de loisirs, et à adapter son style à la culture de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une banque à Lubumbashi ou d’une ONG à Goma.

2.3. Le maintien, la posture et la gestuelle

Le langage non-verbal influence la perception de la compétence. Ce point analyse la posture assise et debout, la démarche et la maîtrise des gestes parasites. L’élève s’exerce à adopter une attitude dynamique et ouverte, évitant la nonchalance ou l’agressivité dans sa posture corporelle au bureau.

2.4. L’esthétique et la mesure (Maquillage, parure)

La sobriété est le maître-mot. Cette section aborde l’usage modéré du maquillage, des bijoux et des parfums. L’objectif est de mettre en valeur la personnalité sans tomber dans la provocation ou l’excentricité, garantissant une image professionnelle crédible face aux interlocuteurs internes et externes.

Chapitre 3 : L’Organisation Personnelle et la Méthode

La déontologie inclut la rigueur dans le travail. Ce chapitre lie les qualités morales à l’efficacité opérationnelle.

3.1. L’ordre et le soin dans le travail

« Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Nous appliquons ce principe à la gestion du bureau et des dossiers. L’élève apprend que le désordre est une faute professionnelle qui compromet la sécurité des informations et l’efficacité du service.

3.2. La gestion du stress et la maîtrise de soi

Le secrétaire est souvent le paratonnerre du chef. Ce point développe les techniques de contrôle émotionnel face à la pression, aux urgences et à l’agressivité éventuelle. La capacité à rester calme et courtois en toutes circonstances est présentée comme une marque de supériorité professionnelle.

3.3. L’esprit d’initiative et l’anticipation

Servir, c’est prévoir. L’élève apprend à dépasser la simple exécution pour anticiper les besoins du service (préparation de réunions, renouvellement de stocks). L’initiative mesurée, prise dans le respect des limites hiérarchiques, est valorisée comme un atout majeur de carrière.

3.4. La curiosité intellectuelle et la culture générale

Le secrétaire est un généraliste. Cette section encourage la mise à jour constante des connaissances, la lecture de la presse et l’intérêt pour l’actualité économique et politique de la RDC. Une bonne culture générale permet de comprendre les enjeux des dossiers traités et d’interagir intelligemment avec des visiteurs de haut rang.

DEUXIÈME PARTIE : LES RELATIONS PROFESSIONNELLES ET L’ACCUEIL 🤝

Le secrétaire est la plaque tournante de l’information et des relations humaines. Cette partie traite de l’éthique de la communication et des interactions sociales au sein et en dehors de l’entreprise. Elle codifie les rapports avec la hiérarchie, les collègues et le public, en insistant sur les règles de politesse, de protocole et de savoir-vivre. La maîtrise de l’accueil, qu’il soit physique ou téléphonique, est une compétence critique soulignée par le référentiel de compétences, déterminant la réputation de l’organisation.

Chapitre 4 : Les Relations avec la Hiérarchie et les Collègues

L’harmonie au bureau dépend du respect des rôles. Ce chapitre définit le savoir-vivre interne.

4.1. L’obéissance hiérarchique et le devoir de conseil

La relation chef-secrétaire est centrale. Nous analysons l’équilibre entre l’exécution rapide des ordres et le devoir d’alerter le chef sur d’éventuelles erreurs. L’élève apprend les formules de respect et la distance professionnelle nécessaire pour maintenir une collaboration saine et efficace.

4.2. L’esprit d’équipe et la collaboration

Le secrétaire ne travaille pas seul. Ce point traite de la solidarité, de l’entraide et du refus des commérages ou de la médisance entre collègues. L’élève intègre les principes de la communication non-violente pour prévenir et résoudre les conflits interpersonnels mineurs au sein du service.

4.3. La gestion des erreurs et des critiques

Savoir accepter la critique est une preuve de maturité. Cette section enseigne comment recevoir une réprimande hiérarchique avec humilité et constructivité, et comment reconnaître ses propres erreurs sans se justifier excessivement. L’objectif est l’amélioration continue de la performance.

4.4. La vie privée et la vie professionnelle

La frontière doit être étanche. Nous abordons la gestion des appels personnels, des visites familiales au bureau et de l’utilisation des outils de l’entreprise à des fins privées. L’élève apprend à compartimenter ses sphères de vie pour ne pas parasiter son temps de travail rémunéré.

Chapitre 5 : L’Accueil et la Relation avec les Visiteurs

Le secrétaire est le visage de l’entreprise. Ce chapitre structure la compétence d’accueil définie dans le programme.

5.1. Les techniques d’accueil physique

Le premier contact est déterminant. L’élève apprend les règles de l’accueil : se lever, sourire, saluer, identifier le visiteur. Nous détaillons la procédure de réception des cartes de visite et la gestion de l’attente dans le salon d’honneur, en veillant au confort du visiteur.

