COURS DE CORRESPONDANCE COMMERCIALE ANGLAISE, 3ÈME ANNÉE HUMANITÉS TECHNIQUES, OPTION SECRÉTARIAT-ADMINISTRATION
Édition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC
PRÉLIMINAIRES
Introduction Générale et Contexte Linguistique
Ce cours s’inscrit dans une démarche pragmatique visant à doter l’apprenant des compétences linguistiques nécessaires pour évoluer dans un environnement économique congolais de plus en plus ouvert sur le monde, notamment avec l’adhésion de la RDC à l’East African Community (EAC) et à la SADC. 🌍 La maîtrise de l’anglais commercial dépasse le simple cadre académique pour devenir un outil de gestion indispensable facilitant les échanges internationaux, l’import-export et la communication institutionnelle. L’enseignement dispensé privilégie une approche fonctionnelle où la grammaire et le vocabulaire servent directement la production de documents administratifs et commerciaux conformes aux standards internationaux.
Objectifs Terminaux d’Intégration
Au terme de cette année de formation, l’élève démontrera sa capacité à rédiger, comprendre et traiter des correspondances commerciales en anglais avec fluidité et précision. 🎯 Il maîtrisera les nuances stylistiques propres au « Business English », distinguant les registres formels des communications internes plus directes. L’apprenant sera en mesure de gérer l’intégralité du cycle d’une transaction commerciale par écrit, depuis la demande de renseignements initiale jusqu’au règlement final, en passant par la gestion des litiges éventuels.
Profil de l’Élève et Compétences Visées
L’élève sortant adoptera une posture professionnelle caractérisée par la rigueur syntaxique et la courtoisie diplomatique requise dans les affaires. 🧑💼 Il développera une autonomie rédactionnelle lui permettant de structurer des lettres, des mémos et des courriels sans recourir systématiquement à la traduction littérale, évitant ainsi les faux-amis et les maladresses culturelles. Ses compétences incluront la maîtrise de la mise en page anglo-saxonne, la compréhension des termes techniques de l’incoterm et la capacité à synthétiser des informations complexes en anglais.
Méthodologie et Approche Pédagogique
Le cours adopte une méthodologie active fondée sur l’analyse de documents authentiques et la simulation de situations professionnelles réalistes. 📚 Les exercices pratiques placeront l’élève dans le rôle d’un assistant administratif au sein d’entreprises fictives ou réelles opérant à Kinshasa, Lubumbashi ou Kisangani. L’accent sera mis sur l’acquisition de structures-types et de formules idiomatiques, favorisant ainsi des automatismes rédactionnels efficaces et immédiatement mobilisables sur le marché du travail.
PARTIE 1 : FONDEMENTS DU BUSINESS ENGLISH ET PRÉSENTATION MATÉRIELLE
Cette première partie établit les bases structurelles et linguistiques indispensables à toute communication écrite professionnelle en anglais. Elle définit les normes de présentation visuelle qui garantissent la crédibilité de l’émetteur et analyse les spécificités du langage commercial par opposition à l’anglais littéraire ou conversationnel.
Chapitre 1 : Principes de la Communication Commerciale en Anglais
1.1. Le style et le registre commercial (Business Style)
L’anglais des affaires exige une concision et une clarté (Clarity and Brevity) qui diffèrent du style académique francophone souvent plus élaboré. ✍️ Cette section analyse les principes du « Plain English » qui privilégie les phrases courtes, la voix active et le vocabulaire concret pour maximiser l’efficacité du message. L’élève apprend à bannir les archaïsmes et le jargon inutile pour adopter un ton moderne, professionnel et directement accessible au destinataire international.
1.2. La structure de la phrase et la ponctuation
La construction syntaxique anglaise impose un ordre rigoureux des mots (Sujet-Verbe-Complément) que l’apprenant doit respecter scrupuleusement pour éviter les ambiguïtés. 🔠 Ce sous-chapitre approfondit l’usage spécifique de la ponctuation dans la correspondance, notamment les différences d’utilisation de la virgule et des deux-points entre l’anglais britannique et l’anglais américain. Une attention particulière est portée aux connecteurs logiques qui assurent la fluidité et la cohérence de l’argumentation commerciale.
