MANUEL DE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE, 2ÈME ANNÉE HUMANITÉS, OPTION SECRÉTARIAT-ADMINISTRATION (ANCIENNEMENT 4ÈME ANNÉE)
Edition 2025 / Enseignement Primaire, Secondaire et Technique en RDC
PRELIMINAIRES
0.1. Note pédagogique aux enseignants
Ce manuel pédagogique constitue le socle fondamental de l’enseignement de la comptabilité générale pour la deuxième année des humanités techniques, option Secrétariat-Administration. Il respecte scrupuleusement les compétences définies par le Programme National, en particulier celles liées à la gestion de la trésorerie, à la rémunération du personnel et à la tenue des livres comptables selon le système OHADA révisé. L’approche privilégie la pratique professionnelle : l’élève doit percevoir la comptabilité non comme une abstraction mathématique, mais comme un outil d’organisation et de preuve indispensable au secrétariat. L’enseignant veillera à ancrer chaque concept dans la réalité économique congolaise, en utilisant des pièces justificatives conformes aux normes fiscales et commerciales en vigueur.
0.2. Objectifs terminaux du cours
Au terme de cette année de formation, l’élève acquiert la capacité d’enregistrer les opérations commerciales courantes et de participer activement à la gestion financière d’une entité. Il maîtrise les mécanismes de la partie double, traite les opérations d’achat et de vente, et assure le suivi rigoureux de la trésorerie (caisse et banque). De plus, il développe les compétences nécessaires pour calculer la rémunération du personnel, gérer les stocks et produire les documents de synthèse élémentaires (Bilan et Compte de résultat). Son profil de sortie correspond à celui d’un assistant administratif polyvalent, capable de seconder efficacement un comptable ou un gestionnaire.
0.3. Méthodologie et approche par compétences
L’enseignement adopte une méthodologie active et situationnelle. Chaque chapitre débute par l’analyse d’une pièce justificative réelle (facture, chèque, bulletin de paie) pour en déduire le traitement comptable approprié. Les exercices simulent le fonctionnement quotidien de PME locales, obligeant l’élève à organiser, classer et enregistrer les flux d’informations financières. L’évaluation porte sur la justesse des imputations, la rigueur de la tenue des livres et la capacité à justifier chaque écriture par une pièce probante, reflétant les exigences de traçabilité des entreprises congolaises.
PARTIE 1 : ORGANISATION COMPTABLE ET GESTION DE LA TRÉSORERIE 💰
Cette première partie pose les fondements de l’organisation administrative et financière de l’entreprise. Elle définit le cadre légal et normatif de la comptabilité en RDC, centré sur le système OHADA. L’élève apprend à identifier, analyser et classer les documents qui servent de base à tout enregistrement comptable. L’accent est ensuite mis sur la gestion des liquidités, compétence critique pour le secrétariat, assurant le contrôle des flux entrants et sortants via la caisse et les comptes bancaires.
Chapitre 1 : Le Cadre Normatif et l’Organisation Comptable
1.1. Le système comptable OHADA et ses principes
La comptabilité en RDC obéit aux normes de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA). Cette section présente les principes fondamentaux tels que la prudence, la régularité et la sincérité des comptes. L’élève assimile la structure du Plan Comptable Général OHADA, apprenant à codifier les opérations selon les classes de comptes, des capitaux propres aux charges et produits.
1.2. Le patrimoine de l’entreprise et le bilan initial
L’activité débute par un état des lieux des ressources et des emplois. Ce point définit les notions d’Actif et de Passif, illustrant la composition du patrimoine d’une entreprise. L’élève apprend à dresser un bilan d’ouverture équilibré, distinguant les biens durables (immobilisations) des dettes et des capitaux propres, simulant la création d’une petite entreprise de services à Kinshasa.
1.3. Le principe de la partie double et le virement comptable
Tout flux financier a une origine et une destination. Cette section explique le mécanisme fondamental du débit et du crédit, garantissant l’équilibre permanent de l’écriture comptable. L’élève s’exerce à décomposer les transactions simples en flux emplois-ressources, appliquant la technique du virement comptable pour transférer des valeurs entre différents comptes.