5.2. L’orientation et le filtrage des visiteurs

Tout le monde ne peut pas voir le chef. Ce point crucial enseigne l’art de filtrer avec diplomatie, de refuser l’accès sans vexer et d’orienter le visiteur vers le service compétent. L’élève s’exerce à des scénarios de filtrage ferme mais courtois face à des solliciteurs insistants.

5.3. La gestion des visiteurs difficiles

L’agressivité exige du sang-froid. Cette section fournit des outils pour désamorcer les conflits avec des visiteurs mécontents, impatients ou impolis. L’élève apprend à écouter, à reformuler et à proposer des solutions sans perdre son calme ni compromettre la sécurité du bureau.

5.4. L’image de marque et l’environnement d’accueil

Le cadre participe à l’accueil. Nous abordons la tenue du poste de réception : ordre, propreté, absence d’objets personnels encombrants. L’élève comprend que l’état de son bureau envoie un message immédiat sur la qualité de gestion de l’entreprise entière.

Chapitre 6 : La Déontologie de la Communication

Communiquer, c’est engager l’entreprise. Ce chapitre norme les échanges oraux et écrits.

6.1. L’accueil et la communication téléphonique

Le téléphone est l’outil principal. L’élève apprend les phrases types de prise d’appel, l’identification de l’entreprise, le sourire téléphonique et la prise de message précise. Nous insistons sur l’interdiction de laisser sonner le téléphone indéfiniment et sur la courtoisie lors des transferts d’appels.

6.2. La netiquette et la communication numérique

Le courriel a ses codes. Ce point définit les règles de politesse dans les e-mails (objet clair, formules de salutation, signature officielle). L’élève apprend à gérer la copie (Cc) et la copie cachée (Cci) avec discernement éthique, et à éviter le langage SMS ou familier dans les correspondances professionnelles.

6.3. La rédaction administrative respectueuse

L’écrit reste. Nous analysons le ton administratif : neutre, objectif, courtois. L’élève s’exerce à rédiger des lettres de refus ou de réclamation qui respectent la dignité du destinataire tout en défendant fermement les intérêts de l’organisation.

6.4. La conversation et l’art de la parole

Savoir parler et savoir se taire. Cette section traite du niveau de langue, de l’élocution et des sujets de conversation à éviter en milieu professionnel (politique partisane, religion, vie privée). L’élève apprend à entretenir une conversation mondaine légère lors de l’accueil de personnalités.

Chapitre 7 : Protocole et Savoir-Vivre des Affaires

Dans les hautes sphères, les règles sont strictes. Ce chapitre initie aux codes du protocole officiel.

7.1. Les préséances et les titres honorifiques

Qui saluer en premier ? Nous étudions l’ordre des préséances dans l’administration congolaise (officiels de l’État, hiérarchie religieuse, corps diplomatique). L’élève apprend à utiliser les titres corrects (Excellence, Honorable, Monsieur le Directeur) à l’oral et à l’écrit.

7.2. La présentation et les échanges de cartes

Les rituels de présentation obéissent à des codes. Ce point détaille qui présente qui (l’inférieur au supérieur, l’homme à la femme). L’élève maîtrise le rituel de l’échange de cartes de visite, marquant le respect et l’intérêt pour l’interlocuteur.

7.3. Le savoir-vivre lors des réunions et repas d’affaires

Le secrétaire assiste souvent aux événements. Cette section aborde le comportement à table, le placement des invités et la discrétion requise lors des déjeuners d’affaires. L’élève apprend à organiser logistiquement ces événements en respectant les règles protocolaires.

7.4. Les cadeaux d’affaires et l’éthique

Le cadeau peut être un piège. Nous analysons la distinction entre un cadeau protocolaire et une tentative de corruption. L’élève apprend les règles de réception et d’enregistrement des cadeaux reçus au nom du chef, garantissant la transparence.

TROISIÈME PARTIE : RESPONSABILITÉ, ENVIRONNEMENT ET ÉVOLUTION ⚖️

La dernière partie ancre la déontologie dans le cadre légal et environnemental. Le secrétaire n’est pas au-dessus des lois ; il doit connaître les risques juridiques liés à sa fonction, notamment en matière de faux et usage de faux ou de violation de la confidentialité. Cette partie traite également de la responsabilité envers l’outil de travail (ergonomie, sécurité) et de l’éthique dans la gestion de carrière, préparant l’élève à intégrer le marché du travail avec une conscience claire de ses droits et devoirs.

Chapitre 8 : Responsabilité Juridique et Pénale

La faute déontologique peut devenir une faute pénale. Ce chapitre éclaire les risques légaux.

8.1. La violation du secret professionnel et des correspondances

Divulguer nuit. Nous étudions les articles du Code Pénal congolais sanctionnant la violation du secret professionnel et l’ouverture illégale de courrier. L’élève comprend la gravité des sanctions encourues pour une indiscrétion sur des dossiers médicaux, juridiques ou stratégiques.

