COURS D’INFORMATIQUE, 3 EME ANNEE OPTION SECRETARIAT ET ADMINISTRATION (ANCIENNEMENT 5 EME ANNEE)
Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC
PRELIMINAIRES
Contexte Pédagogique et Profil de Sortie
Ce manuel s’aligne rigoureusement sur le Programme National de l’Enseignement Technique et Professionnel, ciblant spécifiquement le développement des compétences bureautiques avancées requises pour le technicien en Secrétariat-Administration. 🖥️ L’enseignement dispensé vise la maîtrise opérationnelle des logiciels de productivité, indispensable pour orchestrer efficacement les flux d’information au sein des organisations congolaises, des administrations publiques de Kinshasa aux entreprises minières du Katanga. L’apprenant consolide ici les acquis des années précédentes pour atteindre un niveau d’expert en traitement de texte, en analyse de données par tableur et en communication numérique.
Objectifs Terminaux d’Intégration
Au terme de cette année de formation, l’élève démontre sa capacité à produire des documents administratifs complexes intégrant des éléments graphiques et une mise en page sophistiquée. 🎯 Il conçoit des présentations assistées par ordinateur dynamiques pour soutenir la prise de décision et gère l’emploi du temps hiérarchique via des outils de planification numérique. La compétence s’étend à la sécurisation des données, à l’exploitation des périphériques de numérisation et à l’utilisation professionnelle des services Internet pour le travail collaboratif.
Approche Méthodologique
La pédagogie adoptée privilégie la méthode active et démonstrative, plaçant l’élève face à des situations professionnelles simulées qui exigent la mobilisation immédiate des ressources informatiques. 🖱️ Chaque séance alterne entre une brève exposition théorique des fonctionnalités logicielles et une pratique intensive sur ordinateur, favorisant l’autonomie. L’enseignant veille à contextualiser chaque exercice, transformant une simple tâche de saisie en une mission concrète, telle que l’élaboration d’un rapport annuel pour une ONG à Goma ou la planification d’une mission de service à Matadi.
Prérequis et Articulation
L’assimilation optimale de ce contenu exige une connaissance préalable de l’environnement Windows et des fonctions élémentaires de la suite Microsoft Office acquises lors des niveaux précédents. 📚 La progression suit une logique cumulative où la maîtrise du traitement de texte enrichi facilite l’apprentissage des outils de présentation, tandis que la compréhension des réseaux informatiques s’appuie sur les compétences de base en gestion de fichiers.
PARTIE 1 : TRAITEMENT AVANCÉ DE L’INFORMATION ET ANALYSE DE DONNÉES
Cette première partie approfondit l’expertise de l’élève sur les deux piliers de la bureautique administrative : le traitement de texte Word et le tableur Excel. L’objectif consiste à dépasser la simple saisie pour exploiter les fonctionnalités d’enrichissement visuel, de révision collaborative et d’analyse graphique des données, compétences cruciales pour la production de rapports professionnels et de tableaux de bord décisionnels.
CHAPITRE 1 : ENRICHISSEMENT ET MISE EN PAGE AVANCÉE SOUS WORD
1.1. Gestion des insertions graphiques et textuelles
L’élaboration de documents administratifs impactants nécessite l’intégration harmonieuse d’objets visuels au sein du texte. 🖼️ Cette section détaille les procédures d’insertion et de formatage des zones de texte, des lettrines pour les débuts de paragraphes stylistiques et des symboles spéciaux indispensables aux documents techniques ou scientifiques. L’élève apprend à manipuler ces objets pour créer des mises en page complexes, comme des brochures institutionnelles ou des bulletins d’information internes.
1.2. Structuration par les tableaux et les équations
La présentation de données chiffrées ou de listes structurées dans un rapport exige une maîtrise parfaite de l’outil Tableau. 📊 Le cours aborde la création, la modification des styles de bordures et l’agencement des cellules pour garantir une lisibilité optimale. Parallèlement, l’éditeur d’équations est exploré pour permettre la rédaction de documents intégrant des formules mathématiques ou statistiques, répondant aux besoins des services de comptabilité ou de planification.
1.3. Navigation et référencement interne
Pour les documents volumineux tels que les rapports de stage ou les procès-verbaux d’assemblée générale, la navigation fluide devient impérative. 🔗 L’enseignement se concentre sur l’insertion et la gestion des liens hypertextes, permettant de relier des parties du document entre elles ou de renvoyer vers des ressources externes. L’élève conçoit des documents interactifs facilitant l’accès rapide à l’information pour le lecteur numérique.
