MANUEL D’INFORMATIQUE APPLIQUÉE, 2ÈME ANNÉE HUMANITÉS, OPTION SECRÉTARIAT-ADMINISTRATION (ANCIENNEMENT 4ÈME ANNÉE)
Edition 2025 / Enseignement Primaire, Secondaire et Technique en RDC
PRELIMINAIRES
0.1. Note pédagogique aux enseignants
Ce manuel d’informatique concrétise les directives du Programme National pour la deuxième année des humanités techniques commerciales, option Secrétariat-Administration. Il marque une transition décisive entre l’initiation informatique de l’année précédente et l’utilisation professionnelle des outils de gestion. L’enseignant doit ici dépasser la simple saisie de texte pour amener l’élève à concevoir l’ordinateur comme un véritable assistant de gestion administrative et financière. L’approche pédagogique recommandée privilégie la résolution de problèmes concrets : chaque fonctionnalité logicielle enseignée doit répondre immédiatement à une nécessité administrative, qu’il s’agisse de sécuriser des données sensibles ou d’automatiser un bulletin de paie.
0.2. Objectifs terminaux du cours
Le profil de sortie de l’élève à ce niveau exige une maîtrise opérationnelle des périphériques et des logiciels de bureautique avancée. Au terme de cette année, l’apprenant doit être capable de configurer et maintenir son poste de travail, d’exploiter les réseaux informatiques pour la communication et de sécuriser les données contre les menaces numériques. Il doit également maîtriser la présentation assistée par ordinateur pour la communication visuelle et utiliser les fonctions logiques du tableur pour la gestion des ressources humaines, matérielles et financières.
0.3. Méthodologie et ancrage professionnel
L’enseignement de ce cours requiert une méthode active où la théorie s’efface devant la pratique dirigée. Les séances doivent simuler le fonctionnement d’un bureau moderne en RDC, intégrant les contraintes locales telles que la gestion des sauvegardes en contexte de délestage électrique ou l’optimisation des fichiers pour des connexions internet à faible débit. Les exercices pratiques contextualisés, allant de la gestion de stock d’une pharmacie à Mbuji-Mayi à la planification des réunions d’un ministère à Kinshasa, permettent à l’élève de saisir la pertinence professionnelle des outils numériques.
PARTIE 1 : ENVIRONNEMENT TECHNIQUE, RÉSEAUX ET SÉCURITÉ DE L’INFORMATION 🖥️
Cette première partie établit les fondations techniques indispensables à tout professionnel de l’administration moderne. Elle dépasse la simple utilisation de l’interface pour plonger dans la compréhension du traitement de l’information, la gestion des périphériques et l’architecture des réseaux. L’objectif est de rendre le futur secrétaire autonome face aux défis techniques courants et conscient des enjeux de la connectivité et de la sécurité des données dans un environnement professionnel numérisé.
Chapitre 1 : Architecture du Système et Représentation des Données
1.1. Installation et configuration des périphériques d’impression
La maîtrise de la chaîne d’impression demeure cruciale dans l’administration congolaise où le support papier conserve une valeur légale. Cette section forme l’élève à l’installation physique et logicielle des imprimantes locales et réseau. Il apprend à installer les pilotes adéquats, à configurer les préférences d’impression (résolution, mode économique, recto-verso) et à résoudre les incidents courants comme les bourrages papier ou les files d’attente bloquées, garantissant la continuité du service administratif.
1.2. Systèmes de numération et codage de l’information
Pour comprendre le fonctionnement intime de l’ordinateur, une incursion dans la logique binaire est nécessaire. Ce point démystifie la représentation digitale de l’information en abordant les systèmes de numération décimal, binaire, octal et hexadécimal. L’élève s’exerce à convertir des valeurs entre ces bases, comprenant ainsi comment l’ordinateur traite et stocke les caractères et les nombres, ce qui est fondamental pour appréhender plus tard les notions d’adressage réseau et de capacité de stockage.
1.3. Arithmétique des systèmes informatiques
Au-delà de la conversion, l’élève s’initie aux opérations arithmétiques élémentaires dans les systèmes non décimaux. Cette section explique comment le processeur effectue des calculs, renforçant la compréhension de la logique machine. Bien que théorique, cette compétence développe la rigueur intellectuelle et prépare à la compréhension des masques de sous-réseau et des configurations IP abordées ultérieurement.
