COURS D’INFORMATIQUE, 1ÈRE ANNÉE (3ÈME DES HUMANITÉS), OPTION SECRÉTARIAT-ADMINISTRATION

Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC

PRÉLIMINAIRES

0.1. Objectif Terminal d’Intégration

Le cours vise à doter l’apprenant des compétences fondamentales pour manipuler l’outil informatique avec aisance et rigueur. À l’issue de cette première année de spécialisation, l’élève maîtrise l’environnement technologique de base, assure la saisie rapide et correcte de textes administratifs, organise logiquement les données numériques et utilise les fonctions élémentaires des tableurs pour la planification des tâches de secrétariat.

0.2. Profil de l’Élève en Fin d’Année

L’élève certifié possède la capacité d’identifier les composants matériels et logiciels d’un poste de travail. Il démontre une aptitude à produire des documents professionnels simples (lettres, notes, tableaux) en respectant les normes de mise en page. Il navigue sur Internet pour la recherche d’informations et applique les règles d’hygiène informatique pour la sécurité des données.

0.3. Approche Pédagogique et Méthodologique

L’enseignement privilégie une approche par compétences, alternant théorie et travaux pratiques en salle machine. Chaque module s’appuie sur des mises en situation concrètes tirées de l’environnement administratif congolais (gestion de dossiers, correspondances officielles, inventaires). La méthodologie insiste sur l’acquisition d’automatismes au clavier et la compréhension de la logique binaire.

0.4. Matériel Didactique et Environnement de Travail

L’apprentissage requiert un ordinateur équipé d’un système d’exploitation Windows et de la suite Microsoft Office (Word et Excel). L’utilisation de supports de stockage externes (clés USB, disques durs) et l’accès à une connexion Internet permettent de simuler les flux d’informations réels d’un bureau moderne.

PARTIE I : FONDAMENTAUX DU SYSTÈME INFORMATIQUE ET GESTION DE L’INFORMATION

🖥️ Aperçu : Cette première partie établit les fondations théoriques et pratiques indispensables à tout utilisateur professionnel de l’outil informatique. Elle définit les concepts clés de la science du traitement de l’information et décortique l’architecture matérielle de l’ordinateur. L’accent est mis sur la maîtrise de l’environnement système (Windows) et l’organisation rigoureuse des fichiers, compétence critique pour le secrétariat administratif.

Chapitre 1 : Concepts de base et vocabulaire informatique

1.1. Définition des concepts fondamentaux

L’informatique se définit comme la science du traitement automatique et rationnel de l’information. Ce module distingue les notions de « donnée » (élément brut), d’ « information » (donnée traitée) et de « connaissance ». Il explicite le rôle de l’ordinateur comme outil d’exécution programmable, capable d’effectuer des opérations arithmétiques et logiques à grande vitesse.

1.2. Classification des ordinateurs et usages

Analyse des différents types d’ordinateurs présents dans le tissu économique de la RDC : micro-ordinateurs de bureau (Desktops) dans les administrations publiques à Kinshasa, ordinateurs portables (Laptops) pour la mobilité des cadres, et serveurs pour la centralisation des données dans les grandes entreprises minières du Katanga.

1.3. Le système binaire et la représentation des données

Introduction à la numération binaire, langage natif de la machine. Explication des unités de mesure de l’information : le bit, l’octet (byte) et ses multiples (Ko, Mo, Go, To). Des exercices de conversion simples permettent de comprendre la quantification du stockage nécessaire pour archiver des documents administratifs numérisés.

1.4. L’éthique et la sécurité informatique de base

Sensibilisation aux virus informatiques, aux chevaux de Troie et aux risques liés à la cybercriminalité. Présentation des logiciels antivirus et des bonnes pratiques : création de mots de passe robustes et verrouillage de session, essentiels pour la confidentialité des dossiers dans un cabinet d’avocats ou une direction provinciale.

Chapitre 2 : Architecture matérielle (Hardware)

2.1. L’unité centrale et ses composants

Description détaillée des organes internes : le microprocesseur (cerveau de la machine), la mémoire vive (RAM) pour le traitement immédiat et le disque dur pour le stockage pérenne. Le technicien en secrétariat apprend à identifier ces composants pour diagnostiquer des pannes simples ou exprimer des besoins d’achat précis.

2.2. Les périphériques d’entrée

Étude approfondie du clavier et de la souris, outils de prédilection du secrétaire. Analyse de la disposition AZERTY ou QWERTY et des touches de fonction spécifiques. Présentation des scanners pour la numérisation des courriers entrants, pratique courante dans les services de « Courrier Arrivée » des ministères.

2.3. Les périphériques de sortie

Fonctionnement des moniteurs (écrans) et des imprimantes (laser, jet d’encre). Comparaison des coûts à la page et de la vitesse d’impression, critères de choix pour équiper un service de reproduction de documents à Matadi ou Kisangani. Mention des vidéoprojecteurs pour les présentations en réunion.