1.4. Finalisation du document : En-têtes et pieds de page
La conformité aux normes administratives impose une identification claire de chaque page d’un document officiel. 📝 Cette section traite de la personnalisation avancée des en-têtes et pieds de page, incluant l’insertion automatique de la numérotation, des dates et des logos d’entreprise. L’apprenant réalise des modèles de lettres types respectant la charte graphique d’organisations fictives ou réelles, comme la SNEL ou la REGIDESO.
CHAPITRE 2 : OUTILS DE RÉVISION ET DE SÉCURITÉ SOUS WORD ET EXCEL
2.1. Outils linguistiques et correction automatisée
La crédibilité d’un secrétaire administratif repose sur la qualité irréprochable de ses écrits. ✍️ Ce module explore les fonctionnalités de vérification orthographique et grammaticale, ainsi que l’utilisation du dictionnaire des synonymes pour enrichir le vocabulaire. Les outils de traduction intégrés sont également abordés pour faciliter la compréhension de correspondances internationales, un atout dans une économie globalisée.
2.2. Statistiques et analyse du document
L’évaluation du volume de travail et le respect des contraintes de rédaction nécessitent l’usage des statistiques de document. 📉 L’élève apprend à extraire les données relatives au nombre de mots, de caractères et de paragraphes, indispensables pour la facturation de travaux de saisie ou le respect de normes éditoriales strictes.
2.3. Protection des données et des fichiers
La confidentialité des informations sensibles, telles que les grilles salariales ou les stratégies commerciales, exige des mesures de protection rigoureuses. 🔒 Le cours enseigne les méthodes de verrouillage des fichiers par mot de passe, la protection des feuilles de calcul contre les modifications accidentelles et la restriction de l’accès à certaines parties d’un document Word, garantissant l’intégrité des données institutionnelles.
2.4. Travail collaboratif et suivi des modifications
Dans un environnement de bureau moderne, la rédaction est souvent un processus collectif. 👥 Cette section initie l’élève au mode « Suivi des modifications », permettant de visualiser les interventions de différents relecteurs, d’accepter ou de refuser les corrections et d’insérer des commentaires marginaux. Cette compétence est essentielle pour la finalisation de contrats ou de rapports validés par la hiérarchie.
CHAPITRE 3 : REPRÉSENTATION GRAPHIQUE DES DONNÉES SOUS EXCEL
3.1. Typologie et choix des graphiques
La transformation de données brutes en informations visuelles compréhensibles constitue une aide précieuse à la décision. 📈 L’enseignement présente les différentes familles de graphiques (histogrammes, courbes, secteurs, radars) et guide l’élève dans le choix du type le plus pertinent selon la nature des données, qu’il s’agisse de l’évolution du chiffre d’affaires d’une boutique à Lubumbashi ou de la répartition du personnel par province.
3.2. Création et alimentation des graphiques
La procédure technique de génération de graphiques à partir de plages de données sélectionnées est décortiquée. 🖱️ L’élève apprend à définir correctement les séries de données, à gérer les étiquettes d’axe et à intégrer de nouvelles données dans un graphique existant sans perturber la mise en forme. Les exercices portent sur la visualisation de statistiques démographiques ou économiques locales.
3.3. Personnalisation et mise en forme avancée
Pour maximiser l’impact visuel, le graphique doit être esthétique et lisible. 🎨 Ce module couvre la modification des couleurs, l’ajout de titres dynamiques, la gestion des légendes et l’application de styles prédéfinis ou personnalisés. L’objectif est de produire des graphiques professionnels prêts à être intégrés dans des rapports annuels ou des présentations aux actionnaires.
3.4. Graphiques combinés et modèles
L’analyse de phénomènes complexes requiert parfois la superposition de plusieurs types de visualisations. 📊 L’élève s’exerce à créer des graphiques combinés (ex: histogramme et courbe sur deux axes Y différents) pour mettre en corrélation des variables distinctes. La création et l’enregistrement de modèles de graphiques permettent ensuite de standardiser la production visuelle au sein d’un service.
CHAPITRE 4 : GESTION DE BASES DE DONNÉES SOUS EXCEL
4.1. Organisation et structure d’une base de données
Excel, bien plus qu’une simple calculatrice, agit comme un gestionnaire de bases de données efficace pour le secrétariat. 🗃️ Cette section définit les règles de structuration d’un tableau de données (en-têtes, absence de lignes vides, formatage uniforme) pour permettre son exploitation. L’élève constitue des listes de contacts, d’inventaires ou de clients respectant ces normes strictes.
