COURS DE STAGES ET VISITES GUIDÉES, 1ÈRE ANNÉE, OPTION SECRÉTARIAT ET ADMINISTRATION
Édition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC
PRÉLIMINAIRES
1. Objectifs Généraux du Cours
Ce module d’initiation professionnelle vise à immerger l’élève de première année des humanités techniques dans la réalité tangible du monde du travail congolais. Il a pour but de confronter les acquis théoriques des cours de secrétariat et d’organisation de bureau aux pratiques observées sur le terrain. L’enseignement focalise sur le développement de l’esprit d’observation, l’acquisition des codes de conduite professionnelle et la compréhension des flux administratifs au sein des organisations publiques et privées.
2. Profil de l’Apprenant
L’élève entrant dans ce cycle doit manifester une curiosité active pour le fonctionnement des organisations. Il doit être capable de transcrire fidèlement des observations, de respecter les protocoles de sécurité et de hiérarchie lors des déplacements extérieurs, et d’établir des liens logiques entre les structures administratives enseignées en classe et leur matérialisation physique dans une entreprise ou une administration publique.
3. Approche Méthodologique et Pédagogique
La méthodologie privilégie l’observation participative et l’enquête de terrain. Le cours se divise en phases préparatoires en classe, en exécutions de visites (au moins deux par an selon le programme national) et en séances de restitution. L’enseignant utilisera des grilles d’observation standardisées, des simulations d’entretien et des études de cas basées sur des entreprises locales, qu’il s’agisse d’une division provinciale à Kisangani ou d’une PME logistique à Matadi.
4. Bibliographie et Supports
Les supports didactiques incluent le Code du Travail congolais, les manuels de procédures administratives, ainsi que les règlements d’ordre intérieur de diverses institutions partenaires. L’utilisation de modèles de rapports de visite, de lettres de demande d’audience et de guides de protocole constitue le socle documentaire essentiel pour l’élève.
PREMIÈRE PARTIE : CADRE THÉORIQUE ET PRÉPARATION À L’IMMERSION PROFESSIONNELLE 🏢
Cette première partie établit les fondements nécessaires à une immersion professionnelle réussie. Elle dote l’élève des outils intellectuels et comportementaux indispensables pour transformer une simple visite en une opportunité d’apprentissage technique. L’accent est mis sur la compréhension de l’environnement de l’entreprise, l’acquisition du savoir-être et la maîtrise des techniques de collecte d’information en situation réelle.
Chapitre 1 : Introduction au Monde Professionnel en RDC
Ce chapitre introductif définit le contexte économique et organisationnel dans lequel le secrétaire administratif évolue.
1.1. Typologie des Organisations en RDC
Cette section classifie les entités susceptibles d’accueillir les élèves : les entreprises publiques (ex: SNEL, REGIDESO), les sociétés privées commerciales, les administrations publiques (Divisions provinciales, Mairies) et les Organisations Non Gouvernementales. L’analyse porte sur leurs différences juridiques et fonctionnelles.
1.2. Structure Organique et Fonctionnelle
L’élève apprend à décrypter un organigramme. L’étude se concentre sur les liens hiérarchiques et fonctionnels, illustrée par la structure d’une banque à Lubumbashi, permettant d’identifier le positionnement du secrétariat au sein de la direction générale ou des départements opérationnels.
1.3. Le Rôle du Secrétariat dans l’Organisation
Cette sous-section contextualise les tâches théoriques (accueil, classement, correspondance) dans la dynamique globale de l’entreprise. Elle démontre comment le secrétariat sert de carrefour d’information et de liaison entre les différents services internes et les partenaires externes.
1.4. Cadre Légal des Visites et Stages
L’analyse porte sur les dispositions légales encadrant la présence d’élèves en milieu professionnel. On y aborde les notions d’assurance scolaire, de convention de stage ou de visite, et les responsabilités respectives de l’école, de l’entreprise d’accueil et de l’élève mineur.
Chapitre 2 : La Déontologie et le Savoir-Être
La compétence technique ne suffit pas ; ce chapitre inculque les normes comportementales exigées en milieu professionnel.
2.1. La Tenue et la Présentation
L’apparence véhicule l’image de la profession. Cette section détaille les codes vestimentaires adaptés au secrétariat (sobriété, propreté) et l’importance de l’hygiène corporelle, des éléments cruciaux pour l’accueil et la représentation de l’entreprise.
2.2. La Ponctualité et l’Assiduité
Le respect du temps constitue la première marque de professionnalisme. L’enseignement insiste sur la gestion rigoureuse de l’horaire, la justification des absences et l’impact des retards sur le fonctionnement d’un service, en prenant l’exemple des horaires stricts de la fonction publique.
