COURS DE STAGE ET VISITES GUIDÉES, 3ÈME ANNÉE OPTION SECRÉTARIAT ET ADMINISTRATION
Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC
PRÉLIMINAIRES
0.1. Objectifs Généraux du Cours
Ce module d’enseignement vise l’immersion progressive de l’apprenant dans l’univers professionnel congolais, en assurant la transition entre les acquis théoriques scolaires et la réalité pratique du métier de secrétaire. L’objectif consiste à développer l’esprit d’observation, l’analyse critique des organisations et l’acquisition des codes de conduite indispensables à l’intégration socioprofessionnelle. Il prépare méthodiquement l’élève au stage de professionnalisation de l’année terminale.
0.2. Approche Pédagogique
La méthodologie repose sur l’alternance entre des séances préparatoires en classe et des descentes sur le terrain. L’enseignement privilégie l’observation participante, l’enquête de terrain et la simulation de situations professionnelles. L’élève joue le rôle d’un auditeur junior, mandaté pour analyser le fonctionnement administratif, la circulation de l’information et l’ergonomie des postes de travail au sein des structures visitées.
0.3. Profil de l’Élève Stagiaire
Au terme de ce programme, l’apprenant démontre une capacité à identifier les différentes structures organisationnelles et à s’adapter aux exigences protocolaires des entreprises publiques et privées. Il maîtrise les techniques de collecte d’informations professionnelles, rédige des rapports de visite conformes aux standards administratifs et manifeste un comportement respectueux de la déontologie du métier de secrétaire.
0.4. Modalités d’Évaluation
L’évaluation porte sur la qualité de la préparation des visites, la pertinence des grilles d’observation remplies et la rigueur rédactionnelle des comptes-rendus. La note intègre également le savoir-être, évalué à travers la ponctualité, la tenue vestimentaire et la courtoisie manifestée lors des interactions avec les professionnels rencontrés.
PARTIE 1 : PRÉPARATION MÉTHODOLOGIQUE ET DÉONTOLOGIQUE 📋
Cette première partie établit les fondements théoriques nécessaires avant toute immersion externe. Elle définit le cadre comportemental attendu d’un futur technicien en secrétariat et fournit les outils méthodologiques pour transformer une simple visite en une activité d’apprentissage structurée. L’accent est mis sur la compréhension de l’environnement de l’entreprise et la maîtrise des protocoles administratifs préalables à toute descente sur le terrain.
Chapitre 1 : L’Environnement Professionnel et ses Codes
1.1. Typologie des Structures d’Accueil
L’élève apprend à distinguer les différents environnements de travail potentiels en RDC. L’analyse compare le fonctionnement rigide et hiérarchisé de l’administration publique (Ministères, Divisions provinciales) avec la flexibilité orientée résultats des entreprises privées (Banques, Télécoms). Cette distinction permet d’adapter les attentes et l’attitude selon que l’on visite la Direction Générale des Recettes de Kinshasa ou une PME commerciale à Lubumbashi.
1.2. La Déontologie et le Savoir-Être du Visiteur
Le cours définit les règles strictes de conduite lors des visites : discrétion absolue, respect du secret professionnel et interdiction d’interférer dans le travail des agents. L’élève assimile l’importance de la ponctualité et de la courtoisie, considérées comme les premières compétences évaluées par un futur employeur.
1.3. La Tenue Vestimentaire et l’Image Professionnelle
L’apparence constitue le premier vecteur de communication du secrétaire. Ce point détaille les codes vestimentaires adaptés au milieu des affaires (tenue de ville, sobriété). L’enseignant insiste sur l’impact de l’image personnelle sur la crédibilité de l’institution scolaire représentée et sur la future employabilité de l’élève.