4.2. Tri simple et multicritère des données
L’accès rapide à l’information pertinente exige la maîtrise des fonctions de tri. 🔢 Le cours aborde le tri croissant et décroissant, ainsi que le tri personnalisé sur plusieurs niveaux (ex: trier par ville, puis par nom, puis par date). Cette compétence facilite l’organisation de listes volumineuses, comme le répertoire des fournisseurs d’une entreprise de logistique à Kisangani.
4.3. Filtrage automatique et textuel
L’extraction ciblée d’informations s’opère via les filtres automatiques. 🔍 L’élève apprend à isoler des enregistrements répondant à des critères spécifiques de texte (contient, commence par) ou de valeurs. Les scénarios incluent l’affichage unique des factures impayées ou des employés d’un département spécifique.
4.4. Filtres chronologiques et numériques avancés
L’analyse temporelle et financière requiert des filtres plus pointus. 📆 Cette section approfondit l’usage des filtres de dates (mois dernier, cette année, entre deux dates) et des filtres numériques (supérieur à, top 10, moyenne). Ces outils permettent au secrétaire de produire des états de synthèse rapide pour sa hiérarchie, comme la liste des ventes réalisées le mois dernier à Bukavu.
PARTIE 2 : COMMUNICATION VISUELLE ET ORGANISATION NUMÉRIQUE
Cette partie se focalise sur la communication externe et interne de l’organisation. Elle couvre la conception de présentations assistées par ordinateur (PréAO) percutantes avec PowerPoint et la gestion optimisée du temps et des tâches via Outlook. L’élève acquiert ici les compétences pour valoriser l’image de l’entreprise et structurer l’activité quotidienne du bureau.
CHAPITRE 5 : CONCEPTION DE PRÉSENTATIONS STRUCTURÉES (POWERPOINT)
5.1. Environnement et création de diapositives
La prise en main de l’interface PowerPoint constitue la première étape vers la création de supports visuels. 🖥️ L’élève découvre les modes d’affichage (Trieuse, Lecture), la gestion des dispositions de diapositives et l’application de thèmes graphiques cohérents. Il apprend à structurer son discours en séquençant logiquement les diapositives pour une présentation fluide.
5.2. Intégration de tableaux et données Excel
La présentation de résultats financiers ou statistiques gagne en clarté lorsqu’elle est directement liée aux données sources. 📉 Ce module enseigne l’insertion de tableaux natifs PowerPoint et l’importation dynamique de graphiques Excel. L’élève s’assure que les mises à jour des données dans le tableur se répercutent correctement sur la présentation destinée à la direction.
5.3. Utilisation des objets graphiques et SmartArt
La communication visuelle efficace repose sur la schématisation des idées. 🔷 Le cours aborde l’insertion de formes, d’icônes et l’utilisation de l’outil SmartArt pour créer rapidement des organigrammes hiérarchiques, des diagrammes de processus ou des cycles. Ces éléments transforment des concepts abstraits en visuels intelligibles pour un auditoire.
5.4. Gestion des images et albums photos
L’illustration par l’image renforce l’attractivité d’une présentation. 📸 L’élève apprend à insérer, redimensionner et rogner des images, ainsi qu’à utiliser la fonctionnalité « Album photo » pour présenter des rapports de terrain ou des événements d’entreprise. Les techniques de compression d’images sont évoquées pour maintenir un poids de fichier raisonnable facilitant le partage par email.
CHAPITRE 6 : ANIMATION ET MULTIMÉDIA DANS LES PRÉSENTATIONS
6.1. Transitions et minutage des diapositives
Le rythme de la présentation est dicté par les transitions entre les diapositives. ⏱️ Cette section explore les différents effets de transition et leur paramétrage (durée, son). L’élève apprend à configurer le minutage automatique pour des présentations autonomes qui défilent en boucle sur des écrans d’accueil ou lors de salons professionnels.
6.2. Animation des objets et du texte
L’apparition progressive des informations capte l’attention de l’auditoire et soutient le discours de l’orateur. ✨ Le cours détaille les types d’animations (Entrée, Accentuation, Sortie, Trajectoire) et l’utilisation du Volet Animation pour séquencer précisément les effets. L’élève conçoit des diapositives où les points clés apparaissent au clic de la souris.
