COURS DE CORRESPONDANCE COMMERCIALE FRANÇAISE, 2ÈME ANNÉE OPTION SECRÉTARIAT ET ADMINISTRATION (ANCIENNEMENT 4ÈME ANNÉE)
Edition 2025 / Enseignement Primaire, Secondaire et Technique en RDC
PRELIMINAIRES
0.1. Note pédagogique aux enseignants
Ce manuel structure l’enseignement de la correspondance commerciale en alignement strict avec le Programme National de l’Enseignement Technique et Professionnel en RDC. Il vise à développer chez l’élève de deuxième année des humanités (Secrétariat-Administration) une compétence rédactionnelle opérationnelle, essentielle à la fluidité des échanges d’affaires. L’enseignant trouvera ici une progression logique allant de la maîtrise formelle de la lettre aux interactions commerciales complexes. L’approche pédagogique privilégie la mise en situation professionnelle, simulant des cas réels tirés du tissu économique congolais, des entreprises minières du Katanga aux sociétés de logistique du Kongo Central.
0.2. Objectifs terminaux du cours
L’objectif central consiste à amener l’apprenant à produire des écrits professionnels clairs, courtois et juridiquement valides. Au terme de cette année de formation, l’élève maîtrise la structure normalisée de la lettre commerciale et rédige avec aisance les documents relatifs aux différentes phases de la transaction commerciale : demande, offre, commande, livraison et règlement. Il acquiert également les réflexes nécessaires pour traiter les réclamations et gérer le flux du courrier entrant et sortant avec rigueur et méthode.
0.3. Méthodologie et approche par compétences
Le cours adopte une méthodologie active où la théorie soutient immédiatement la pratique. Chaque chapitre s’ouvre sur l’analyse de modèles défectueux et de modèles conformes, invitant l’élève à identifier les normes par comparaison. Les exercices de rédaction sont contextualisés : l’élève endosse le rôle d’un secrétaire administratif au sein d’une PME locale ou d’une administration publique. L’évaluation porte sur la précision du vocabulaire, le respect des dispositions graphiques et la pertinence du ton employé selon le destinataire.
0.4. Importance de la correspondance dans l’administration congolaise
La trace écrite demeure le pilier de l’administration et du commerce en République Démocratique du Congo. Ce cours insiste sur la valeur juridique de la correspondance et son rôle dans l’image de marque de l’entreprise. L’enseignant démontrera que la qualité d’une lettre reflète le professionnalisme de l’émetteur, influençant directement la réussite des négociations commerciales et l’efficacité des relations administratives.
PARTIE 1 : FONDEMENTS DE LA COMMUNICATION ÉCRITE ET PRÉSENTATION 📝
Cette première partie établit les bases techniques et stylistiques indispensables à toute rédaction professionnelle. Elle définit les normes de présentation visuelle qui garantissent la lisibilité et l’impact du message, tout en initiant l’élève aux exigences de la langue commerciale. L’objectif est de standardiser la production écrite de l’élève selon les normes en vigueur, en intégrant l’outil informatique comme vecteur principal de création documentaire.
Chapitre 1 : Principes Généraux de la Rédaction Commerciale
1.1. Le schéma de la communication écrite
La compréhension du processus de communication précède la rédaction. Cette section analyse les rôles de l’émetteur et du récepteur dans le contexte professionnel, identifiant les canaux de transmission et les bruits susceptibles d’altérer le message. L’élève apprend à adapter son registre de langue en fonction de la cible, qu’il s’agisse d’un fournisseur à Lubumbashi ou d’une administration centrale à Kinshasa.
1.2. Les qualités du style commercial
Le style commercial exige concision, clarté et courtoisie. Ce point détaille les techniques pour éliminer les pléonasmes, les formules archaïques et les ambiguïtés sémantiques. L’élève s’exerce à transformer des phrases lourdes et complexes en énoncés directs et dynamiques, favorisant une compréhension immédiate par le destinataire professionnel.