8.2. Le faux et usage de faux en écritures

L’écrit engage. Ce point analyse la falsification de documents, l’altération de dates ou de signatures, et la production de faux rapports. L’élève est sensibilisé à l’intégrité documentaire, refusant toute manipulation de pièces comptables ou administratives.

8.3. Le détournement de biens et l’abus de confiance

Le matériel n’est pas personnel. Cette section traite de l’utilisation abusive des fournitures, du téléphone ou du véhicule de service. L’élève distingue l’avantage en nature légal du détournement sanctionnable, renforçant son honnêteté matérielle.

8.4. La complicité et le devoir d’alerte

Obéir n’est pas couvrir l’illégalité. Nous abordons la position délicate du secrétaire face à des ordres illégaux. L’élève apprend les mécanismes de protection juridique et le devoir moral de ne pas participer à des actes délictueux, même sous pression hiérarchique.

Chapitre 9 : Environnement de Travail et Sécurité

La déontologie inclut le respect du cadre de vie professionnel. Ce chapitre lie éthique et logistique.

9.1. L’ergonomie et l’organisation du poste

Travailler sans se blesser. L’élève apprend à organiser son poste de travail de manière ergonomique pour préserver sa santé et celle de ses collègues. Nous traitons de l’éclairage, de la posture devant l’écran et de l’aération des locaux, facteurs de bien-être collectif.

9.2. La sécurité des biens et des personnes

Le secrétaire est le gardien des clés. Ce point couvre la gestion des accès, la fermeture des armoires fortes et la sécurisation des locaux en fin de journée. L’élève intègre les réflexes de vigilance pour prévenir les vols et les intrusions.

9.3. La protection des données informatiques

La cybersécurité est un devoir. Cette section aborde la gestion des mots de passe, la sauvegarde des fichiers et la protection contre les virus. L’élève apprend à ne jamais partager ses identifiants et à verrouiller sa session en cas d’absence, protégeant le patrimoine numérique de l’entreprise.

9.4. Le respect de l’environnement et l’économie

Gaspiller est anti-déontologique. Nous sensibilisons l’élève à l’économie de papier, d’énergie et de consommables. La gestion rationnelle des ressources est présentée comme une marque de respect pour le budget de l’entreprise et pour l’environnement.

Chapitre 10 : Éthique dans la Recherche d’Emploi et la Carrière

L’entrée dans la vie active doit se faire avec intégrité. Ce chapitre final prépare à l’embauche.

10.1. La rédaction honnête du CV et de la lettre

Ne pas mentir sur ses compétences. L’élève apprend à valoriser son parcours sans inventer de diplômes ou d’expériences. Nous insistons sur la véracité des informations fournies lors du recrutement, gage de confiance future.

10.2. L’entretien d’embauche et l’attitude professionnelle

Convaincre par l’attitude. Ce point prépare à l’entretien : ponctualité, tenue, langage. L’élève apprend à répondre aux questions avec franchise et à poser des questions pertinentes, démontrant son sérieux et sa motivation éthique.

10.3. L’intégration et la période d’essai

Les premiers jours comptent double. Cette section traite de l’observation des codes de l’entreprise, de l’écoute et de l’adaptation durant la période d’essai. L’élève apprend à construire sa réputation professionnelle dès les premiers instants de sa prise de fonction.

10.4. La formation continue et l’évolution de carrière

Ne jamais cesser d’apprendre. Nous concluons sur la nécessité de se former tout au long de la vie pour maintenir sa compétence. L’élève est encouragé à cultiver l’excellence et à viser des responsabilités accrues par le mérite et le travail.

ANNEXES

A.1. Code de Déontologie (Modèle)

Un exemple de charte déontologique ou de règlement intérieur type pour une entreprise congolaise. Ce document sert de support pour analyser les articles relatifs à la discipline, à la confidentialité et aux sanctions, familiarisant l’élève avec les textes normatifs qu’il rencontrera.

A.2. Guide du Protocole Simplifié

Un mémento visuel récapitulant les règles de préséance, les plans de table pour les réunions et les titres honorifiques des autorités de la RDC. Cet outil pratique aide l’élève à éviter les impairs protocolaires lors de l’organisation d’événements officiels.

A.3. Scénarios de Gestion de Visiteurs

Une banque de situations concrètes (le visiteur en colère, le visiteur VIP, le vendeur ambulant) avec les réactions déontologiques appropriées. Ces fiches servent de base aux jeux de rôle en classe pour entraîner les réflexes d’accueil et de filtrage.

A.4. Lexique du Savoir-Vivre Professionnel

Un glossaire définissant les termes clés du comportement professionnel (Assertivité, Discrétion, Étiquette, Intégrité, Tact). Ce lexique enrichit le vocabulaire de l’élève et précise les concepts abstraits de la morale professionnelle.