MANUEL DE CORRESPONDANCE COMMERCIALE ANGLAISE, 2ÈME ANNÉE HUMANITÉS, OPTION SECRÉTARIAT-ADMINISTRATION (ANCIENNEMENT 4ÈME ANNÉE)
Edition 2025 / Enseignement Primaire, Secondaire et Technique en RDC
PRELIMINAIRES
0.1. Note pédagogique à l’attention des enseignants
Ce manuel pédagogique constitue le socle fondamental pour l’enseignement de la correspondance commerciale en langue anglaise en deuxième année des humanités techniques, option Secrétariat-Administration. Il traduit les directives du Programme National en une progression didactique rigoureuse, conçue pour doter l’apprenant congolais des compétences linguistiques et techniques nécessaires aux échanges internationaux. L’ouvrage privilégie une approche pragmatique, ancrant chaque concept théorique dans des réalités économiques tangibles, allant de l’import-export via le port de Matadi aux transactions minières du Haut-Katanga. L’enseignant utilisera ce support pour guider l’élève vers une maîtrise opérationnelle de l’anglais des affaires, insistant sur la précision terminologique et le respect des codes culturels anglo-saxons.
0.2. Objectifs terminaux et profil de sortie
L’objectif central de ce cours réside dans l’acquisition par l’élève de la capacité à rédiger, comprendre et traiter des courriers commerciaux en anglais selon les standards internationaux. Au terme de cette année de formation, l’apprenant maîtrise la structure de la lettre commerciale (Business Letter), distingue les nuances entre l’anglais britannique et américain, et rédige avec aisance des demandes de renseignements, des offres, des commandes et des réclamations. Il devient apte à gérer une communication écrite professionnelle fluide, atout indispensable pour l’intégration dans des entreprises multinationales ou des ONG opérant en République Démocratique du Congo.
0.3. Méthodologie et approche par compétences
L’enseignement de cette matière repose sur l’immersion situationnelle et la simulation de tâches professionnelles. La méthodologie recommandée alterne l’analyse de modèles authentiques et la production guidée de documents. Chaque leçon place l’élève dans la posture d’un assistant administratif bilingue, confronté à des scénarios concrets tels que la négociation de tarifs avec un fournisseur étranger ou la gestion logistique d’une expédition vers Kisangani. L’évaluation se focalise sur la justesse grammaticale, la richesse du vocabulaire commercial (Business English) et la conformité aux dispositions graphiques normalisées.
0.4. L’anglais comme levier de développement économique
La maîtrise de la correspondance commerciale anglaise représente un avantage stratégique pour l’économie congolaise ouverte sur le monde. Ce cours sensibilise l’élève à l’importance de l’anglais comme langue véhiculaire du commerce mondial et des relations internationales. L’enseignant démontrera comment une communication écrite efficace en anglais sécurise les transactions, valorise l’image de l’entreprise congolaise à l’étranger et facilite les partenariats au sein de la Communauté de l’Afrique de l’Est (EAC) et de la SADC.
PARTIE 1 : FONDEMENTS DU BUSINESS ENGLISH ET PRÉSENTATION 🇬🇧🇺🇸
Cette première partie établit les bases structurelles et linguistiques de la correspondance commerciale en anglais. Elle opère une distinction nette entre l’anglais littéraire et l’anglais des affaires, introduisant l’élève aux conventions stylistiques de concision et de clarté. L’accent est mis sur l’architecture visuelle de la lettre, élément déterminant de la première impression dans le monde des affaires anglo-saxon, et sur l’acquisition du vocabulaire fonctionnel indispensable aux premiers échanges.
Chapitre 1 : Principes du Business English
1.1. Caractéristiques du style commercial anglais
Le style commercial anglais privilégie la structure « Sujet-Verbe-Objet » et la voix active pour garantir un impact immédiat. Cette section contraste la tendance francophone aux phrases complexes avec l’exigence anglophone de phrases courtes et percutantes (KISS principle : Keep It Short and Simple). L’élève apprend à éliminer le jargon superflu et à adopter un ton professionnel qui allie courtoisie et efficacité, essentiel pour des échanges avec des partenaires internationaux.
1.2. Vocabulaire commercial de base et abréviations
La précision des échanges repose sur une terminologie exacte. Ce point introduit le lexique fondamental des affaires : termes relatifs à l’entreprise (Ltd, Corp, Inc), aux départements (Sales, HR, Accounts) et aux fonctions. L’élève mémorise et apprend à utiliser correctement les abréviations courantes (ASAP, CEO, VAT, P.O. Box) fréquemment rencontrées dans les correspondances adressées aux entreprises de Kinshasa ou de Lubumbashi.