1.4. Notions de Sécurité et Hygiène en Milieu Professionnel
Avant toute visite, l’élève prend connaissance des consignes de sécurité universelles. L’étude couvre le respect des zones d’accès autorisé, l’identification des sorties de secours et le port éventuel d’équipements de protection individuelle (EPI) lors de visites dans des environnements industriels comme les brasseries ou les zones portuaires de Boma.
Chapitre 2 : Méthodologie de l’Observation et de l’Enquête
2.1. Élaboration de la Grille d’Observation
L’observation efficace requiert un outil structuré. L’élève apprend à concevoir une grille d’observation ciblant des éléments précis : l’agencement du bureau d’accueil, les équipements bureautiques utilisés, le système de classement et les flux de communication. Cet outil transforme le regard passif en une analyse technique systématique.
2.2. Techniques d’Interview et de Prise de Notes
L’interaction avec les professionnels nécessite une préparation des questions. Le cours enseigne l’art de poser des questions ouvertes pour obtenir des informations sur les tâches quotidiennes sans perturber le service. L’élève s’exerce à la prise de notes rapide et sélective (sténographie ou écriture abrégée) pour capter l’essentiel des échanges.
2.3. Identification des Documents Administratifs Clés
L’élève apprend à repérer et à solliciter la consultation de documents spécifiques lors des visites : organigrammes, fiches de poste, modèles de courriers ou registres de transmission. Cette compétence vise à concrétiser les notions vues aux cours de correspondance et d’organisation de bureau.
2.4. Analyse des Flux d’Information
L’objectif est de comprendre comment l’information circule dans l’entreprise. L’élève prépare des schémas pour tracer le parcours d’un courrier, de son arrivée au service réception jusqu’à son archivage, en passant par le traitement par le directeur. Cette analyse visuelle renforce la compréhension des procédures administratives.
Chapitre 3 : Gestion Administrative des Visites
3.1. Rédaction de la Demande de Visite
L’organisation d’une visite constitue en soi un exercice de secrétariat. L’élève rédige les lettres officielles de demande d’audience adressées aux chefs d’entreprises ou aux autorités politico-administratives. Le respect des formules de politesse et des voies hiérarchiques (s/c Chef d’Établissement) est rigoureusement appliqué.
3.2. Planification et Logistique du Déplacement
La réussite d’une sortie dépend de sa logistique. Le cours aborde l’établissement de l’itinéraire, le calcul des temps de trajet (en tenant compte des embouteillages de Kinshasa ou des distances à Kisangani) et la gestion du groupe. L’élève participe à l’élaboration de la feuille de route.
3.3. Constitution du Dossier de Visite
Chaque visite fait l’objet d’un dossier préparatoire. L’élève rassemble les informations disponibles sur l’entreprise cible (site web, rapports annuels), la liste des participants et les autorisations parentales éventuelles. Ce travail documentaire préalable permet de poser des questions pertinentes sur le terrain.
3.4. Le Protocole de Remerciement
La relation avec l’entreprise d’accueil se soigne après la visite. L’élève apprend à rédiger une lettre de remerciement formelle, signée par le représentant de la classe, exprimant la gratitude pour le temps accordé. Ce geste de savoir-vivre consolide le partenariat école-entreprise.
PARTIE 2 : RÉALISATION DES VISITES GUIDÉES (IMMERSION) 🏭
Cette partie centrale consacre la mise en pratique des acquis par la confrontation avec le terrain. Elle structure les visites autour de thématiques précises, couvrant les différents secteurs d’activité où le secrétaire est appelé à exercer. Chaque chapitre correspond à un type d’organisation spécifique, permettant à l’élève de comparer les pratiques professionnelles et d’affiner son projet d’orientation future.
Chapitre 4 : Immersion dans l’Administration Publique
4.1. Visite d’un Service de l’État (Mairie ou Division)
L’observation se porte sur le fonctionnement du secrétariat administratif public. L’élève analyse la gestion du courrier arrivée/départ, l’utilisation des registres officiels et le respect de la hiérarchie administrative. L’exemple d’une maison communale permet d’observer l’accueil des citoyens et la délivrance des actes d’état civil.