1.4. Maintenance de premier niveau du poste de travail
L’autonomie technique du secrétaire passe par sa capacité à maintenir son outil en état opérationnel. Ce sous-chapitre détaille les procédures de nettoyage physique des équipements et de maintenance logicielle (défragmentation, nettoyage de disque). L’élève apprend à identifier les signes de fatigue matérielle et à adopter les bons réflexes pour prolonger la durée de vie des équipements informatiques, souvent coûteux pour les entreprises locales.
Chapitre 2 : Réseaux Informatiques et Communication Digitale
2.1. Fondements et typologie des réseaux (LAN, MAN, WAN)
L’isolement informatique n’est plus une option dans le monde professionnel. Cette section définit les concepts de base des réseaux et classifie les infrastructures selon leur étendue géographique : le réseau local (LAN) pour un cybercafé à Matadi, le réseau métropolitain (MAN) reliant les agences bancaires de Lubumbashi, et le réseau étendu (WAN) connectant les institutions à travers le pays. L’élève identifie les avantages du travail en réseau : partage de ressources, centralisation des données et communication instantanée.
2.2. Protocoles et architecture Intranet/Extranet
La circulation des données obéit à des règles strictes. Ce point introduit les notions d’Intranet (réseau interne privé), d’Extranet (accès parteners) et d’Internet (réseau public). L’élève comprend la distinction entre ces zones de confiance et apprend les principes de base des protocoles de communication qui régissent les échanges d’informations, essentiels pour comprendre la structure du système d’information d’une entreprise.
2.3. Exploitation professionnelle de l’Internet et du Web
L’accès au Web est un outil de veille et de service. Cette section forme à l’utilisation avancée des navigateurs et des moteurs de recherche pour extraire des informations pertinentes. L’élève apprend à distinguer les sources fiables, à gérer ses favoris et à comprendre l’architecture du World Wide Web, transformant la navigation de loisir en une compétence de recherche documentaire administrative efficace.
2.4. Gestion de la messagerie électronique (Courrier Électronique)
L’e-mail est le vecteur principal de la correspondance officielle moderne. Ce sous-chapitre couvre la création et la configuration de comptes de messagerie professionnelle (Outlook, Gmail professionnel). L’élève apprend à rédiger, envoyer, réceptionner et organiser ses courriels, en maîtrisant les champs (A, Cc, Cci) et la gestion des pièces jointes, simulant des échanges formels entre une succursale à Boma et le siège à Kinshasa.
Chapitre 3 : Sécurité des Données et Archivage Numérique
3.1. Stratégies de sauvegarde sur supports externes
La perte de données est un risque majeur pour toute organisation. Cette section enseigne les méthodes de sauvegarde sur supports amovibles tels que les disques durs externes, les clés USB et les cartes mémoire. L’élève apprend à planifier des sauvegardes régulières et à vérifier l’intégrité des données copiées, assurant la pérennité des archives numériques face aux aléas techniques.
3.2. Protection contre les menaces virales
La cybersécurité est une préoccupation quotidienne. Ce point forme l’élève à l’identification et à la neutralisation des logiciels malveillants (virus, chevaux de Troie). Il apprend à installer, configurer et mettre à jour un logiciel antivirus, ainsi qu’à adopter des comportements prudents lors de l’ouverture de fichiers provenant de sources externes ou d’internet.
3.3. Contrôle d’accès et gestion des mots de passe
La confidentialité des dossiers administratifs exige un contrôle strict. Cette section aborde la sécurisation de l’accès au poste de travail et aux fichiers sensibles par l’utilisation de mots de passe robustes. L’élève apprend à définir des politiques de mots de passe et à utiliser les fonctionnalités de verrouillage de session pour empêcher tout accès non autorisé en son absence.
3.4. Concepts de Pare-feu et sécurité réseau
La protection périmétrique du réseau est essentielle. Ce sous-chapitre introduit la notion de pare-feu (Firewall) comme barrière entre le réseau interne et les menaces extérieures. L’élève comprend son rôle dans le filtrage du trafic réseau et apprend les principes de base pour éviter les intrusions, renforçant la sécurité globale du système d’information de l’entreprise.