1.3. Les formules de politesse et le ton (Tone and Courtesy)
La maîtrise des salutations (Salutations) et des formules de clôture (Complimentary Closes) constitue un marqueur social déterminant dans la relation client-fournisseur. 🤝 L’élève étudie la corrélation stricte entre le degré de familiarité avec le destinataire et le choix des formules, distinguant par exemple « Yours faithfully » de « Yours sincerely ». Le cours aborde également l’usage des verbes modaux (could, would, may) pour atténuer les demandes et exprimer la courtoisie sans obséquiosité.
1.4. Le vocabulaire de base du bureau et de l’administration
L’acquisition d’un lexique précis lié à l’environnement de bureau permet à l’élève de décrire efficacement les tâches administratives quotidiennes. 🗂️ Cette section recense la terminologie essentielle concernant l’équipement bureautique, les services de l’entreprise (HR, Accounting, Sales) et les fonctions hiérarchiques. Des exercices de mise en situation renforcent la mémorisation des termes relatifs à la gestion des dossiers, au classement et à la communication interne.
Chapitre 2 : La Présentation Normalisée de la Lettre (Layout)
2.1. Les dispositions : Bloc et Indentée (Block vs Indented Style)
La correspondance internationale privilégie majoritairement la disposition « Full Block Style » où tous les éléments sont alignés à gauche, facilitant ainsi la saisie informatique. 📐 L’enseignant explique les distinctions visuelles entre ce format américain moderne et le style « Indented » plus traditionnel, encore utilisé dans certaines administrations du Commonwealth. L’élève apprend à choisir la disposition adéquate en fonction de l’image que l’entreprise souhaite projeter et des standards de son partenaire commercial.
2.2. Les mentions obligatoires et l’en-tête (Letterhead)
La structuration de l’en-tête, incluant la raison sociale, l’adresse physique et les coordonnées numériques, doit respecter les normes internationales de lisibilité. 🏢 Ce point détaille le positionnement exact des références (Your Ref/Our Ref) et de la date, en soulignant les risques de confusion entre les formats de date britannique (DD/MM/YYYY) et américain (MM/DD/YYYY). L’élève s’exerce à rédiger des adresses complètes destinées à l’international, en intégrant correctement les codes postaux et les noms de pays.
2.3. Le corps de la lettre et les paragraphes
La segmentation du texte en paragraphes thématiques distincts améliore considérablement la lisibilité et l’impact du message commercial. 📝 L’élève apprend à structurer le corps de la lettre en trois temps : l’introduction qui pose le contexte, le développement qui expose les faits ou les arguments, et la conclusion qui appelle à l’action. L’utilisation des espaces blancs entre les paragraphes est présentée comme une technique visuelle essentielle pour aérer le document et guider l’œil du lecteur.
2.4. Les mentions spéciales et l’enveloppe
Certaines correspondances nécessitent des indications particulières telles que « Confidential », « Urgent » ou « Attention of », dont le placement obéit à des règles précises. ✉️ Cette section traite également de la présentation de l’enveloppe, assurant la cohérence avec la lettre intérieure et le respect des normes de tri postal automatisé. L’élève apprend à gérer les mentions de pièces jointes (Enclosures) et de copies conformes (cc) pour garantir la transparence administrative.
Chapitre 3 : La Correspondance Interne et Électronique
3.1. Le Mémorandum (Memo)
Le mémo reste l’outil privilégié pour la transmission d’informations, de directives ou de rapports succincts au sein d’une même organisation. 📌 L’enseignant expose la structure spécifique du mémo, caractérisée par l’absence de formules de politesse formelles et la présence d’un en-tête standardisé (To, From, Date, Subject). L’élève rédige des mémos sur des sujets concrets comme l’annonce d’une réunion au siège de la Gécamines ou la modification des horaires de travail.