2.3. Le Respect de la Hiérarchie et le Protocole
L’élève apprend les règles de préséance et les formules de politesse administrative. On y étudie comment s’adresser à un supérieur, gérer les tours de parole et adopter une posture respectueuse face aux autorités, que ce soit dans un bureau privé ou une administration d’État.
2.4. La Confidentialité et le Secret Professionnel
Le secrétaire est le gardien des informations sensibles. Ce point sensibilise l’élève à l’obligation de réserve absolue concernant les données observées ou entendues lors des visites, qu’il s’agisse de stratégies commerciales ou de données personnelles du personnel.
Chapitre 3 : Techniques d’Observation et de Collecte de Données
Pour rentabiliser la visite, l’élève doit savoir quoi regarder et comment noter.
3.1. Élaboration de la Grille d’Observation
L’enseignant guide la création d’un outil standardisé permettant de relever systématiquement les équipements de bureau, l’agencement des locaux, les flux de documents et les logiciels utilisés.
3.2. La Prise de Notes en Situation
Cette section développe des techniques de notation rapide et discrète (mots-clés, sténographie élémentaire) adaptées aux visites itinérantes, permettant de capturer l’essentiel des explications fournies par les guides sans ralentir le groupe.
3.3. L’Interview Professionnelle
L’élève acquiert les techniques pour poser des questions pertinentes aux professionnels rencontrés. L’accent est mis sur la formulation de questions ouvertes concernant les tâches quotidiennes, les défis du métier et l’utilisation des outils informatiques.
3.4. La Collecte de Documents
On enseigne ici l’importance de solliciter et de conserver des spécimens de documents administratifs (en-têtes, formulaires vierges, brochures) pour illustrer les rapports, tout en demandant systématiquement l’autorisation de prélèvement.
Chapitre 4 : Sécurité et Hygiène au Travail
La découverte du milieu professionnel inclut la sensibilisation aux risques.
4.1. Identification des Risques Professionnels
L’élève apprend à repérer les dangers potentiels dans un environnement de bureau (câblage défectueux, ergonomie des postes) et dans des environnements mixtes (zones de stockage, archives poussiéreuses).
4.2. Signalisation de Sécurité
Ce point forme à la lecture des pictogrammes de sécurité standardisés (issues de secours, extincteurs, interdictions) que l’élève rencontrera obligatoirement lors des visites, par exemple dans une usine de panification à Kinshasa.
4.3. Ergonomie du Poste de Secrétariat
L’observation porte sur l’aménagement rationnel du poste de travail : position de l’écran, éclairage, siège. L’élève doit être capable de comparer la théorie ergonomique vue en cours d’organisation de bureau avec la réalité observée.
4.4. Comportement en Cas d’Urgence
Cette section dicte la conduite à tenir en cas d’incident lors d’une visite (alarme incendie, malaise). Elle insiste sur le regroupement, le calme et le respect strict des instructions données par les responsables de sécurité de l’entreprise d’accueil.
DEUXIÈME PARTIE : EXPLORATION DES MILIEUX PROFESSIONNELS (VISITES GUIDÉES) 🏭
Cette partie centrale constitue la mise en œuvre pratique du programme. Elle structure les visites autour de thématiques précises correspondant aux débouchés naturels de la filière Secrétariat-Administration. Chaque chapitre prépare à un type spécifique d’organisation, soulignant les particularités administratives que l’élève devra observer in situ. L’objectif est de couvrir la diversité du tissu économique congolais.
Chapitre 5 : L’Administration Publique et les Services de l’État
Ce chapitre prépare et exploite la visite des institutions étatiques, premier employeur potentiel.
5.1. Le Secrétariat Administratif dans la Fonction Publique
L’observation se focalise sur la gestion du courrier entrant et sortant dans un ministère ou une division urbaine. L’élève analyse le système d’enregistrement (numéro d’ordre, indicateur) et la ventilation des dossiers vers les services compétents.
5.2. Gestion des Archives de l’État
La visite d’un service d’archives (comme celui d’une commune à Likasi) permet de visualiser les modes de classement chronologique et numérique, ainsi que les conditions de conservation des documents officiels et les procédures de déclassement.
5.3. Le Protocole et l’Accueil des Usagers
L’élève observe la gestion des files d’attente, l’orientation des citoyens et la tenue des guichets. On analyse comment les agents traitent les requêtes du public tout en maintenant l’ordre et la courtoisie administrative.
5.4. L’Équipement Bureautique de l’Administration
Cette section vise à recenser le matériel utilisé (ordinateurs, machines à écrire encore en usage, photocopieurs) et à évaluer le niveau d’informatisation des services publics locaux par rapport aux standards enseignés.