1.4. L’organisation matérielle des travaux comptables
La fiabilité de la comptabilité dépend de son organisation. Ce sous-chapitre décrit le circuit de l’information comptable, de la réception de la pièce justificative à l’archivage. L’élève découvre les différents supports : le brouillard, le journal, le grand-livre et la balance, comprenant leur rôle respectif dans la chaîne de traitement de l’information financière.
Chapitre 2 : Les Pièces Justificatives et leur Classement
2.1. Typologie et valeur probante des documents
La comptabilité ne tolère aucune écriture sans preuve. Cette section recense les pièces justificatives internes et externes : factures, reçus, bons de commande, chèques et relevés bancaires. L’élève apprend à vérifier la validité formelle de ces documents (dates, signatures, montants), condition sine qua non de leur enregistrement.
2.2. Analyse pré-comptable et imputation
Avant l’enregistrement, le document doit être analysé. Ce point forme l’élève à l’imputation comptable, consistant à déterminer les comptes à débiter et à créditer sur la base de la pièce justificative. Il s’exerce à annoter directement les documents ou à utiliser des tickets d’imputation, préparant la saisie dans le journal.
2.3. Organisation du classement et de l’archivage
Retrouver une pièce justificative est une nécessité légale et de gestion. L’élève étudie les méthodes de classement chronologique, alphabétique et numérique adaptées aux documents comptables. Il met en place un système d’archivage physique (classeurs, boîtes d’archives) garantissant la conservation des preuves pendant la durée légale requise en RDC.
2.4. Le rôle du secrétariat dans la collecte des pièces
Le secrétaire est souvent le premier point d’entrée des documents. Ce sous-chapitre définit les responsabilités du secrétaire administratif dans la centralisation des factures fournisseurs, des notes de frais et des reçus clients. L’élève apprend à établir des bordereaux de transmission pour remettre ces documents au service comptable de manière sécurisée et tracée.
Chapitre 3 : Gestion de la Trésorerie (Caisse et Banque)
3.1. Tenue du brouillard et du livre de caisse
La gestion des espèces exige une rigueur quotidienne. Cette section détaille la tenue du livre de caisse, enregistrant chronologiquement les recettes et les dépenses en espèces. L’élève apprend à calculer le solde progressif et à effectuer les arrêtés de caisse journaliers, vérifiant la concordance entre le solde théorique et les espèces physiques disponibles.
3.2. Les opérations bancaires et le chèque
Les transactions scripturales sécurisent les échanges. Ce point analyse les mécanismes du compte courant bancaire et l’utilisation des instruments de paiement comme le chèque et le virement. L’élève s’exerce à remplir correctement un chèque, à établir un ordre de virement et à enregistrer ces opérations dans la comptabilité de l’entreprise, en tenant compte des dates de valeur.
3.3. Le rapprochement bancaire
La concordance entre la comptabilité de l’entreprise et celle de la banque doit être vérifiée périodiquement. L’élève apprend à effectuer un état de rapprochement bancaire pour justifier les écarts entre le solde du compte 52 (Banque) et le relevé bancaire (décalages de dates, frais bancaires). Cette compétence assure le contrôle précis des avoirs en banque.
3.4. Gestion des petites dépenses et régie d’avance
Le fonctionnement quotidien nécessite des fonds pour les menus frais. Ce sous-chapitre explique le fonctionnement d’une caisse de menues dépenses ou régie d’avance. L’élève apprend à gérer un fonds fixe, à justifier chaque dépense par un bon de petite caisse et à préparer la demande de réapprovisionnement auprès de la comptabilité centrale.
PARTIE 2 : OPÉRATIONS COURANTES ET GESTION DES RESSOURCES 📉
Cette deuxième partie aborde le cœur de l’activité économique de l’entreprise : acheter, produire, vendre et rémunérer. Elle applique les principes comptables aux opérations cycliques d’exploitation. L’élève développe des compétences spécifiques liées à la gestion des stocks, à la facturation et, point crucial du programme, à la détermination et à la comptabilisation de la rémunération du personnel, reflétant les obligations sociales et fiscales de l’employeur congolais.