1.3. Vocabulaire et ton administratifs
La maîtrise du lexique spécifique est un marqueur de compétence. Cette section recense les termes techniques appropriés aux échanges d’affaires et administratifs, distinguant le langage courant du langage soutenu requis. L’élève apprend à utiliser les nuances de la politesse écrite pour exprimer fermeté ou diplomatie selon la situation, évitant les familiarités et l’agressivité.
1.4. Ponctuation et règles orthotypographiques
La précision du message repose sur une ponctuation rigoureuse. Ce sous-chapitre revisite les règles d’usage de la virgule, du point-virgule et des deux-points dans les énumérations commerciales. Il aborde également les conventions typographiques concernant l’écriture des nombres, des dates, des sigles et des unités monétaires (Franc Congolais, Dollar) dans le corps du texte.
Chapitre 2 : La Lettre Commerciale Normalisée
2.1. Le support papier et les normes dimensionnelles
Le choix du support influence la perception du document. Cette section définit les formats de papier standard (A4) et les grammages recommandés pour la correspondance externe. L’élève étudie les marges normalisées et l’espacement requis pour une mise en page aérée, conforme aux standards internationaux et aux usages locaux.
2.2. Les mentions obligatoires et facultatives
Une lettre valide comporte des éléments d’identification précis. Ce point décortique l’en-tête (logo, raison sociale, coordonnées), la suscription, les références, l’objet et la date. L’élève apprend à positionner chaque mention avec exactitude, en prenant pour exemple une entreprise fictive située sur le Boulevard du 30 Juin à Kinshasa.
2.3. Structure du corps de la lettre et formules
L’architecture du texte assure la progression logique des idées. Cette section enseigne le plan type : introduction (référence et contexte), développement (argumentation ou exposé des faits) et conclusion (attente et formule de politesse). L’élève mémorise les formules d’appel et de salutation adaptées à la hiérarchie du destinataire.
2.4. Les dispositions (Française, Américaine, Normalisée)
La disposition visuelle varie selon les cultures d’entreprise. Ce sous-chapitre présente les différents alignements (retrait des paragraphes, alignement à gauche intégral). L’élève reproduit ces modèles, apprenant à choisir la disposition la plus pertinente selon la charte graphique de l’organisation employeur.
Chapitre 3 : Production de Courrier par Traitement de Texte
3.1. Environnement logiciel et paramétrage initial
L’outil informatique est indissociable du secrétariat moderne. Cette section guide l’élève dans la configuration du logiciel de traitement de texte : définition des marges, choix des polices professionnelles (Arial, Times New Roman) et réglage des interlignes. L’élève crée un environnement de travail standardisé pour la production rapide de courriers.
3.2. Création et gestion des modèles (Templates)
L’efficacité administrative repose sur la réutilisation de gabarits validés. Ce point forme l’élève à la conception de modèles de lettres avec en-têtes et pieds de page intégrés. Il apprend à enregistrer ces structures pour générer rapidement des courriers récurrents, garantissant une uniformité visuelle pour l’ensemble du service.
3.3. Mise en forme avancée et tabulations
La présentation des données chiffrées ou des énumérations requiert une maîtrise des tabulations. L’élève s’exerce à aligner parfaitement les montants financiers et les listes d’articles au sein d’une lettre. Cette compétence assure la propreté visuelle des devis ou des états de compte intégrés au courrier.
3.4. Finalisation, impression et format PDF
La dernière étape valide la qualité du document. Ce sous-chapitre traite de la relecture sur écran, de l’aperçu avant impression et des paramètres d’imprimante. L’élève apprend également à convertir les documents en format PDF sécurisé pour l’envoi électronique, préservant la mise en forme originale quel que soit le terminal du destinataire.