PARTIE 2 : BUREAUTIQUE AVANCÉE ET ORGANISATION ADMINISTRATIVE 📊
Cette deuxième partie se concentre sur l’exploitation experte des logiciels de productivité pour structurer le travail administratif. Elle élève le niveau de compétence de l’élève dans la présentation visuelle de l’information et la gestion du temps, deux piliers de l’efficacité d’un secrétariat de direction. L’apprenant passe du statut d’utilisateur passif à celui de créateur de contenus professionnels et de planificateur rigoureux.
Chapitre 4 : Conception de Présentations Assistées par Ordinateur (PowerPoint)
4.1. Environnement et principes de la présentation visuelle
Une bonne communication orale s’appuie sur des supports visuels percutants. Cette section familiarise l’élève avec l’interface de PowerPoint : ruban, volet de diapositives et modes d’affichage. Il apprend les règles ergonomiques de conception (lisibilité, contraste, densité de l’information) pour créer des diapositives claires et professionnelles, adaptées par exemple à la présentation du rapport annuel d’une ONG à Goma.
4.2. Création et mise en forme des diapositives
La structure du diaporama doit soutenir le discours. Ce point guide l’élève dans l’insertion de nouvelles diapositives, le choix des mises en page automatiques et l’application de thèmes graphiques cohérents. Il apprend à manipuler les zones de texte, à modifier les polices et à utiliser les masques de diapositives pour uniformiser l’apparence de la présentation selon la charte graphique de l’entreprise.
4.3. Intégration d’objets multimédias et graphiques
L’enrichissement du contenu capte l’attention de l’auditoire. L’élève apprend à insérer et à formater des images, des formes géométriques et des graphiques SmartArt pour illustrer des concepts ou des processus. Cette compétence permet de transformer des données brutes en visuels explicites, facilitant la compréhension des enjeux lors des réunions décisionnelles.
4.4. Gestion des arrière-plans et design
L’esthétique contribue à la crédibilité du message. Ce sous-chapitre forme aux techniques avancées de personnalisation des arrière-plans, utilisant des dégradés, des textures ou des images filigranées. L’élève développe sa sensibilité graphique pour produire des supports visuellement attrayants sans nuire à la lisibilité du contenu textuel.
Chapitre 5 : Animation et Diffusion des Présentations
5.1. Techniques de transition entre diapositives
La fluidité du discours dépend de l’enchaînement visuel. Cette section enseigne l’application et le paramétrage des transitions pour rythmer le passage d’une idée à l’autre. L’élève apprend à choisir des effets sobres et professionnels, à régler leur durée et à automatiser le défilement si nécessaire, évitant les effets distractifs.
5.2. Animation des éléments de contenu
L’apparition progressive des informations aide à focaliser l’attention. Ce point aborde l’animation des textes et des objets à l’intérieur d’une diapositive. L’élève maîtrise les effets d’entrée, d’emphase et de sortie, synchronisant l’affichage des points clés avec le déroulement de l’exposé oral.
5.3. Paramétrage du diaporama et minutage
La maîtrise du temps est essentielle lors d’une présentation. L’élève apprend à configurer le mode diaporama, à utiliser le mode présentateur pour visualiser ses notes et à répéter le minutage. Il acquiert les compétences pour gérer le déroulement de la présentation de manière autonome, s’assurant que l’exposé respecte les contraintes temporelles imposées.
5.4. Impression et diffusion des supports
La présentation se prolonge souvent par la remise de documents. Ce sous-chapitre traite des options d’impression des diapositives sous forme de documents (handouts) destinés à l’auditoire. L’élève apprend à optimiser la mise en page pour l’impression (plusieurs diapositives par page) et à exporter la présentation en format PDF pour une diffusion électronique universelle.
Chapitre 6 : Gestion du Temps et Planification (Outlook)
6.1. Organisation de l’agenda électronique
L’agenda est le tableau de bord du secrétaire. Cette section initie à l’utilisation du calendrier Outlook pour planifier les activités quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. L’élève apprend à créer des événements, à définir des plages horaires de travail et à gérer les vues multiples pour visualiser l’emploi du temps du chef de service, par exemple dans une administration provinciale au Kongo Central.
6.2. Gestion des rendez-vous et réunions
La coordination des rencontres exige précision et réactivité. Ce point forme à la création de rendez-vous simples et de réunions invitant plusieurs participants. L’élève apprend à vérifier les disponibilités, à envoyer des invitations formelles, à gérer les réponses (acceptation, refus) et à planifier des réunions périodiques récurrentes.