3.2. Le courrier électronique professionnel (E-mail)
L’e-mail représente aujourd’hui le canal dominant des échanges commerciaux, imposant ses propres codes de rédaction et de comportement (Netiquette). 📧 Ce sous-chapitre définit les règles de rédaction d’un objet (Subject Line) percutant et informatif, essentiel pour que le message soit ouvert et traité prioritairement. L’élève s’entraîne à adapter le niveau de langue, naviguant entre le style semi-formel des échanges quotidiens et le style formel requis pour les premiers contacts ou les envois officiels.
3.3. La prise de messages et la note téléphonique
La capacité à synthétiser rapidement une information orale pour la transmettre par écrit est une compétence clé du secrétariat. ☎️ L’élève apprend à utiliser des formulaires de « Message Pad » pour noter avec exactitude l’identité de l’appelant, l’objet de l’appel et l’action requise (Rappel, Urgence). Les exercices simulent des appels internationaux nécessitant la maîtrise de l’alphabet phonétique et la vérification des numéros de téléphone et adresses email.
3.4. Les avis et circulaires (Notices and Circulars)
La rédaction d’avis destinés à l’affichage ou de circulaires envoyées à l’ensemble du personnel demande une grande précision informative. 📢 Cette section aborde la formulation d’instructions collectives, telles que les consignes de sécurité dans une usine à Kimpese ou les procédures de demande de congés. L’objectif est de produire des textes univoques, informatifs et engageants, favorisant l’adhésion du personnel aux directives de la direction.
PARTIE 2 : LE CYCLE DE LA TRANSACTION COMMERCIALE
Cette partie centrale du programme suit la chronologie logique des opérations commerciales, plongeant l’élève dans la réalité des échanges de biens et services. De la première prise de contact à la livraison effective, chaque chapitre développe les compétences rédactionnelles nécessaires pour initier, négocier et conclure des affaires en anglais.
Chapitre 4 : La Demande de Renseignements (Enquiries)
4.1. La demande d’information générale et de catalogues
L’initiative commerciale commence souvent par une sollicitation visant à découvrir les produits ou services d’un fournisseur potentiel. 🔍 L’élève apprend à rédiger une « General Enquiry » pour obtenir des brochures, des listes de prix ou des échantillons auprès de fournisseurs étrangers. La formulation doit présenter succinctement l’entreprise demandeuse, par exemple une société de distribution à Goma, et exprimer clairement l’intérêt pour la gamme de produits ciblée.
4.2. La demande de prix et de devis spécifique
Lorsque le besoin est précis, la lettre doit détailler les spécifications techniques pour obtenir une offre chiffrée exploitable. 💰 Ce sous-chapitre entraîne l’élève à formuler des demandes de cotation (Quotation) pour des quantités définies, en incluant les références exactes des articles souhaités. L’accent est mis sur la précision du vocabulaire technique pour éviter toute méprise sur la nature de la marchandise.
4.3. La demande de conditions de vente et de paiement
Outre le prix, les modalités de la transaction (délais, remises, transport) constituent des éléments cruciaux de la négociation. 📉 L’apprenant s’exerce à interroger le fournisseur sur ses « Terms of Trade », incluant les escomptes pour volume (Trade Discounts) et les délais de règlement (Payment Terms). La maîtrise des questions relatives aux Incoterms (EXW, FOB, CIF) est introduite ici pour clarifier le partage des coûts logistiques.
4.4. Les réponses aux demandes (Replies to Enquiries)
Le fournisseur doit répondre avec réactivité et précision pour transformer l’intérêt du prospect en opportunité de vente. ↩️ L’élève apprend à rédiger des réponses qui remercient le client pour son intérêt, fournissent les informations demandées et valorisent l’offre de l’entreprise. La rédaction inclut des formules incitatives encourageant le client à passer commande ou à solliciter un rendez-vous commercial.
Chapitre 5 : L’Offre et la Cotation (Offers and Quotations)
5.1. L’offre ferme et l’offre sous réserve
La distinction juridique entre une offre ferme, qui engage le vendeur pour une durée déterminée, et une offre indicative est fondamentale. 📄 L’enseignant explique comment formuler ces nuances en anglais, en utilisant des expressions comme « Subject to availability » ou « Firm for 30 days ». L’élève rédige des offres détaillées proposant des marchandises disponibles, comme du café de Beni ou du bois de l’Équateur, à des acheteurs internationaux.