PARTIE 2 : OPÉRATIONS COMMERCIALES COURANTES 🤝
Cette seconde partie constitue le cœur du métier, suivant chronologiquement le cycle d’une transaction commerciale. Elle dote l’élève des compétences rédactionnelles pour initier, négocier, conclure et finaliser les échanges marchands. Chaque chapitre aborde une étape clé, de la demande de renseignement au paiement, en passant par la commande et la gestion des anomalies, ancrant l’apprentissage dans la réalité économique des entreprises congolaises.
Chapitre 4 : La Phase Précontractuelle (Demande et Offre)
4.1. La demande de documentation et de prix
L’initiative de l’achat commence par la collecte d’informations. Cette section apprend à rédiger des demandes de catalogues, d’échantillons ou de tarifs auprès de fournisseurs potentiels. L’élève formule des requêtes précises concernant les spécifications techniques, par exemple pour l’achat de matériel informatique à livrer à Matadi.
4.2. L’appel d’offres simple
Pour des achats importants, la mise en concurrence est nécessaire. Ce point initie l’élève à la rédaction d’appels d’offres simplifiés, invitant plusieurs prestataires à soumettre leurs propositions. Il apprend à structurer le cahier des charges sommaire, définissant clairement les besoins en quantité et qualité pour obtenir des réponses comparables.
4.3. Rédaction de l’offre de prix et du devis
La réponse du fournisseur engage l’entreprise. Cette section forme l’élève à rédiger des offres commerciales attractives et juridiquement solides. Il apprend à présenter le prix, la description du produit et la durée de validité de l’offre, distinguant le devis estimatif de l’offre ferme de vente.
4.4. Conditions de vente et de livraison
La clarté des conditions prévient les litiges ultérieurs. Ce sous-chapitre détaille la formulation des clauses relatives aux délais de livraison, aux incoterms (pour le commerce inter-provinces ou international) et aux garanties. L’élève s’exerce à expliciter ces modalités pour rassurer le client et sécuriser la transaction.
Chapitre 5 : La Commande et l’Exécution
5.1. Le bon de commande et la lettre d’accompagnement
La commande matérialise l’accord des parties. Ce point enseigne la conception et le remplissage du bon de commande, insistant sur l’exactitude des références et des quantités. L’élève rédige la lettre d’envoi qui confirme l’intention d’achat et rappelle les conditions négociées au préalable.
5.2. L’accusé de réception et la confirmation
Le fournisseur doit valider la réception de l’ordre. Cette section aborde la rédaction de l’accusé de réception de commande, qui confirme la disponibilité des stocks et la date d’expédition prévue. L’élève apprend à gérer les cas de rupture de stock en proposant des produits de substitution ou des délais différés avec diplomatie.
5.3. L’avis d’expédition et le bon de livraison
L’information sur l’acheminement est cruciale pour la logistique du client. L’élève rédige des avis d’expédition détaillant le mode de transport (routier, fluvial, aérien) et les colisage. Il conçoit également le bon de livraison qui accompagnera la marchandise, document essentiel pour le contrôle à l’arrivée.
5.4. Réception et vérification de la marchandise
À l’arrivée, le contrôle déclenche l’acceptation ou le refus. Ce sous-chapitre guide l’élève dans la rédaction de lettres signalant la bonne réception conforme ou émettant des réserves. Il simule, par exemple, la réception d’un lot de produits pharmaceutiques à Mbuji-Mayi, vérifiant la concordance entre le bon de commande et le bon de livraison.
Chapitre 6 : Facturation et Règlement
6.1. Établissement et envoi de la facture
La facture est la pièce comptable justificative de la créance. Cette section forme l’élève à la rédaction de la lettre d’envoi de facture, documentant la demande de paiement. Il apprend à vérifier la présence des mentions légales obligatoires sur la facture jointe (Numéro RCCM, Id. Nat., TVA) pour garantir sa conformité fiscale.
6.2. Les réductions commerciales et financières
Les calculs commerciaux impactent le montant final. Ce point explique comment formuler les rabais, remises et ristournes dans la correspondance, ainsi que l’escompte pour paiement comptant. L’élève rédige des courriers expliquant ou rectifiant l’application de ces réductions suite à une négociation ou une erreur.