6.3. Gestion des tâches et des priorités
La productivité repose sur le suivi des actions à accomplir. L’élève découvre le gestionnaire de tâches pour lister, hiérarchiser et suivre l’avancement des travaux administratifs. Il apprend à définir des dates d’échéance, à affecter des priorités et à déléguer des tâches à d’autres collaborateurs, assurant qu’aucune obligation professionnelle ne soit oubliée.
6.4. Planification des déplacements et voyages
L’organisation logistique des missions est une compétence clé. Ce sous-chapitre applique les outils de planification à l’organisation de voyages professionnels. L’élève s’exerce à bloquer les dates, à intégrer les horaires de transport et d’hébergement dans l’agenda et à centraliser toutes les informations utiles au déplacement du personnel dans un format accessible et partagé.
Chapitre 7 : Analyse de Données et Représentation Graphique (Excel)
7.1. Création de tableaux de données structurés
L’analyse commence par l’organisation rigoureuse des données. Cette section revoit la création de tableaux Excel, insistant sur la distinction entre étiquettes et valeurs, et l’importance de la structuration pour l’analyse ultérieure. L’élève prépare des bases de données propres, prêtes à être exploitées graphiquement.
7.2. Génération et typologie des graphiques
Les chiffres parlent mieux en images. Ce point enseigne la procédure d’insertion de graphiques à partir de données sélectionnées. L’élève apprend à choisir le type de graphique adéquat (histogramme pour les comparaisons, secteur pour les proportions, courbe pour les évolutions) en fonction de la nature de l’information à communiquer, comme l’évolution des recettes d’un marché communal.
7.3. Personnalisation et mise en forme des graphiques
La clarté du graphique dépend de son habillage. L’élève apprend à modifier les éléments constitutifs du graphique : titres, légendes, axes, étiquettes de données et couleurs. Il développe la capacité à rendre le graphique auto-explicatif et esthétiquement professionnel, prêt à être intégré dans un rapport officiel.
7.4. Intégration des graphiques dans les documents
La synergie entre les logiciels de la suite bureautique est indispensable. Ce sous-chapitre forme aux techniques de copier-coller avec liaison ou incorporation des graphiques Excel vers Word ou PowerPoint. L’élève comprend comment maintenir la mise à jour automatique des graphiques dans le rapport final lorsque les données sources changent dans le tableur.
PARTIE 3 : GESTION INFORMATISÉE DES RESSOURCES 📉
Cette troisième partie constitue le cœur applicatif du cours, où l’outil informatique devient le moteur de la gestion administrative. Elle focalise sur l’automatisation des processus répétitifs et critiques tels que la paie, la gestion des stocks et la tenue de la trésorerie. L’élève apprend à construire des outils de gestion fiables et pérennes, minimisant les risques d’erreur humaine dans les calculs financiers et logistiques.
Chapitre 8 : Automatisation de la Gestion du Personnel
8.1. Structure de la fiche de paie sur tableur
La paie est un acte de gestion sensible qui exige une précision absolue. Cette section guide l’élève dans la modélisation d’un bulletin de paie conforme à la législation sociale congolaise sur Excel. Il apprend à structurer les colonnes pour les éléments fixes (salaire de base) et variables, préparant le terrain pour l’automatisation des calculs.
8.2. Calcul des éléments de rémunération (Formules de base)
L’automatisation repose sur la maîtrise des opérations arithmétiques. Ce point forme à l’utilisation des formules pour calculer les gains bruts, incluant les heures supplémentaires et les primes diverses. L’élève apprend à utiliser les références relatives et absolues pour copier efficacement les formules sur l’ensemble du personnel.
8.3. Fonctions logiques et statistiques pour les RH
La gestion RH nécessite des analyses globales. L’élève s’initie aux fonctions statistiques (NBVAL, MIN, MAX, MOYENNE) pour extraire des indicateurs sociaux, comme l’effectif total ou le salaire moyen. Il utilise également des fonctions logiques simples pour déterminer l’éligibilité à certaines primes, rendant le tableau de paie dynamique et intelligent.