4.2. Analyse du Circuit du Courrier Officiel
Le focus est mis sur la traçabilité des documents administratifs. L’élève observe les étapes d’enregistrement, d’annotation par le chef de division et de ventilation vers les bureaux. La compréhension des notions d’accusé de réception et de classement chronologique est renforcée par la visualisation directe.
4.3. Le Secrétariat de Direction dans le Secteur Public
L’élève découvre le rôle pivot du secrétaire de direction auprès d’une autorité (Bourgmestre ou Chef de Division). L’observation porte sur la gestion de l’agenda, le filtrage des visiteurs et la confidentialité liée aux dossiers de l’État.
4.4. Les Archives et la Documentation Administrative
La visite d’un service d’archives public sensibilise à la conservation du patrimoine administratif. L’élève observe les méthodes de classement, de répertoriage et de protection physique des dossiers contre les intempéries ou les rongeurs, enjeux cruciaux dans certaines administrations congolaises.
Chapitre 5 : Immersion dans la Grande Entreprise Privée
5.1. Visite d’une Banque ou Institution Financière
L’environnement bancaire offre un modèle de rigueur et de sécurité. L’élève observe l’organisation du front-office (accueil client) et du back-office (traitement administratif). L’accent est mis sur l’utilisation des outils informatiques de gestion et la rapidité de service.
5.2. Observation des Outils de Communication Moderne
La visite d’une entreprise de télécommunication ou d’une multinationale permet de découvrir les technologies de pointe : centraux téléphoniques numériques, serveurs de messagerie, visioconférence. L’élève compare ces outils avec les équipements scolaires pour mesurer l’écart technologique à combler.
5.3. Le Service des Ressources Humaines
L’élève analyse le rôle du secrétariat au sein d’un département RH. L’observation cible la gestion des dossiers du personnel, le pointage des présences et l’archivage des contrats de travail. Cette visite illustre concrètement les notions vues au cours de législation sociale.
5.4. La Relation Client et l’Accueil en Entreprise
L’analyse se concentre sur les techniques d’accueil physique et téléphonique dans le secteur marchand. L’élève observe les postures, les formules verbales utilisées par les hôtesses d’accueil et la gestion des files d’attente. L’importance de la satisfaction client est mise en évidence.
Chapitre 6 : Immersion dans les Structures Spécialisées
6.1. Le Secrétariat Médical (Hôpital ou Centre de Santé)
Cette visite spécifique expose les contraintes du milieu médical. L’élève découvre la gestion des dossiers patients, la prise de rendez-vous et la terminologie médicale de base. La notion de secret médical, variante du secret professionnel, est ici primordiale.
6.2. Le Secrétariat Juridique (Cabinet d’Avocat ou Notaire)
L’immersion dans un cabinet d’avocats ou une étude notariale met l’accent sur la rigueur rédactionnelle et le classement des actes juridiques. L’élève observe la présentation des documents (conclusions, assignations) et l’organisation de l’archivage des minutes.
6.3. Le Secrétariat d’une ONG ou Association
Le secteur humanitaire et associatif, très présent en RDC (Goma, Bukavu), présente des spécificités de gestion. L’élève observe la gestion des rapports de projets, la logistique des missions de terrain et la communication avec les bailleurs de fonds.
6.4. Les PME et le Secrétariat Polyvalent
La visite d’une Petite et Moyenne Entreprise montre la polyvalence requise du secrétaire. L’élève constate que le secrétaire y cumule souvent les fonctions d’accueil, de caissier, de gestionnaire de stock et d’assistant de direction, nécessitant une grande adaptabilité.
Chapitre 7 : Études de Cas et Simulations in Situ
7.1. Simulation d’Accueil et d’Orientation
Lors des visites, des mises en situation peuvent être organisées avec l’accord des partenaires. L’élève joue le rôle du préposé à l’accueil, testant sa capacité à orienter un visiteur ou à répondre à une demande simple sous la supervision d’un professionnel.