Chapitre 4 : Les Achats et les Dettes Fournisseurs
4.1. Le processus d’achat et la facture fournisseur
L’approvisionnement engage financièrement l’entreprise. Cette section suit le circuit comptable de l’achat, de la réception du bon de commande à l’enregistrement de la facture fournisseur (« Facture Doit »). L’élève apprend à comptabiliser les achats de marchandises, de matières premières et de fournitures de bureau, en distinguant le montant hors taxes et la TVA récupérable.
4.2. Les réductions commerciales et financières sur achats
La négociation commerciale impacte l’enregistrement comptable. Ce point traite du traitement des rabais, remises et ristournes obtenus des fournisseurs, ainsi que de l’escompte pour règlement anticipé. L’élève s’exerce à comptabiliser ces réductions, qu’elles figurent sur la facture initiale ou fassent l’objet d’une facture d’avoir ultérieure.
4.3. Les frais accessoires sur achats (Transport)
Le coût d’achat inclut les frais annexes. L’élève apprend à enregistrer les frais de transport, de douane (fréquents pour les importations via Matadi) et d’assurance liés aux achats. Il intègre ces coûts dans le prix de revient des marchandises stockées ou les comptabilise en charges par nature selon les cas.
4.4. Le règlement des fournisseurs et le suivi des échéances
La solvabilité de l’entreprise dépend du respect des échéances. Ce sous-chapitre aborde l’enregistrement des paiements aux fournisseurs (par caisse, banque ou effets de commerce). L’élève apprend à lettrer les comptes fournisseurs pour identifier les factures non soldées et à gérer un échéancier de paiement pour éviter les pénalités de retard.
Chapitre 5 : Les Ventes et les Créances Clients
5.1. Établissement et comptabilisation de la facture client
La vente génère le chiffre d’affaires. Cette section forme l’élève à l’émission et à l’enregistrement de la facture de vente (« Facture Doit »). Il apprend à créditer les comptes de produits (Ventes de marchandises, Prestations de services) et à débiter les comptes clients ou de trésorerie, en appliquant correctement la TVA collectée pour le compte de l’État.
5.2. Gestion des retours et factures d’avoir
Les litiges commerciaux entraînent des rectifications. Ce point explique la procédure comptable liée aux retours de marchandises ou aux erreurs de facturation. L’élève apprend à établir et comptabiliser une facture d’avoir, annulant partiellement ou totalement la créance initiale et régularisant la TVA correspondante.
5.3. Les emballages commerciaux (Consignation et reprise)
La gestion des contenants est courante dans le commerce local (brasseries, cimenteries). L’élève étudie le traitement comptable des emballages consignés (dettes envers les clients) et leur reprise (remboursement de la consigne) ou leur non-restitution (transformation en vente). Il distingue les emballages perdus des emballages récupérables.
5.4. Le recouvrement des créances et les provisions
La transformation de la créance en liquidité est vitale. Ce sous-chapitre traite du suivi des encaissements clients et de la gestion des impayés. L’élève apprend à constater les créances douteuses et à constituer des provisions pour dépréciation, respectant le principe de prudence face au risque de non-paiement.
Chapitre 6 : Gestion des Stocks et Inventaire Permanent
6.1. Les méthodes de valorisation des stocks
La valeur du stock influence le résultat. Cette section présente les méthodes de valorisation des sorties de stock autorisées par l’OHADA, principalement le Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP) et le Premier Entré – Premier Sorti (PEPS/FIFO). L’élève calcule la valeur du stock final en appliquant ces méthodes à des mouvements de marchandises diversifiés.
6.2. Tenue de la fiche de stock
Le suivi physique et comptable doit concorder. Ce point forme à la tenue de la fiche de stock en quantité et en valeur. L’élève enregistre les bons d’entrée et de sortie, calcule les stocks théoriques et assure la traçabilité des articles, simulant la gestion d’un dépôt pharmaceutique à Kisangani.