8.4. Calcul des retenues et du salaire net
La finalité de la paie est le calcul du net à payer. Ce sous-chapitre enseigne l’intégration des formules de calcul pour les retenues fiscales (IPR) et sociales (CNSS). L’élève construit la chaîne de calcul complète aboutissant au salaire net, garantissant la conformité des déductions opérées.
Chapitre 9 : Gestion Commerciale et des Stocks
9.1. Conception du Bon de Commande
L’acte d’achat doit être formalisé. Cette section entraîne l’élève à concevoir un modèle de bon de commande automatisé. Il apprend à utiliser les formules de multiplication pour calculer les montants par ligne (Quantité x Prix Unitaire) et la somme automatique pour le total global, créant un document commercial professionnel et sans erreur de calcul.
9.2. Établissement de la Facture
La facturation est la source de revenus de l’entreprise. Ce point forme à l’élaboration de factures sur tableur, intégrant les calculs de remises commerciales et de taxes éventuelles. L’élève conçoit un gabarit réutilisable qui assure la cohérence visuelle et l’exactitude arithmétique des documents de vente émis par l’entreprise.
9.3. Tenue de la Fiche de Stock
Le suivi des mouvements de stock est vital pour la logistique. L’élève apprend à créer une fiche de stock perpétuel sur Excel, utilisant des formules pour mettre à jour le solde après chaque entrée ou sortie. Il visualise ainsi en temps réel les disponibilités matérielles, facilitant la gestion des approvisionnements d’un magasin ou d’un économat.
9.4. Automatisation des alertes de réapprovisionnement
L’anticipation est la clé d’une bonne gestion de stock. Ce sous-chapitre introduit l’utilisation de la mise en forme conditionnelle ou de fonctions simples pour signaler visuellement les articles atteignant le seuil de commande. L’élève crée un outil d’aide à la décision qui alerte le gestionnaire sur les besoins de réassortiment imminents.
Chapitre 10 : Gestion Financière et Trésorerie
10.1. Tenue du Livre de Caisse Informatisé
La trace des flux d’espèces doit être rigoureuse. Cette section guide la création d’un livre de caisse sur Excel, enregistrant chronologiquement les recettes et les dépenses. L’élève apprend à paramétrer les formules de cumul pour obtenir le solde de caisse instantané, remplaçant les registres manuels sujets aux ratures et aux erreurs.
10.2. Suivi des opérations bancaires
La gestion des comptes bancaires suit la même logique de rigueur. Ce point adapte le modèle du livre de caisse au suivi des mouvements bancaires. L’élève conçoit un tableau permettant de pointer les virements, les chèques et les frais bancaires, facilitant le rapprochement avec les relevés officiels de la banque.
10.3. Analyse des entrées et sorties de fonds
Le gestionnaire doit avoir une vue d’ensemble des finances. L’élève apprend à utiliser les fonctionnalités de tri et de filtre d’Excel pour analyser les flux financiers par catégorie de dépense ou par période. Il développe la capacité à extraire des synthèses rapides pour répondre aux demandes de la direction sur l’état de la trésorerie.
10.4. Synthèse et situation de trésorerie
La consolidation des données financières aboutit au rapport de trésorerie. Ce sous-chapitre forme à l’élaboration d’un tableau récapitulatif présentant la situation financière globale de l’entité à un instant T. L’élève apprend à lier les données des différents journaux pour produire une situation de trésorerie fiable, outil indispensable au pilotage financier de l’entreprise.
ANNEXES
A. Glossaire technique
Cette section recense et définit les termes techniques incontournables rencontrés durant le cours, tels que « Système d’exploitation », « Protocole TCP/IP », « Cellule active », « Masque de diapositive » ou « Incoterm ». Elle sert de référence lexicale pour assurer la précision du langage technique de l’élève.
B. Raccourcis clavier essentiels
Un tableau récapitulatif des combinaisons de touches les plus productives pour Windows, Word, Excel et PowerPoint est fourni. La maîtrise de ces raccourcis (Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+Z, F5, Alt+Tab) est un indicateur de professionnalisme et de rapidité d’exécution pour tout opérateur de saisie et secrétaire.
C. Guide de maintenance préventive
Une fiche pratique résume les gestes de maintenance hebdomadaire et mensuelle pour le matériel informatique (nettoyage écran, dépoussiérage unité centrale, mise à jour antivirus, défragmentation). Ce guide vise à inculquer une culture de soin et de responsabilité vis-à-vis de l’outil de travail.