Chapitre 6 : Le Secrétariat dans le Secteur Privé Commercial
L’immersion dans une entreprise commerciale (PME ou grande surface) révèle des impératifs de rentabilité et de service client.
6.1. L’Accueil Commercial et Téléphonique
La visite d’une entreprise de services (télécoms, banque) permet d’observer les techniques de réception clientèle, la gestion du standard téléphonique et l’utilisation des logiciels de gestion de la relation client (CRM).
6.2. Le Secrétariat Commercial et Facturation
L’élève suit le circuit d’une commande : de la réception du bon de commande à l’émission de la facture et du bon de livraison. L’observation se porte sur la collaboration entre le secrétariat et le service comptable.
6.3. Organisation des Réunions et Agendas
En visitant une direction générale, l’élève analyse comment l’assistant(e) de direction gère l’agenda du directeur, prépare les salles de réunion et organise les déplacements professionnels.
6.4. Gestion des Stocks de Fournitures
L’observation porte sur la gestion physique et administrative des consommables de bureau. L’élève vérifie l’existence de fiches de stock et les procédures de réapprovisionnement appliquées dans l’entreprise visitée.
Chapitre 7 : Le Secrétariat dans les Organisations Non Gouvernementales (ONG)
Le secteur humanitaire et associatif, très présent en RDC, présente des spécificités de gestion administrative.
7.1. Gestion de Projets et Reporting
L’élève découvre le rôle du secrétaire dans la compilation des rapports d’activités, la mise en forme des documents de projet et le respect des canevas imposés par les bailleurs de fonds internationaux.
7.2. Logistique et Administration de Terrain
La visite d’une base logistique d’ONG (par exemple à Goma ou Bukavu) permet de comprendre le lien entre le bureau (commandes, inventaires) et les opérations de terrain (distribution, missions).
7.3. Gestion des Ressources Humaines
L’observation se concentre sur la tenue des dossiers du personnel (contrats, feuilles de présence, congés) dans un contexte souvent caractérisé par des contrats à durée déterminée et une forte mobilité du staff.
7.4. Communication Interne et Externe
On analyse les outils de communication utilisés pour maintenir le lien entre le siège et les antennes locales (radios HF, internet satellitaire, newsletters), soulignant l’importance de la technologie dans ce secteur.
Chapitre 8 : Environnements Spécifiques (Industrie, Santé, Justice)
Ce chapitre élargit l’horizon vers des secteurs spécialisés nécessitant un secrétariat technique.
8.1. Le Secrétariat Médical et Hospitalier
Lors de la visite d’une structure de santé, l’élève observe la gestion des dossiers patients, le respect absolu du secret médical et l’organisation des rendez-vous de consultation.
8.2. Le Greffe et le Secrétariat Juridique
Une incursion dans un tribunal de paix ou de grande instance initie l’élève à la gestion des feuilles d’audience, au classement des jugements et à la terminologie juridique spécifique des actes de procédure.
8.3. Le Secrétariat Technique en Industrie
La visite d’une usine (minière, brassicole) met en lumière le rôle du secrétariat de production : saisie des rapports de production, suivi des pointages ouvriers et gestion documentaire liée à la maintenance.
8.4. Le Secrétariat Scolaire et Académique
L’élève analyse le fonctionnement administratif d’un établissement d’enseignement (gestion des palmarès, inscriptions, correspondances avec le ministère), un environnement qui lui est familier mais qu’il redécouvre sous un angle professionnel.
TROISIÈME PARTIE : MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT ET INTÉGRATION DES ACQUIS 📝
La finalité des visites réside dans la capacité de l’élève à restituer et analyser l’expérience. Cette dernière partie structure le travail post-visite, transformant les observations brutes en documents professionnels et en réflexion sur l’orientation future. Elle développe les compétences rédactionnelles et analytiques essentielles au métier de secrétaire.
Chapitre 9 : Traitement et Analyse des Données Collectées
Le retour en classe marque le début du travail de synthèse.
9.1. Dépouillement des Notes et Grilles
L’élève apprend à relire ses notes, à compléter les informations manquantes par des recherches complémentaires et à organiser les données brutes collectées selon les rubriques du rapport à produire.
9.2. Vérification et Tri des Documents Annexes
Cette section guide l’élève dans la sélection des documents pertinents (photos autorisées, spécimens de formulaires) pour illustrer son rapport, en écartant les éléments superflus ou de mauvaise qualité.
9.3. Confrontation Théorie-Pratique
L’enseignant anime une séance de débriefing où les élèves comparent ce qu’ils ont vu avec les notions théoriques apprises. Ils identifient les écarts entre la procédure formelle enseignée et la pratique réelle du terrain.