5.2. La présentation du prix et des Incoterms
La clarté de la proposition tarifaire repose sur l’utilisation correcte des Incoterms qui définissent le point de transfert des risques et des frais. 🚢 Ce point approfondit la rédaction des clauses de prix, précisant si l’offre est « FOB Matadi » ou « CIF Antwerp ». L’élève apprend à justifier le prix par la qualité du produit et à présenter les frais annexes (assurance, emballage) de manière transparente.
5.3. Les conditions de livraison et de transport
L’acheteur international a besoin de garanties sur les délais d’expédition et les modes de transport envisagés. 🚚 La rédaction se concentre sur l’expression des engagements de livraison, en tenant compte des contraintes logistiques propres à la RDC. L’élève formule des phrases rassurantes mais réalistes concernant l’acheminement des marchandises par voie maritime, aérienne ou routière.
5.4. La lettre d’accompagnement du devis (Cover Letter)
Le devis chiffré est systématiquement accompagné d’une lettre qui personnalise la relation et argumente en faveur de l’offre. 📎 L’élève développe sa capacité de persuasion en mettant en avant les avantages concurrentiels de son entreprise, tels que la robustesse des produits ou l’excellence du service après-vente. Cette lettre vise à créer un climat de confiance et à anticiper les éventuelles objections du client.
Chapitre 6 : La Commande (Orders)
6.1. La passation de commande (Placing an Order)
La lettre de commande transforme l’intention d’achat en contrat commercial, exigeant une exactitude absolue dans la reprise des termes de l’offre. 🛒 L’élève rédige des courriers de commande qui récapitulent les références, les prix unitaires, les quantités et le montant total. L’importance de mentionner clairement le numéro de devis ou de catalogue de référence est soulignée pour éviter les erreurs de traitement.
6.2. Le bon de commande (Order Form)
L’utilisation de formulaires standardisés simplifie la procédure d’achat et minimise les risques d’omission d’informations vitales. 📋 Ce sous-chapitre analyse la structure typique d’un « Purchase Order » anglo-saxon et entraîne l’élève à le remplir correctement. L’attention est portée sur les instructions spécifiques, telles que les exigences de marquage des caisses ou les documents requis pour la douane.
6.3. L’accusé de réception et la confirmation (Acknowledgment)
Le fournisseur a l’obligation professionnelle de confirmer la bonne réception de la commande et son acceptation des conditions. ✅ L’élève apprend à rédiger des accusés de réception qui valident l’accord et rappellent la date de livraison prévue. Cette étape permet de sceller juridiquement la vente et de rassurer le client sur le lancement de la préparation de sa commande.
6.4. Le refus ou la modification de commande
Il arrive qu’une commande ne puisse être honorée aux conditions souhaitées, nécessitant une communication délicate. ❌ L’apprenant s’exerce à rédiger des lettres de « Counter-Offer » ou de refus motivé, par exemple en cas de rupture de stock ou de cessation de fabrication. L’objectif est de proposer des alternatives acceptables (produits de substitution) pour sauver la transaction et maintenir la relation commerciale.
Chapitre 7 : L’Expédition et la Livraison (Shipping and Delivery)
7.1. L’avis d’expédition (Advice of Dispatch)
Une fois les marchandises remises au transporteur, le vendeur doit en informer immédiatement l’acheteur pour qu’il prépare la réception. 📦 L’élève rédige des avis d’expédition détaillant le mode de transport, le nom du navire ou de la compagnie aérienne, et la date estimée d’arrivée (ETA). La précision des informations permet à l’importateur d’organiser le dédouanement et le stockage à l’arrivée.
7.2. Les documents de transport et de douane
La liasse documentaire accompagnant l’exportation est complexe et doit être parfaitement décrite dans la correspondance. 📑 Ce point couvre la terminologie liée au « Bill of Lading » (Connaissement), à l' »Air Waybill » (LTA) et au « Certificate of Origin ». L’élève apprend à mentionner l’envoi de ces documents originaux par courrier express séparé pour garantir leur disponibilité avant l’arrivée de la marchandise.