6.3. Intégration de la vidéo et du son
L’enrichissement multimédia transforme une présentation statique en expérience immersive. 🎥 L’enseignement couvre l’insertion de fichiers vidéo et audio, ainsi que les options de lecture (démarrage automatique, lecture en boucle). L’élève réalise des supports intégrant des témoignages clients ou des clips promotionnels pour des produits locaux.
6.4. Finalisation et projection
La réussite d’une présentation dépend aussi de sa diffusion technique. 📽️ Ce module traite des paramètres du diaporama, de l’utilisation du mode Présentateur pour visualiser les notes, et des options d’impression (documents à distribuer). L’élève apprend à préparer son fichier pour éviter les problèmes de compatibilité lors de la projection sur différents équipements.
CHAPITRE 7 : GESTION DU TEMPS ET DES TÂCHES (OUTLOOK)
7.1. Configuration et interface de messagerie
Outlook est l’outil central de la communication et de l’organisation en entreprise. 📧 L’élève se familiarise avec l’interface, la gestion des dossiers de messagerie, et la configuration de base des comptes. Il apprend à naviguer efficacement entre les modules Courrier, Calendrier et Tâches pour une vue d’ensemble de son activité.
7.2. Gestion du calendrier et des rendez-vous
La planification rigoureuse est le cœur du métier de secrétaire. 📅 Ce module enseigne la création de rendez-vous simples et périodiques, la gestion des catégories de couleurs pour distinguer les activités, et le partage de calendrier avec la hiérarchie. L’élève simule la gestion de l’agenda complexe d’un directeur général à Kinshasa.
7.3. Planification et suivi des tâches
Le suivi des directives et des échéances nécessite un outil de gestion de tâches performant. ✅ Le cours aborde la création de tâches, la définition de rappels, l’assignation de tâches à des collaborateurs et le suivi de leur avancement. Cette fonctionnalité permet de transformer les décisions prises en réunion en actions concrètes et mesurables.
7.4. Organisation de réunions et invitations
La convocation des participants à une réunion est automatisée via Outlook. 🤝 L’élève apprend à créer des demandes de réunion, à vérifier la disponibilité des participants via l’assistant de planification, et à gérer les réponses (acceptation, refus). Il intègre les ordres du jour et les documents préparatoires directement dans l’invitation.
CHAPITRE 8 : PROTOCOLES DE RÉSEAU ET SERVICES INTERNET
8.1. Notions fondamentales des réseaux (TCP/IP)
La compréhension de l’infrastructure numérique est indispensable pour diagnostiquer les problèmes de connectivité courants. 🌐 Cette section vulgarise les concepts de protocoles TCP/IP, d’adresses IP et de masques de sous-réseau. L’élève appréhende l’architecture client-serveur et le rôle des routeurs dans l’acheminement de l’information au sein d’un réseau local (LAN) ou étendu (WAN).
8.2. Le partage de ressources en réseau local
L’efficacité du travail en équipe repose sur le partage des périphériques et des fichiers. 🖧 Le cours explique les procédures de partage de dossiers sous Windows, la gestion des droits d’accès et la connexion à des imprimantes réseau. L’élève configure un environnement de travail où les documents circulent fluidement entre les postes de secrétariat et de direction.
8.3. Les services de communication en ligne (VoIP & Messagerie)
Les outils de communication instantanée ont révolutionné les échanges professionnels. 💬 L’enseignement couvre l’utilisation de logiciels de visioconférence (Skype, Teams, Zoom) et de messagerie instantanée pour les réunions à distance. L’élève apprend à configurer son matériel audio/vidéo et à respecter les codes de la netiquette lors des échanges virtuels.
8.4. Transfert de fichiers et protocoles FTP
L’échange de fichiers volumineux dépasse souvent les capacités de la messagerie électronique classique. 📂 Ce module initie l’élève au protocole FTP (File Transfer Protocol) pour le dépôt et le téléchargement de fichiers sur des serveurs distants. Il aborde les logiciels clients FTP et les usages courants pour la mise à jour de sites web ou l’archivage de données lourdes.
PARTIE 3 : PÉRIPHÉRIQUES ET CLOUD COMPUTING
Cette dernière partie ancre la formation dans la matérialité de l’environnement bureautique et son extension virtuelle. Elle traite de l’utilisation experte du scanner pour la dématérialisation documentaire et de l’exploitation des services de stockage en nuage (Cloud), technologies incontournables pour la modernisation de l’administration congolaise.