6.3. Inventaire physique et régularisation
Le contrôle périodique valide la comptabilité. L’élève apprend à organiser un inventaire physique (comptage) et à le comparer avec le stock théorique. Il procède aux écritures de régularisation pour ajuster les stocks comptables aux réalités physiques (vol, casse, dessiccation), garantissant la sincérité du bilan.
6.4. Variation de stock et impact sur le résultat
Le stockage ou le déstockage affecte la consommation de l’exercice. Ce sous-chapitre explique le mécanisme des comptes de variation de stocks. L’élève comprend comment la variation de stock corrige les achats pour déterminer le coût d’achat des marchandises vendues ou la consommation de matières de la période.
Chapitre 7 : Rémunération du Personnel et Charges Sociales
7.1. Les éléments constitutifs du salaire
La paie est une obligation complexe. Cette section détaille la structure du salaire : salaire de base, heures supplémentaires, primes (transport, logement, risque) et avantages en nature. L’élève apprend à identifier ces éléments conformément au Code du travail congolais pour constituer la rémunération brute.
7.2. Calcul des retenues sociales et fiscales (IPR, CNSS)
Le passage du brut au net implique des prélèvements obligatoires. Ce point forme au calcul de l’Impôt Professionnel sur les Revenus (IPR) selon le barème progressif et des cotisations à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS – part ouvrière). L’élève maîtrise les taux et les assiettes de calcul applicables en RDC.
7.3. Comptabilisation de la paie et des charges patronales
L’enregistrement de la paie génère des dettes envers le personnel et l’État. L’élève apprend à passer les écritures de liquidation de la paie (débit des charges de personnel, crédit des dettes sociales et fiscales). Il calcule et comptabilise également les charges patronales (CNSS part patronale, INPP, ONEM) supportées par l’entreprise.
7.4. Le règlement des salaires et les documents annexes
La finalité est le paiement effectif. Ce sous-chapitre traite du paiement des salaires nets (virement, espèces) et de l’établissement des documents obligatoires : livre de paie, bulletins de paie individuels et déclarations de versement des impôts et cotisations. L’élève s’assure de la conformité administrative du processus de rémunération.
PARTIE 3 : TRAVAUX DE FIN D’EXERCICE ET SYNTHÈSE 📊
Cette troisième partie guide l’élève vers la clôture de l’exercice comptable. Elle aborde les opérations d’inventaire qui permettent d’ajuster les comptes à la réalité économique de fin d’année, notamment l’amortissement du matériel. L’objectif final est la production et la compréhension des états financiers de synthèse : le Bilan et le Compte de Résultat, véritables tableaux de bord de la santé financière de l’entité.
Chapitre 8 : Les Amortissements et Dépréciations
8.1. Notion et plan d’amortissement
L’usage use les biens durables. Cette section définit l’amortissement comme la constatation comptable de la perte de valeur irréversible des immobilisations (bâtiments, matériel de bureau). L’élève apprend à établir un plan d’amortissement linéaire, calculant les annuités en fonction de la durée de vie utile du bien.
8.2. Comptabilisation des dotations aux amortissements
L’amortissement est une charge non décaissée. Ce point forme à l’enregistrement des dotations aux amortissements en fin d’exercice. L’élève apprend à débiter le compte de dotations (charges) et à créditer le compte d’amortissement (actif soustractif), réduisant ainsi la valeur comptable nette des immobilisations au bilan.
8.3. Les provisions pour dépréciation des actifs circulants
Certaines pertes de valeur sont probables mais non définitives. L’élève étudie la constitution et l’ajustement des provisions sur clients douteux et sur stocks dépréciés. Il apprend à respecter le principe de prudence en anticipant les pertes potentielles sans pour autant fausser le résultat par des provisions excessives.
8.4. Sortie des immobilisations (Cession et mise au rebut)
La vie du matériel a une fin. Ce sous-chapitre traite du traitement comptable de la cession ou de la mise au rebut d’une immobilisation. L’élève apprend à solder les comptes d’amortissements et de valeur brute, et à déterminer la plus-value ou la moins-value réalisée lors de la sortie du bien du patrimoine.