9.4. Synthèse des Points Forts et Faibles
L’élève s’exerce à porter un jugement critique constructif sur l’organisation visitée, en relevant les bonnes pratiques administratives observées ainsi que les dysfonctionnements éventuels (ex: mauvais archivage, accueil défaillant).
Chapitre 10 : Rédaction du Rapport de Visite
La production écrite constitue l’évaluation majeure de ce cours.
10.1. Structure et Plan du Rapport
Le cours impose un canevas rigoureux : page de garde, remerciements, introduction, présentation de l’entreprise, description des activités observées, analyse critique et conclusion. Chaque partie est détaillée quant à son contenu attendu.
10.2. Le Style Administratif et la Terminologie
L’élève rédige en adoptant un style impersonnel, clair et concis, bannissant le style narratif ou scolaire. Il doit utiliser le vocabulaire technique approprié (organigramme, flux, archivage, parapheur).
10.3. Mise en Forme et Présentation (Outil Informatique)
Cette section lie le cours de visite à celui d’informatique. L’élève utilise le traitement de texte pour soigner la présentation : polices sobres, titres hiérarchisés, justification du texte et insertion propre des illustrations.
10.4. Relecture et Correction
On inculque l’importance de la relecture pour éliminer les fautes d’orthographe et de syntaxe, soulignant qu’un rapport bourré de fautes discrédite son auteur, particulièrement dans la filière secrétariat.
Chapitre 11 : Restitution Orale et Communication
Le secrétaire doit savoir s’exprimer en public et rendre compte verbalement.
11.1. Préparation de l’Exposé Oral
L’élève apprend à synthétiser son rapport écrit pour une présentation orale chronométrée. Il sélectionne les points clés et prépare des fiches mémo pour éviter la lecture intégrale de ses notes.
11.2. Utilisation de Supports Visuels
Si les moyens le permettent, l’élève s’initie à la création de diapositives simples ou de panneaux d’affichage pour soutenir son discours et capter l’attention de l’auditoire (classe et enseignant).
11.3. Techniques d’Expression et Gestion du Trac
Ce point aborde la posture, la voix, le regard et la gestion du stress face à un public. L’enseignant corrige les tics de langage et encourage une élocution fluide et professionnelle.
11.4. Gestion des Questions-Réponses
L’élève s’exerce à répondre aux questions de l’enseignant et de ses camarades, démontrant sa maîtrise du sujet et sa capacité à argumenter ou à préciser ses observations.
Chapitre 12 : Projection Professionnelle et Orientation
Le cours se conclut par une réflexion sur l’avenir professionnel de l’élève.
12.1. Auto-évaluation des Compétences
L’élève identifie ses propres aptitudes et goûts par rapport aux différents environnements visités. Il détermine s’il est plus attiré par le contact client, la rigueur de l’archivage ou la dynamique de la logistique.
12.2. Identification des Besoins en Formation
Suite aux visites, l’élève repère les compétences techniques (ex: maîtrise d’Excel, anglais professionnel) qui lui manquent pour être opérationnel, orientant ainsi ses efforts pour les années suivantes.
12.3. Initiation au Curriculum Vitae et Lettre de Motivation
Bien que prématuré pour une embauche, cet exercice initie l’élève à la rédaction d’un CV de base et d’une lettre de demande de stage, anticipant les démarches futures pour les stages de fin de cycle.
12.4. Construction du Carnet d’Adresses
L’élève apprend à conserver les contacts professionnels établis lors des visites (cartes de visite, noms des responsables), constituant l’embryon de son réseau professionnel pour ses futures recherches de stage.
ANNEXES
1. Modèle de Convention de Visite
Un exemple type de document administratif régissant les relations entre l’école et l’entreprise d’accueil, précisant les objectifs pédagogiques, les horaires et les responsabilités en matière d’assurance et de discipline.
2. Grille d’Observation Standard
Un tableau détaillé à reproduire par l’élève, comprenant les rubriques essentielles à renseigner lors de toute visite : coordonnées de l’entreprise, secteur d’activité, description des locaux, matériel recensé, organigramme sommaire et observations particulières.
3. Canevas de Rapport de Visite Guidée
Une structure prête à l’emploi indiquant la mise en page requise, les marges, la police et l’ordre des sections (Introduction, Développement, Conclusion), servant de référence pour l’évaluation des travaux écrits.
4. Lexique du Monde de l’Entreprise
Un glossaire définissant les termes clés rencontrés lors des visites : Organigramme, Hiérarchie, Département, Service, Guichet, Archives, Chrono, Parapheur, Ressource Humaine, Logistique, PME, Administration Publique.