7.3. La gestion des retards de livraison
Les aléas logistiques sont fréquents et nécessitent une communication proactive pour prévenir l’insatisfaction du client. ⏳ L’élève s’entraîne à rédiger des lettres d’information expliquant les causes d’un retard, qu’il s’agisse de problèmes de production ou de difficultés de transport sur la route nationale. La rédaction doit exprimer des regrets sincères et proposer un nouveau calendrier de livraison crédible.
7.4. La réception et la vérification des marchandises
À l’arrivée, l’acheteur doit confirmer la réception et signaler la conformité de la livraison par rapport à la commande. 🔎 Ce sous-chapitre aborde la rédaction de lettres confirmant l’arrivée des biens en bon état (« Safe Arrival »). C’est l’occasion de clore la phase logistique de la transaction et d’ouvrir la voie à la phase de règlement financier.
PARTIE 3 : RÈGLEMENTS, LITIGES ET RECOUVREMENT
La dernière partie du cours aborde les aspects financiers et juridiques de la relation commerciale. Elle prépare l’élève à gérer les flux monétaires et à résoudre les contentieux inévitables dans la vie des affaires, en privilégiant toujours une approche amiable et constructive pour préserver les intérêts de l’entreprise.
Chapitre 8 : La Facturation (Invoicing)
8.1. La facture commerciale (Commercial Invoice)
La facture constitue la pièce comptable justificative de la créance et doit comporter des mentions légales strictes. 🧾 L’enseignant détaille les éléments constitutifs de la facture en anglais (Invoice Number, VAT Reg. No, Terms). L’élève apprend à vérifier la cohérence entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture finale pour éviter les rejets comptables.
8.2. La facture pro-forma (Pro-Forma Invoice)
La facture pro-forma est souvent requise avant l’expédition pour obtenir des licences d’importation ou des crédits bancaires. 🏦 Ce point explique la fonction spécifique de ce document qui ne constitue pas une demande de paiement immédiat mais un devis formalisé. L’élève rédige des lettres d’accompagnement expliquant l’utilité de la pro-forma pour les démarches administratives de l’acheteur.
8.3. Les notes de débit et de crédit (Debit and Credit Notes)
Les rectifications comptables suite à des erreurs de facturation ou des retours de marchandises se matérialisent par des notes de débit ou de crédit. 📉 L’élève étudie les situations justifiant l’émission de ces documents, comme une surcharge tarifaire à corriger ou une remise oubliée. La rédaction des courriers explicatifs accompagnant ces notes vise à clarifier la situation du compte client.
8.4. Les relevés de compte (Statements of Account)
L’envoi périodique d’un relevé de compte permet de pointer les factures dues et de faciliter le rapprochement comptable chez le client. 📊 L’élève apprend à présenter ce document récapitulatif et à rédiger une lettre courte invitant le client à vérifier la concordance de ses écritures. C’est un outil de gestion préventive qui facilite le recouvrement ultérieur.
Chapitre 9 : Les Règlements (Payments)
9.1. Les modes de paiement internationaux
La connaissance des instruments de paiement sécurisés est indispensable dans le commerce international. 💳 Ce sous-chapitre introduit le vocabulaire relatif aux virements bancaires (Bank Transfer/SWIFT), aux lettres de crédit (L/C) et aux remises documentaires. L’élève apprend à formuler les instructions bancaires précises pour assurer l’acheminement correct des fonds vers les comptes de l’entreprise en RDC.
9.2. L’avis de règlement (Advice of Payment)
Lorsque l’acheteur effectue le paiement, il est d’usage d’en informer le fournisseur pour faciliter le lettrage comptable. 💸 L’élève rédige des lettres confirmant qu’un virement a été ordonné ou qu’un chèque a été expédié. Ces courriers précisent les numéros de factures réglées et le montant total, évitant ainsi les relances inutiles.