6.3. Les modes de règlement et transmission
La variété des moyens de paiement nécessite une communication adaptée. L’élève apprend à rédiger les lettres accompagnant les chèques, les ordres de virement ou les effets de commerce. Il s’exerce à formuler clairement les références de paiement pour faciliter le lettrage comptable chez le destinataire.
6.4. Le reçu et la quittance
L’extinction de la dette doit être prouvée. Ce sous-chapitre enseigne la rédaction de reçus et de lettres de quittance, attestant que le client s’est acquitté de son obligation. L’élève distingue juridiquement le reçu partiel du reçu pour solde de tout compte.
Chapitre 7 : Réclamations et Gestion des Litiges
7.1. Typologie des anomalies commerciales
Les incidents sont fréquents dans la vie des affaires. Cette section classifie les motifs de réclamation : retard de livraison, marchandise avariée, erreur de facturation ou non-conformité. L’élève apprend à analyser la situation pour déterminer la responsabilité et la nature du préjudice subi.
7.2. Rédaction de la lettre de réclamation
La plainte doit être factuelle et ferme sans être agressive. Ce point entraîne l’élève à structurer une réclamation efficace : exposé des faits, référence à la commande, constatation du défaut et demande de redressement précise. Des cas pratiques, comme des sacs de ciment endommagés par la pluie lors du transport vers Kisangani, servent de support.
7.3. Traitement et réponse aux réclamations
La réponse à une plainte est un acte de relation client majeur. L’élève apprend à rédiger des réponses acceptant le bien-fondé de la réclamation (excuses et proposition de solution) ou la rejetant de manière argumentée et courtoise. L’objectif est de préserver la relation commerciale malgré l’incident.
7.4. Lettres de redressement et avoirs
La résolution du litige se solde souvent par un document comptable. Ce sous-chapitre aborde la rédaction de la lettre d’envoi de la note de crédit (facture d’avoir) ou l’annonce de l’expédition de marchandises de remplacement. L’élève finalise ainsi le dossier litige par une communication positive.
PARTIE 3 : ORGANISATION DU COURRIER ET DOCUMENTS INTERNES 🗂️
La troisième partie élargit le champ de la correspondance à la gestion administrative interne et aux flux d’information au sein de l’organisation. Elle prépare l’élève à assumer le rôle de pivot de l’information, capable de structurer la communication descendante et ascendante, et d’organiser méthodiquement le traitement du courrier pour assurer la traçabilité et la mémoire de l’entreprise.
Chapitre 8 : La Communication Interne de l’Entreprise
8.1. La note de service et le mémorandum
La direction communique ses instructions par écrit. Cette section définit la structure et l’usage de la note de service (caractère obligatoire et descendant) et du mémorandum (aide-mémoire ou informatif). L’élève rédige des notes concernant, par exemple, les horaires de travail ou l’utilisation du matériel informatique.
8.2. La note d’information et le communiqué
La diffusion de l’information générale renforce la cohésion. Ce point forme à la rédaction de notes d’information destinées à l’ensemble du personnel (événements sociaux, nouvelles procédures). L’élève apprend à synthétiser l’information pour une lecture rapide sur les tableaux d’affichage ou l’intranet.
8.3. Le bordereau de transmission et la décharge
La circulation des documents doit être sécurisée. Cette section enseigne l’établissement de bordereaux d’envoi (soit-transmis) utilisés dans l’administration pour acheminer des dossiers entre services. L’élève comprend l’importance du cahier de transmission et de la signature de décharge pour prouver la remise des documents.
8.4. La convocation et l’ordre du jour
Les réunions nécessitent un formalisme préalable. Ce sous-chapitre entraîne l’élève à rédiger des convocations claires, précisant la date, le lieu, l’heure et les points à débattre (ordre du jour). Il veille à respecter les délais statutaires d’envoi pour assurer la validité des délibérations.