1.3. Grammaire appliquée à la correspondance
La crédibilité de l’écrit dépend d’une syntaxe irréprochable. Cette section revise les temps verbaux essentiels à la correspondance (Present Simple pour les faits, Present Perfect pour les bilans, Future avec « will » pour les engagements). L’élève s’exerce à l’usage correct des prépositions de temps et de lieu, ainsi qu’à la formulation polie des requêtes modales (Could, Would, Should) pour exprimer des demandes sans paraître impératif.
1.4. Formules de politesse et salutations
L’entrée et la sortie en matière obéissent à des codes rigides. Ce sous-chapitre enseigne la corrélation stricte entre la salutation initiale (Dear Sir, Dear Mr. Smith) et la formule de clôture (Yours faithfully, Yours sincerely). L’élève apprend à sélectionner la formule adéquate selon le degré de familiarité avec le correspondant et les différences d’usage entre le Royaume-Uni et les États-Unis.
Chapitre 2 : La Mise en Page (Layout) de la Lettre
2.1. Les parties constitutives de la lettre
Une lettre anglaise standard comprend des blocs d’information distincts. Cette section décortique chaque élément : Letterhead (en-tête), Date line (date), Inside Address (adresse du destinataire), Attention Line, Salutation, Body, Complimentary Close et Signature Block. L’élève localise ces éléments sur des modèles et comprend leur fonction juridique et pratique dans l’acheminement du courrier.
2.2. La disposition « Full Block Style »
Le style bloc intégral constitue la norme dominante dans le monde des affaires moderne. Ce point forme l’élève à aligner tous les paragraphes et mentions à la marge gauche, sans retrait. Il pratique cette mise en page épurée et fonctionnelle, largement utilisée par les multinationales opérant en RDC, qui facilite la saisie informatique et offre une lisibilité optimale.
2.3. La disposition « Indented Style » et « Semi-Block »
Bien que moins fréquents, les styles avec retrait persistent dans certains contextes traditionnels. L’élève apprend à identifier et reproduire le style semi-bloc, caractérisé par le retrait de la première ligne de chaque paragraphe et le centrage de la date et de la signature. Cette compétence lui permet de s’adapter aux préférences stylistiques de correspondants plus conservateurs ou académiques.
2.4. Présentation des enveloppes et adressage
L’acheminement correct du courrier dépend de la conformité de l’enveloppe. Ce sous-chapitre détaille les normes de disposition de l’adresse sur l’enveloppe selon les standards postaux internationaux (lignes alignées à gauche, code postal, pays en majuscules). L’élève s’exerce à rédiger des adresses claires pour des destinations variées, de New York à Londres, en passant par les boîtes postales de Gombe.
Chapitre 3 : La Demande de Renseignements (The Enquiry)
3.1. Structure d’une demande de renseignements
L’initiation d’une relation commerciale commence par une demande d’information structurée. Cette section enseigne le plan type d’une « Enquiry » : référence à la source de l’information (publicité, foire commerciale), présentation succincte de l’entreprise acheteuse et expression précise du besoin. L’élève apprend à rédiger une introduction contextuelle situant son entreprise, par exemple une société de transport basée à Boma.
3.2. Sollicitation de catalogues et listes de prix
L’accès à l’information produit est la première étape de l’achat. Ce point entraîne l’élève à formuler des demandes claires pour obtenir des « Catalogues », « Price Lists » ou « Samples » (échantillons). Il utilise des structures linguistiques spécifiques (« We would be interested in receiving… », « Please send us… ») pour obtenir la documentation nécessaire à la prise de décision.
3.3. Demande de conditions de vente et de paiement
La négociation débute par la connaissance des modalités commerciales. L’élève apprend à interroger le fournisseur sur les « Terms of Payment » (conditions de paiement), les « Discounts » (remises) et les délais de livraison (« Delivery times »). Il s’exerce à rédiger des questions précises sur les possibilités de crédit documentaire ou de virement bancaire international.
3.4. Rédaction de demandes spécifiques (Cotations)
Pour des besoins complexes, une demande de prix détaillée est nécessaire. Ce sous-chapitre forme à la rédaction de demandes de « Quotation » ou « Estimate » pour des commandes sur mesure. L’élève simule la rédaction d’une demande pour l’importation d’un lot de machines agricoles destinées à la province du Kwilu, spécifiant les caractéristiques techniques attendues.