9.3. L’accusé de réception de paiement
Le fournisseur confirme la réception des fonds, validant ainsi l’extinction de la dette pour la transaction concernée. 🏦 L’apprenant s’exerce à rédiger des reçus et des lettres de remerciement pour la promptitude du règlement. Cette courtoisie renforce la qualité de la relation commerciale et encourage le client à maintenir de bonnes habitudes de paiement.
9.4. Les demandes de délai de paiement
Les difficultés de trésorerie peuvent contraindre une entreprise à solliciter un échelonnement ou un report d’échéance. 🗓️ L’élève apprend à rédiger ces demandes délicates avec tact, en exposant les raisons conjoncturelles (retard d’encaissement, crise locale) sans paraître insolvable. L’objectif est d’obtenir la compréhension du fournisseur et de négocier un nouvel échéancier réaliste.
Chapitre 10 : Les Réclamations et le Recouvrement (Complaints and Collection)
10.1. La rédaction de la réclamation (Making a Complaint)
Une réclamation efficace doit exposer les faits objectivement et formuler une exigence de réparation claire. ⚠️ L’élève rédige des lettres pour signaler des avaries, des erreurs de référence ou des manquants à la livraison. Le ton doit rester ferme sur le fond mais professionnel sur la forme, évitant l’agressivité qui pourrait braquer l’interlocuteur.
10.2. La gestion et le règlement des litiges (Adjustments)
Répondre à une réclamation demande de la psychologie commerciale pour transformer un incident en opportunité de fidélisation. 🛠️ Ce point entraîne l’élève à analyser le bien-fondé de la plainte et à rédiger des réponses acceptant la responsabilité (« We apologize for the mistake ») ou rejetant la faute avec diplomatie. L’accent est mis sur la proposition de solutions concrètes : remplacement, avoir ou réparation.
10.3. Les lettres de rappel et de relance (Collection Letters)
Le recouvrement des créances impayées suit une gradation précise, du simple rappel à la mise en demeure. 🔔 L’élève apprend à rédiger la séquence des trois lettres de relance : le premier rappel courtois, la deuxième demande plus ferme et l’ultimatum avant action contentieuse. Chaque étape vise à obtenir le paiement tout en essayant de préserver la relation commerciale future.
10.4. La menaça d’action judiciaire (Legal Action Warning)
Lorsque toutes les tentatives amiables ont échoué, l’entreprise doit signifier son intention de recourir à la voie légale. ⚖️ Ce dernier sous-chapitre aborde la rédaction formelle et juridique de la lettre de mise en demeure finale. L’élève utilise un vocabulaire juridique précis pour informer le débiteur que le dossier sera transmis aux avocats ou à une agence de recouvrement si le règlement n’intervient pas immédiatement.
ANNEXES
A. Glossaire Commercial (English-French)
Ce lexique bilingue regroupe les termes techniques essentiels rencontrés tout au long du cours, classés par thématique (Logistique, Finance, Administration). 📖 Il sert de référence rapide pour l’élève, garantissant l’utilisation du mot juste et évitant les approximations traductionnelles.
B. Liste des Verbes Irréguliers Usuels
Une sélection ciblée des verbes irréguliers les plus fréquents dans le contexte des affaires (to buy, to sell, to send, to pay, to write). 🔤 Cette liste constitue un outil de révision grammaticale indispensable pour assurer la correction syntaxique des écrits commerciaux au passé et au participe passé.
C. Abréviations et Acronymes du Commerce International
Un tableau récapitulatif des sigles omniprésents dans la correspondance d’affaires (ASAP, VAT, CEO, Ltd, Inc, FAO). 🆔 La maîtrise de ces abréviations permet à l’élève de décoder rapidement les documents et d’utiliser ces raccourcis professionnels à bon escient.
D. Modèles de Lettres Types (Templates)
Une collection de gabarits prêts à l’emploi couvrant les situations standards (Demande de prix, Commande, Plainte). 📝 Ces modèles offrent une structure de base que l’élève pourra adapter aux cas particuliers, facilitant ainsi ses débuts dans la rédaction autonome.