Chapitre 9 : Traitement du Courrier « Arrivée » et « Départ »
9.1. Réception, tri et ouverture du courrier
L’arrivée du courrier déclenche une série d’opérations logistiques. Cette section détaille les procédures de réception, de vérification de l’intégrité des plis et de tri entre courrier personnel, confidentiel et ordinaire. L’élève apprend les gestes professionnels pour l’ouverture et le compostage (dateur) des documents reçus.
9.2. Enregistrement et livre de courrier arrivée
La traçabilité est une exigence légale et organisationnelle. Ce point explique la tenue du registre « Courrier Arrivée », manuel ou numérique. L’élève s’exerce à immatriculer chaque lettre, notant l’expéditeur, l’objet, la date et le numéro d’ordre, garantissant qu’aucun document ne se perde dans les circuits administratifs.
9.3. Distribution et suivi de la circulation
Le courrier doit atteindre le bon destinataire pour action. Cette section décrit les méthodes de ventilation du courrier vers les services concernés (comptabilité, ressources humaines, direction). L’élève conçoit des fiches de circulation ou des parapheurs pour suivre le cheminement du document jusqu’à son traitement final.
9.4. Préparation et expédition du courrier départ
L’envoi répond à des normes postales et logistiques. Ce sous-chapitre couvre la vérification des pièces jointes, le pliage, la mise sous enveloppe et l’affranchissement. L’élève apprend à enregistrer le courrier dans le registre « Départ » et à choisir le mode d’expédition approprié (ordinaire, recommandé, porteur) selon l’importance de l’envoi.
Chapitre 10 : Introduction à la Correspondance Administrative
10.1. Spécificités du style administratif
L’administration publique utilise des codes distincts du commerce. Cette section introduit les particularités du style administratif : impersonnalité, hiérarchie marquée et références aux textes légaux. L’élève apprend à distinguer une lettre administrative à forme personnelle d’une lettre entre services.
10.2. Les formules et mentions administratives
Le respect du protocole est impératif. Ce point recense les formules de politesse spécifiques (« J’ai l’honneur de… ») et les mentions propres à l’administration (« Sous couvert de la voie hiérarchique »). L’élève s’approprie ce langage pour s’adresser correctement aux autorités locales ou nationales.
10.3. La lettre de demande d’emploi et de stage
L’insertion professionnelle passe par la maîtrise de la candidature. Cette section guide l’élève dans la rédaction d’une demande d’emploi ou de stage structurée : accroche, valorisation des compétences et demande d’entretien. Bien que souvent approfondie en année terminale, cette initiation prépare aux stages de vacances.
10.4. La demande de documents officiels
Le citoyen et l’entreprise interagissent constamment avec l’État. Ce sous-chapitre entraîne l’élève à rédiger des demandes d’attestations, de certificats ou d’autorisations auprès des mairies ou des ministères. Il apprend à joindre les pièces justificatives requises pour faciliter le traitement de la requête administrative.
ANNEXES
A. Recueil de modèles types
Cette annexe fournit une banque de modèles couvrant l’ensemble des chapitres : lettres types, formulaires de commande, exemples de notes de service et grilles de registre courrier. Ces modèles servent de référence visuelle pour les travaux pratiques et l’activité professionnelle future.
B. Liste des abréviations commerciales et administratives
Un glossaire exhaustif recense les abréviations couramment utilisées (TVA, RCCM, P.J., N/Réf, Cie, Ets) et leur signification exacte. Cet outil aide l’élève à décoder les documents reçus et à utiliser les abréviations normées dans ses propres écrits.
C. Grille d’évaluation des compétences rédactionnelles
L’annexe propose une grille critériée permettant à l’enseignant et à l’élève d’évaluer la qualité d’une lettre. Elle intègre des critères de fond (clarté, pertinence), de forme (mise en page, orthographe) et de tonalité, favorisant l’auto-évaluation et la progression continue.