Chapitre 4 : L’Offre et la Réponse (Replies and Offers)
4.1. Accusé de réception et remerciements
La courtoisie commerciale impose une réponse rapide à toute sollicitation. Cette section enseigne les formules pour accuser réception d’une demande (« We acknowledge receipt of your enquiry… ») et remercier le prospect de son intérêt. L’élève apprend à établir un climat de confiance dès les premières lignes de la réponse.
4.2. Présentation de l’offre (Quotation)
L’offre doit être persuasive et complète. Ce point guide l’élève dans la rédaction du corps de l’offre : description des produits, prix unitaires et validité de l’offre. Il apprend à mettre en valeur les points forts de la proposition (qualité, disponibilité) en utilisant un vocabulaire positif et engageant (« We are pleased to offer… », « Our products are renowned for… »).
4.3. Termes de livraison (Incoterms 2020)
La maîtrise des Incoterms est cruciale pour le commerce international. L’élève découvre les sigles anglais définissant le transfert de responsabilités (EXW, FOB, CIF, DAP). Il apprend à intégrer ces termes dans ses lettres pour préciser si la marchandise est livrable au port de Matadi ou à l’entrepôt du fournisseur à Dubaï, clarifiant ainsi les coûts logistiques.
4.4. Offres fermes et offres sous réserve
La portée juridique de l’offre varie selon sa formulation. Ce sous-chapitre distingue « Firm Offer » (engagement ferme) et « Offer without engagement » (sous réserve de disponibilité). L’élève apprend à rédiger les clauses de sauvegarde (« Subject to being unsold ») protégeant le vendeur en cas de rupture de stock ou de fluctuation des cours mondiaux.
PARTIE 2 : LA TRANSACTION COMMERCIALE (THE TRANSACTION) 🤝
Cette deuxième partie couvre le cœur de l’échange commercial, de la passation de commande à la gestion du paiement. Elle plonge l’élève dans la mécanique opérationnelle de l’import-export, nécessitant une grande rigueur dans la rédaction des instructions et la vérification des documents. L’objectif est de sécuriser la transaction par une communication écrite univoque, minimisant les risques de malentendus culturels ou linguistiques.
Chapitre 5 : La Commande (The Order)
5.1. Passation de commande et formulaire (Order Form)
La commande concrétise l’achat. Cette section apprend à rédiger la lettre d’accompagnement d’un « Official Order ». L’élève s’exerce à référencer clairement l’offre reçue, à joindre le bon de commande (Order Form) dûment rempli et à rappeler les conditions essentielles (prix, quantité, référence produit) pour éviter toute erreur de préparation.
5.2. Instructions d’emballage et d’expédition
La protection de la marchandise est vitale, surtout pour des trajets longs vers la RDC. Ce point forme l’élève à formuler des instructions précises concernant le « Packing » (Crates, Containers) et le « Marking » (marquage des colis). Il rédige des directives pour l’expédition via fret aérien ou maritime, exigeant le respect des normes phytosanitaires ou de sécurité.
5.3. Confirmation de commande par le fournisseur
Le contrat se forme à l’acceptation de la commande. L’élève se place du côté du fournisseur pour rédiger l’ « Order Confirmation » ou l’ « Acknowledgement of Order ». Il apprend à valider les termes de la commande, à confirmer la date d’expédition et à remercier le client pour sa confiance, consolidant la relation d’affaires.
5.4. Gestion des ruptures de stock et contre-propositions
L’indisponibilité d’un produit nécessite une gestion diplomatique. Ce sous-chapitre enseigne comment annoncer une rupture de stock (« Out of stock ») et proposer des « Substitutes » (produits de remplacement) ou un « Back Order » (livraison différée). L’élève rédige des courriers proposant des alternatives de qualité équivalente pour ne pas perdre la vente.
Chapitre 6 : L’Expédition et la Livraison (Dispatch and Delivery)
6.1. Avis d’expédition (Advice of Dispatch)
L’information pro-active rassure le client. Cette section traite de la rédaction de l' »Advice of Dispatch », informant l’acheteur que les marchandises ont quitté l’entrepôt. L’élève apprend à détailler les informations logistiques : nom du navire ou de la compagnie aérienne, numéro de vol, date d’arrivée estimée (ETA) à l’aéroport de N’djili ou au port de Boma.