Chapitre 9 : Détermination du Résultat et Clôture
9.1. La balance après inventaire
Le contrôle final avant la synthèse. Cette section présente la balance après inventaire comme l’état récapitulatif de tous les comptes après enregistrement des écritures de régularisation. L’élève apprend à vérifier l’égalité des débits et des crédits et la cohérence des soldes avant de procéder à la détermination du résultat.
9.2. Les soldes intermédiaires de gestion (Introduction)
Le résultat se construit par étapes. Ce point initie l’élève à la structure du Compte de Résultat en cascade. Il découvre les notions de Marge Commerciale, Valeur Ajoutée et Excédent Brut d’Exploitation, indicateurs clés pour analyser la performance d’une activité commerciale à Lubumbashi ou ailleurs.
9.3. Virement des charges et produits et résultat net
La clôture des comptes de gestion. L’élève apprend la technique de virement des soldes des comptes de charges et de produits vers le compte de Résultat Net. Il détermine si l’entreprise a réalisé un bénéfice (produits supérieurs aux charges) ou une perte, validant la rentabilité de l’exercice.
9.4. Clôture et réouverture des comptes
Le cycle comptable est perpétuel. Ce sous-chapitre explique la procédure technique de clôture des livres (journal et grand-livre) et l’établissement du bilan de clôture. L’élève apprend ensuite à générer les écritures de réouverture des comptes de bilan au premier jour de l’exercice suivant, assurant la continuité comptable (« Report à Nouveau »).
Chapitre 10 : Les Documents de Synthèse (États Financiers)
10.1. Présentation et structure du Bilan OHADA
Le Bilan est la photographie du patrimoine. Cette section détaille la structure normalisée du Bilan selon le système minimal de trésorerie ou le système normal OHADA. L’élève apprend à classer les postes de l’Actif (immobilisé, circulant) et du Passif (capitaux propres, dettes) pour présenter une situation patrimoniale claire et équilibrée.
10.2. Présentation du Compte de Résultat
Le Compte de Résultat explique la performance. Ce point forme à l’élaboration du Compte de Résultat, regroupant les charges et les produits par nature. L’élève apprend à présenter les activités d’exploitation, financières et Hors Activités Ordinaires (H.A.O) pour expliquer la formation du résultat net de l’exercice.
10.3. Analyse sommaire des états financiers
Les chiffres doivent être interprétés. L’élève s’initie au calcul de quelques ratios simples à partir des documents de synthèse : fonds de roulement, liquidité générale et rentabilité. Il apprend à formuler des commentaires basiques sur la santé financière de l’entreprise, simulant un rapport à la direction.
10.4. Obligations légales et conservation des documents
La comptabilité est un outil de preuve fiscale et juridique. En conclusion, ce sous-chapitre rappelle les obligations de dépôt des états financiers et les délais légaux de conservation des livres et pièces comptables en RDC (généralement 10 ans). L’élève prend conscience de la responsabilité légale liée à la tenue régulière de la comptabilité.
ANNEXES
A. Plan Comptable Général OHADA (Extrait Scolaire)
Cette annexe fournit la liste des comptes essentiels pour la deuxième année, classés par classe (1 à 9). Elle sert de référence constante pour les exercices d’imputation, permettant à l’élève de se familiariser avec la codification officielle utilisée dans tout l’espace OHADA.
B. Modèles de Pièces Justificatives (RDC)
Un recueil de modèles conformes aux usages locaux : factures avec TVA et RCCM, bulletins de paie intégrant l’IPR et la CNSS, bons de caisse, chèques et ordres de virement. Ces modèles servent de support visuel pour les analyses pré-comptables et les exercices de création de documents.
C. Barèmes Fiscaux et Sociaux (Exercice en cours)
Cette section présente les taux actuels nécessaires aux calculs de la paie : taux des cotisations CNSS (ouvrière et patronale), taux de l’INPP et de l’ONEM, et tranches du barème de l’IPR. Ces données permettent de réaliser des exercices de rémunération réalistes et actualisés.