2.4. Les supports de stockage et la connectique

Utilisation des clés USB, cartes mémoires et disques externes pour la sauvegarde et le transport des données. Identification des ports de connexion (USB, HDMI, VGA, Ethernet) permettant de relier l’ordinateur à son environnement. Importance de la manipulation soigneuse de ces supports pour éviter la perte de données sensibles.

Chapitre 3 : Système d’exploitation et maintenance logicielle

3.1. Rôle et fonctions du système d’exploitation

Le système d’exploitation (Windows) agit comme interface entre l’utilisateur, le matériel et les applications. Ce module explique le démarrage de l’ordinateur, la gestion des ressources système et l’importance des mises à jour pour garantir la stabilité du poste de travail.

3.2. L’environnement graphique (Le Bureau)

Exploration de l’interface utilisateur : la barre des tâches, le menu Démarrer, la zone de notification et les icônes. Personnalisation de l’affichage pour optimiser l’ergonomie visuelle du secrétaire. Gestion des fenêtres (agrandir, réduire, fermer, ancrer) pour le travail multitâche.

3.3. Typologie des logiciels (Software)

Distinction entre les logiciels systèmes (pilotes, OS) et les logiciels d’application (traitement de texte, tableur, base de données). Présentation de la suite bureautique Microsoft Office comme standard professionnel en RDC. Installation et désinstallation correcte d’un programme.

3.4. Maintenance préventive du poste de travail

Procédures de nettoyage logique (suppression des fichiers temporaires, défragmentation) et physique (dépoussiérage). Ces gestes prolongent la durée de vie du matériel, particulièrement dans des environnements poussiéreux ou chauds. Plan de maintenance simple pour un secrétariat autonome.

Chapitre 4 : Organisation de l’information et gestion des fichiers

4.1. Concept de fichier et dossier

Définition du fichier comme entité de stockage nommée et du dossier comme conteneur logique. Analogie avec le classement papier (armoire, classeur, chemise). Importance du nommage explicite des fichiers pour faciliter leur retrouver ultérieurement (ex: « Rapport_Mensuel_Janvier_2025.docx »).

4.2. Arborescence et structure des données

Création d’une hiérarchie de dossiers cohérente. Exemple pratique : structurer le disque dur d’un secrétariat scolaire avec des répertoires principaux (Élèves, Personnel, Finances) et des sous-répertoires par année ou par classe. Navigation dans l’explorateur de fichiers Windows.

4.3. Opérations sur les fichiers et dossiers

Maîtrise des commandes de gestion : créer, renommer, copier, couper, coller et supprimer. Utilisation des raccourcis clavier (Ctrl+C, Ctrl+V) pour accélérer le traitement. Gestion de la corbeille et restauration de fichiers supprimés par erreur.

4.4. Recherche et attributs de fichiers

Utilisation des outils de recherche avancée (par nom, par date, par type) pour localiser un document égaré. Compréhension des extensions de fichiers (.docx, .xlsx, .pdf, .jpg) et des attributs (lecture seule, caché) pour la protection contre les modifications accidentelles.

PARTIE II : TRAITEMENT DE TEXTE ET PRODUCTION DE DOCUMENTS

📝 Aperçu : Cette partie constitue le cœur du métier de secrétariat. Elle forme l’élève à l’utilisation professionnelle du logiciel Microsoft Word. L’objectif dépasse la simple dactylographie pour atteindre la mise en page structurée et esthétique. L’apprenant acquiert les compétences pour produire des correspondances, des rapports et des notes administratives conformes aux standards officiels, en exploitant les fonctionnalités avancées de l’outil.

Chapitre 5 : Environnement Word et saisie de données

5.1. Découverte de l’interface Word

Lancement de l’application et exploration du Ruban (onglets, groupes de commandes). Identification de la règle, de la barre d’état et des modes d’affichage (Lecture, Page, Web). Création d’un nouveau document vierge ou à partir d’un modèle prédéfini.

5.2. Techniques de saisie et déplacement

Règles de la dactylographie informatique : position des mains, frappe « au kilomètre », gestion des espaces et de la ponctuation. Déplacement efficace du curseur dans le texte (flèches, touches Début/Fin). Insertion de caractères spéciaux et symboles (monétaires, mathématiques).

5.3. Sélection et correction du texte

Méthodes de sélection (mot, ligne, paragraphe, tout le document) à la souris et au clavier. Utilisation des outils de vérification orthographique et grammaticale. Gestion du dictionnaire personnel pour les noms propres congolais ou les termes techniques locaux.