6.2. Documents de transport (Bill of Lading / Air Waybill)
La maîtrise des documents attachés à la lettre est essentielle. Ce point familiarise l’élève avec la terminologie des titres de transport : « Bill of Lading » (B/L) pour le maritime et « Air Waybill » (AWB) pour l’aérien. Il apprend à mentionner l’envoi de ces documents originaux par courrier express (DHL, FedEx) pour permettre le dédouanement rapide.
6.3. Avis d’arrivée et dédouanement
La réception des marchandises déclenche les procédures locales. L’élève rédige des correspondances destinées aux transitaires ou aux services de douane, demandant le statut du dédouanement. Il utilise le vocabulaire spécifique (« Customs clearance », « Duty unpaid », « Bonded warehouse ») pour gérer les interactions avec les agences en douane à Kasumbalesa ou Matadi.
6.4. Accusé de réception des marchandises
La clôture de la phase logistique passe par la confirmation de réception. Ce sous-chapitre entraîne à la rédaction de lettres confirmant l’arrivée des colis en bon état (« Safe arrival »). L’élève apprend à exprimer sa satisfaction quant à la qualité du service logistique ou à émettre des réserves conservatoires en cas d’avarie apparente.
Chapitre 7 : La Facturation (Invoicing)
7.1. Envoi de la facture commerciale (Commercial Invoice)
La facture est la pièce maîtresse comptable et douanière. Cette section enseigne la rédaction de la lettre de couverture accompagnant la « Commercial Invoice ». L’élève vérifie la présence des mentions obligatoires en anglais : description des biens, valeur totale, devise (USD, EUR), origine des marchandises et Incoterm appliqué.
7.2. Note de débit et Note de crédit (Debit & Credit Notes)
Les rectifications comptables nécessitent des documents spécifiques. Ce point explique la fonction de la « Debit Note » (pour facturer un supplément) et de la « Credit Note » (pour accorder un avoir suite à un retour). L’élève rédige les courriers justifiant l’émission de ces documents, par exemple suite à une erreur de calcul ou une remise oubliée.
7.3. Relevé de compte (Statement of Account)
Le suivi périodique des créances se fait par le relevé. L’élève apprend à rédiger la lettre d’accompagnement du « Statement of Account », envoyé mensuellement ou trimestriellement. Il utilise des formules polies pour inviter le client à vérifier la concordance des écritures et à signaler toute divergence comptable.
7.4. Facture Pro Forma
La Pro Forma est souvent requise pour obtenir des licences d’importation ou des crédits bancaires en RDC. Ce sous-chapitre forme à la rédaction et à l’envoi de la « Pro Forma Invoice », soulignant son caractère provisoire et sa nécessité pour les démarches administratives préalables à la commande définitive.
Chapitre 8 : Le Paiement (Payment)
8.1. Modes de règlement internationaux
La diversité des moyens de paiement influence la correspondance. Cette section couvre le vocabulaire des modes de règlement : « Bank Transfer » (virement), « Draft » ou « Bill of Exchange » (traite), « Cheque ». L’élève apprend à formuler des instructions de paiement claires, incluant les codes SWIFT/BIC et les coordonnées bancaires (IBAN).
8.2. Le Crédit Documentaire (Letter of Credit)
Le « Credoc » est l’instrument privilégié pour sécuriser les imports congolais. Ce point initie l’élève à la terminologie complexe de la « Letter of Credit » (L/C). Il rédige des correspondances demandant l’ouverture d’une L/C irrévocable et confirmée, et discute des documents requis par la banque pour débloquer les fonds.
8.3. Avis de règlement et reçu
La transparence financière exige d’informer le partenaire. L’élève apprend à rédiger des avis de paiement (« Advice of Payment ») signalant qu’un virement a été effectué. Il s’exerce également à établir des « Receipts » (reçus) formels confirmant l’encaissement des fonds et libérant le client de sa dette.
8.4. Rappels et recouvrement (Collection Letters)
Les retards de paiement imposent une gradation dans la relance. Ce sous-chapitre structure la rédaction de lettres de rappel (« Reminders »), allant du simple rappel courtois (« First application ») à la mise en demeure ferme (« Final demand ») menaçant de poursuites judiciaires. L’élève apprend à doser la fermeté pour récupérer la créance sans rompre définitivement la relation commerciale.
PARTIE 3 : INCIDENTS, EMPLOI ET CORRESPONDANCE MODERNE 📧
La troisième partie aborde la gestion des aléas inhérents à toute activité commerciale et prépare l’élève à son insertion professionnelle. Elle traite des réclamations avec une approche orientée vers la résolution de problèmes et introduit les spécificités de la communication électronique, canal dominant aujourd’hui. Enfin, elle dote l’élève des outils pour candidater efficacement auprès d’employeurs internationaux.