CHAPITRE 9 : NUMÉRISATION ET GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (SCANNER)
9.1. Installation et configuration du périphérique
La mise en service d’un scanner est une compétence technique de premier niveau attendue d’un secrétaire. 🖨️ L’élève apprend à installer les pilotes appropriés, à connecter l’appareil à l’ordinateur et à vérifier son bon fonctionnement via le gestionnaire de périphériques. Il configure les paramètres par défaut (résolution, format de fichier) adaptés aux besoins du bureau.
9.2. Techniques de numérisation et formats
La qualité du document numérique dépend des paramètres de scan choisis. 📄 Ce module compare les formats d’image (JPEG, PNG) et les formats documents (PDF), en expliquant leurs usages respectifs (archivage, envoi par mail, impression). L’élève s’exerce à numériser des documents textuels, des photos et des pièces d’identité en ajustant la résolution (DPI) pour optimiser le rapport poids/qualité.
9.3. Reconnaissance optique de caractères (OCR)
La transformation d’un document papier en fichier texte modifiable est un gain de temps considérable. 🔍 L’enseignement porte sur l’utilisation de logiciels OCR pour convertir des scans en documents Word ou Excel éditables. L’élève traite des formulaires administratifs ou des articles de presse pour les intégrer dans ses propres productions sans ressaisie manuelle.
9.4. Maintenance de premier niveau
La durabilité du matériel dépend de son entretien régulier. 🛠️ Cette section fournit les consignes de nettoyage de la vitre et des mécanismes d’entraînement, ainsi que les procédures de diagnostic simples en cas de bourrage papier ou de défaut de qualité d’image. L’élève adopte les bons réflexes pour préserver l’outil de travail.
CHAPITRE 10 : LE CLOUD COMPUTING ET LE TRAVAIL À DISTANCE
10.1. Concepts et avantages du Cloud
L’informatique en nuage redéfinit le stockage et l’accès aux données. ☁️ Le cours explique le principe de la dématérialisation des serveurs et les avantages en termes de mobilité et de sécurité des données. L’élève comprend comment le Cloud permet d’accéder à ses dossiers professionnels depuis n’importe quel poste connecté, que ce soit à Beni ou à Kinshasa.
10.2. Stockage en ligne (Google Drive, Dropbox)
La pratique du stockage distant est mise en œuvre via les plateformes populaires. 💾 L’élève crée des comptes, organise son arborescence de dossiers dans le nuage et synchronise ses fichiers locaux. Il apprend à gérer les versions de fichiers et à récupérer des documents effacés accidentellement grâce aux corbeilles virtuelles.
10.3. Partage et collaboration en temps réel
Le Cloud permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document. 📝 Ce module explore les fonctionnalités de partage de liens (lecture seule, modification), la co-édition de documents Office Online ou Google Docs, et la gestion des commentaires en direct. Cette compétence est cruciale pour le travail d’équipe dispersée géographiquement.
10.4. Sécurité des données dans le Cloud
L’externalisation des données impose une vigilance accrue sur la sécurité. 🔐 L’enseignement sensibilise aux bonnes pratiques : choix de mots de passe robustes, activation de l’authentification à deux facteurs et gestion prudente des liens de partage publics. L’élève apprend à identifier les risques liés au stockage de données confidentielles sur des serveurs tiers.
ANNEXES
A. Raccourcis Clavier Essentiels (Word, Excel, PPT)
Ce tableau récapitule les combinaisons de touches permettant d’accélérer les tâches courantes (copier, coller, sauvegarder, mettre en gras, insérer un lien). La maîtrise de ces raccourcis est un indicateur de professionnalisme et d’efficacité.
B. Glossaire Technique Informatique
Un lexique définissant les termes techniques rencontrés (Cloud, OCR, TCP/IP, DPI, Hyperlien) pour assurer une compréhension précise des concepts et faciliter la communication avec les services informatiques de maintenance.
C. Guide de Dépannage Rapide
Une fiche pratique listant les solutions aux problèmes fréquents (imprimante non détectée, fichier non enregistré, écran figé), permettant à l’élève de résoudre les incidents mineurs en autonomie.
D. Études de Cas et Scénarios
Des descriptions détaillées de projets d’intégration (ex: « Organisation de la conférence annuelle des directeurs ») servant de support aux exercices pratiques transversaux, reliant les compétences Word, Excel, PowerPoint et Outlook.