5.4. Enregistrement et formats de documents

Sauvegarde des documents sur le disque local, sur un support externe ou dans le cloud (OneDrive). Distinction entre « Enregistrer » et « Enregistrer sous ». Exportation des fichiers au format PDF (Adobe) pour garantir l’intégrité de la mise en page lors de l’envoi électronique.

Chapitre 6 : Mise en forme des caractères et paragraphes

6.1. Mise en forme de la police

Choix des polices de caractères professionnelles (Arial, Times New Roman, Calibri). Application des attributs de style (Gras, Italique, Souligné) et de couleur. Utilisation de la casse (majuscules, minuscules) et des effets de texte pour hiérarchiser visuellement l’information.

6.2. Alignement et interlignage

Gestion de l’alignement des paragraphes : gauche, centré, droite et justifié. Réglage de l’interligne et de l’espacement avant/après les paragraphes pour aérer le document. Ces techniques assurent la lisibilité des lettres administratives denses.

6.3. Retraits et tabulations

Utilisation des retraits (première ligne, négatif) pour structurer le texte. Pose et gestion des taquets de tabulation (gauche, droite, décimal, avec points de suite) pour aligner des données sans utiliser de tableaux, par exemple pour une liste de prix ou un sommaire.

6.4. Listes à puces et numérotées

Création de listes énumératives pour présenter des instructions ou des items. Personnalisation des puces et des niveaux de numérotation. Application pratique : rédaction d’une note de service listant les documents requis pour un dossier d’embauche.

Chapitre 7 : Mise en page et impression

7.1. Configuration de la page

Définition des marges (normales, étroites), de l’orientation (portrait, paysage) et de la taille du papier (A4, Lettre, Legal). Importance du format A4 comme standard administratif en RDC. Insertion de sauts de page manuels pour contrôler la pagination.

7.2. En-têtes, pieds de page et numérotation

Insertion d’informations répétitives en haut et bas de page : nom de l’institution, date, logo. Numérotation automatique des pages (X sur Y). Création d’une première page différente pour la page de garde d’un rapport de stage ou d’activité.

7.3. Bordures et trames de fond

Encadrement de paragraphes ou de pages entières pour mettre en valeur des communiqués importants. Application de trames de fond (couleurs, grisés) pour attirer l’attention sur des titres ou des avertissements. Usage modéré pour rester professionnel.

7.4. Aperçu et impression

Vérification du document via l’aperçu avant impression pour éviter le gaspillage de papier. Choix de l’imprimante, sélection des pages à imprimer (toutes, page en cours, plage spécifique) et définition du nombre de copies. Gestion de la file d’attente d’impression.

Chapitre 8 : Tableaux et objets graphiques dans Word

8.1. Création et manipulation de tableaux

Insertion de tableaux pour structurer des données complexes (horaires, inventaires). Ajout et suppression de lignes ou colonnes. Fusion et fractionnement de cellules. Saisie et navigation à l’intérieur du tableau.

8.2. Mise en forme des tableaux

Application de styles de tableau prédéfinis. Modification des bordures et des trames. Alignement du texte dans les cellules (vertical et horizontal). Utilisation des tableaux pour la mise en page de formulaires administratifs (ex: fiche d’identification).

8.3. Insertion d’objets graphiques

Intégration d’images, de logos et de formes géométriques. Habillage du texte autour de l’image (carré, rapproché, derrière le texte). Utilisation de WordArt pour des titres décoratifs sur des affiches ou des couvertures de dossiers.

8.4. Zone de texte et symboles

Insertion de zones de texte indépendantes pour placer des informations n’importe où sur la page (ex: mentions marginales). Ajout de la date et de l’heure automatiques. Insertion de symboles spéciaux non présents sur le clavier (©, ®, €).

PARTIE III : INTRODUCTION AU TABLEUR ET COMMUNICATION NUMÉRIQUE

📊 Aperçu : La troisième partie initie l’élève à l’usage du tableur Excel pour la gestion de données chiffrées et la planification temporelle, compétences auxiliaires mais essentielles au secrétariat. Elle couvre également l’utilisation d’Internet pour la recherche d’information et la communication, en insistant sur les aspects pratiques et sécuritaires liés à la connectivité dans le contexte congolais.

Chapitre 9 : Environnement Excel et structure des données

9.1. Présentation de l’interface Excel

Découverte de la fenêtre Excel : ruban, barre de formule, zone de noms. Compréhension de la structure du classeur composé de feuilles de calcul. Identification des lignes (chiffres), des colonnes (lettres) et des cellules (ex: A1, B2).

9.2. Saisie et modification des données

Entrée de différents types de données : texte, nombres, dates. Validation et correction du contenu des cellules. Gestion de la largeur des colonnes et de la hauteur des lignes pour adapter l’affichage au contenu. Utilisation de la poignée de recopie pour incrémenter des séries (jours, mois, nombres).