Chapitre 9 : Réclamations et Ajustements (Complaints and Adjustments)
9.1. Réclamations pour retard ou non-livraison
Le non-respect des délais justifie une plainte formelle. Cette section entraîne l’élève à rédiger des lettres de « Complaint » signalant un retard de livraison (« Delay in delivery »). Il apprend à exprimer les désagréments causés à l’entreprise (arrêt de production, rupture de stock) et à exiger une nouvelle date de livraison impérative.
9.2. Réclamations pour dommages ou non-conformité
La qualité de la marchandise reçue peut être contestée. Ce point couvre la rédaction de plaintes concernant des « Damaged goods » (marchandises avariées) ou des « Wrong goods » (erreur de référence). L’élève apprend à décrire précisément les dommages constatés à l’ouverture des conteneurs et à joindre des preuves photographiques ou des rapports d’expertise.
9.3. Réponses aux réclamations (Adjustments)
Traiter une plainte est une opportunité de fidélisation. L’élève se place en position de fournisseur pour rédiger des réponses apaisantes. Il apprend à présenter des excuses (« We apologize for… »), à expliquer l’origine de l’erreur sans se défausser, et à proposer une réparation équitable (remplacement, note de crédit) pour restaurer la confiance du client.
9.4. Rejet de réclamations injustifiées
Certaines plaintes ne sont pas fondées. Ce sous-chapitre enseigne l’art de refuser une réclamation avec tact mais fermeté. L’élève rédige des lettres expliquant, par exemple, que les dommages sont dus à une mauvaise manipulation du transporteur et non à un défaut d’emballage, déclinant ainsi la responsabilité de l’entreprise tout en restant courtois.
Chapitre 10 : Correspondance Électronique et Emploi
10.1. L’Email professionnel (Email Etiquette)
L’email a ses propres codes, distincts de la lettre papier. Cette section définit les règles de la « Netiquette » : objets clairs (Subject Line), concision extrême, usage modéré des pièces jointes. L’élève apprend à rédiger des emails formels et semi-formels, gérant les champs « CC » et « BCC » avec discernement pour la communication interne et externe.
10.2. Le Curriculum Vitae (Resume/CV)
La candidature à un poste nécessite un CV aux normes anglo-saxonnes. Ce point guide l’élève dans la rédaction d’un CV chronologique ou fonctionnel en anglais. Il apprend à traduire ses diplômes et expériences congolaises en équivalents internationaux, mettant en valeur ses compétences (« Skills ») et ses réalisations (« Achievements ») plutôt que ses seules responsabilités.
10.3. La lettre de motivation (Cover Letter)
Le CV est toujours accompagné d’une lettre personnalisée. L’élève s’exerce à rédiger une « Cover Letter » percutante : paragraphe d’accroche mentionnant le poste visé, développement des atouts en lien avec l’offre, et demande d’entretien (« Interview »). Il apprend à adapter son discours pour postuler auprès d’ONG ou de sociétés minières présentes en RDC.
10.4. L’entretien d’embauche et le suivi
L’écrit prépare et suit l’oral. Ce sous-chapitre aborde la rédaction de courriers de confirmation de rendez-vous pour un entretien et de lettres de remerciement post-entretien (« Thank you note »). Cette démarche proactive, rare mais appréciée, distingue le candidat et démontre son professionnalisme et sa motivation.
ANNEXES
A. Glossaire Français-Anglais des termes commerciaux
Cette annexe constitue un outil de référence rapide pour l’élève. Elle regroupe le vocabulaire technique abordé dans le cours (Incoterms, moyens de paiement, types de sociétés), offrant une traduction précise et contextuelle pour éviter les faux-amis fréquents dans le langage des affaires.
B. Modèles de lettres (Templates)
Une collection de modèles types couvre chaque chapitre du manuel. L’enseignant y trouve des exemples de mise en page (Block Style), des lettres de commande, des factures pro forma et des emails types. Ces gabarits servent de base aux exercices de rédaction et de simulation en classe.
C. Liste des verbes irréguliers et prépositions usuelles
La maîtrise grammaticale étant le socle de l’écrit, cette annexe fournit une liste des verbes irréguliers fréquents dans le commerce (to buy, to sell, to send, to pay) et un guide d’usage des prépositions (at, in, on, for, to) qui posent souvent problème aux apprenants francophones.