9.3. Gestion des feuilles de calcul

Insertion, suppression et renommage des feuilles (onglets). Déplacement et copie de feuilles au sein d’un classeur ou vers un autre classeur. Application de couleurs d’onglets pour organiser visuellement un classeur de comptabilité simplifiée.

9.4. Opérations de base sur les cellules

Sélection de plages de cellules adjacentes et non adjacentes. Insertion et suppression de cellules, lignes et colonnes. Commandes couper, copier et coller appliquées aux tableaux. Effacement du contenu versus effacement du format.

Chapitre 10 : Mise en forme et calculs élémentaires

10.1. Mise en forme des cellules

Application de formats numériques : monétaire (Franc Congolais, Dollar), pourcentage, date, heure. Modification de la police, de l’alignement et des bordures. Fusion de cellules pour créer des titres centrés sur plusieurs colonnes.

10.2. Les opérateurs arithmétiques de base

Réalisation de calculs simples à l’aide des opérateurs : addition (+), soustraction (-), multiplication (*), division (/). Création de formules débutant par le signe égal (=). Compréhension de la priorité des opérations.

10.3. Les fonctions simples (Somme, Moyenne)

Utilisation de la fonction SOMME automatique pour totaliser des colonnes de dépenses. Utilisation de la fonction MOYENNE pour calculer des statistiques simples. Ces fonctions automatisent le travail du secrétaire comptable.

10.4. Mise en page et impression sous Excel

Définition de la zone d’impression. Orientation de la page et mise à l’échelle pour faire tenir un tableau sur une seule page. Insertion d’en-têtes et pieds de page spécifiques à Excel. Gestion des sauts de page.

Chapitre 11 : Applications pratiques du tableur au secrétariat

11.1. Planification et gestion du temps

Création de calendriers et d’emplois du temps hebdomadaires ou mensuels. Utilisation d’Excel pour gérer l’agenda du chef de service, en marquant les rendez-vous, réunions et déplacements.

11.2. Tableaux de suivi et listes

Conception de tableaux pour le suivi de courrier (arrivée/départ), le suivi de dossiers ou la liste des présences du personnel. Utilisation du tri simple (alphabétique) pour organiser les noms ou les références.

11.3. Facturation et inventaires simples

Élaboration d’une facture pro forma ou d’un bon de commande automatisé : calcul du montant total par ligne (Quantité x Prix Unitaire) et du total général. Création d’une fiche de stock basique pour les fournitures de bureau.

11.4. Introduction aux graphiques

Création de graphiques simples (histogrammes, secteurs) pour visualiser des données numériques. Exemple : représenter la répartition des dépenses mensuelles du bureau ou l’évolution de la consommation de carburant.

Chapitre 12 : Internet et communication digitale

12.1. Les réseaux informatiques et Internet

Définition du réseau informatique (LAN, WAN) et d’Internet (le réseau des réseaux). Explication des modes de connexion courants en RDC : fibre optique, 4G/5G, VSAT. Rôle du Fournisseur d’Accès Internet (FAI).

12.2. Navigation Web et recherche d’information

Utilisation des navigateurs (Chrome, Edge, Firefox). Maîtrise de l’URL et des hyperliens. Techniques de recherche efficace sur les moteurs de recherche (Google) : utilisation de mots-clés pertinents pour trouver des textes légaux, des adresses administratives ou des fournisseurs.

12.3. Le courrier électronique (E-mail)

Création et gestion d’une adresse électronique professionnelle. Rédaction, envoi et réception de courriels. Gestion des pièces jointes (attacher et télécharger). Organisation de la boîte de réception (dossiers, spam). Distinction entre « CC » et « CCi ».

12.4. Sécurité et hygiène numérique

Bonnes pratiques sur le web : vérification de la fiabilité des sources, prudence face au hameçonnage (phishing) et aux téléchargements suspects. Protection de l’identité numérique et respect de la confidentialité des échanges professionnels.

ANNEXES

A.1. Raccourcis clavier essentiels (Windows & Word)

Tableau récapitulatif des combinaisons de touches les plus utilisées pour accroître la productivité (copier, coller, enregistrer, imprimer, gras, italique, annuler), à mémoriser par l’élève.

A.2. Guide de dépannage de premier niveau

Fiche pratique listant les problèmes courants (écran noir, imprimante bloquée, souris inerte, application figée) et les solutions simples à appliquer avant de faire appel à un technicien spécialisé.

A.3. Modèle de structure de classement numérique

Exemple visuel d’une arborescence de dossiers standard pour un secrétariat administratif, servant de référence pour l’organisation des travaux pratiques de l’élève.

A.4. Glossaire technique

Lexique définissant les termes techniques rencontrés durant le cours (Hardware, Software, URL, Browser, Partition, Extension, PDF, etc.) pour fixer le vocabulaire professionnel.