7.2. Exercice de Classement sur le Terrain
L’élève est invité à participer à une tâche simple de classement ou de recherche documentaire dans les archives de l’entreprise hôte. Cet exercice pratique valide la compréhension des modes de classement (alphabétique, numérique, thématique).
7.3. Utilisation Guidée du Matériel de Bureau
Sous surveillance, l’élève manipule certains équipements professionnels (photocopieur grand volume, relieuse, destructeur de documents). Cette initiation technique démystifie l’usage des machines de bureau performantes.
7.4. Micro-Trottoir et Sondage Professionnel
L’élève réalise de courtes interviews avec le personnel de soutien (huissiers, plantons, chauffeurs) pour comprendre leur rôle dans l’organisation administrative. Cette approche globale valorise tous les maillons de la chaîne de travail.
PARTIE 3 : EXPLOITATION PÉDAGOGIQUE ET RAPPORT DE VISITE 📝
La dernière partie assure la capitalisation des expériences vécues. Elle transforme les observations brutes en connaissances structurées à travers l’analyse critique et la rédaction de rapports professionnels. Elle sert également de tremplin pour l’orientation de l’élève vers son futur lieu de stage de longue durée, en l’aidant à identifier ses affinités sectorielles.
Chapitre 8 : Traitement et Analyse des Données Collectées
8.1. Dépouillement des Grilles d’Observation
De retour en classe, l’élève synthétise les données recueillies. Il compare les observations réalisées par les différents groupes pour obtenir une vision complète de l’entreprise visitée. Ce travail de consolidation permet de rectifier les mauvaises interprétations.
8.2. Confrontation Théorie-Pratique
L’enseignant guide la discussion pour mettre en relation les réalités observées avec les cours théoriques (Organisation de bureau, Informatique, Correspondance). L’élève identifie les écarts entre les normes enseignées et les pratiques de terrain, développant son esprit critique.
8.3. Analyse des Dysfonctionnements Observés
L’élève apprend à repérer les points faibles de l’organisation visitée (accueil défaillant, classement désordonné, locaux inadaptés) et à proposer des solutions théoriques d’amélioration. Cet exercice prépare à la résolution de problèmes administratifs.
8.4. Identification des Bonnes Pratiques
À l’inverse, l’élève relève les initiatives positives et les méthodes efficaces observées. Il constitue un répertoire de « bonnes pratiques » professionnelles dont il pourra s’inspirer dans sa future carrière.
Chapitre 9 : Rédaction du Rapport de Visite
9.1. Structure et Plan du Rapport
Le rapport de visite obéit à une structure normalisée : page de garde, introduction, présentation de l’entreprise, déroulement de la visite, analyse thématique et conclusion. L’élève apprend à organiser ses idées selon ce plan logique pour produire un document professionnel.
9.2. Style Rédactionnel Administratif
La rédaction exige clarté, concision et objectivité. L’élève utilise le vocabulaire technique approprié et bannit le style narratif familier. L’emploi du « nous » de modestie ou de formes impersonnelles est privilégié.
9.3. Insertion des Illustrations et Annexes
Le rapport s’enrichit des documents collectés (organigrammes, spécimens d’imprimés) et des photos autorisées. L’élève apprend à légender les illustrations et à référencer les annexes dans le corps du texte pour étayer son analyse.
9.4. Présentation et Soutenance Orale
L’exercice se clôture par une restitution orale. L’élève présente les conclusions de sa visite devant la classe, utilisant des supports visuels (PowerPoint ou tableau). Cette épreuve développe l’aisance oratoire et la capacité de synthèse.
Chapitre 10 : Projet de Stage et Orientation Professionnelle
10.1. Auto-évaluation des Compétences
Sur la base des visites, l’élève évalue ses propres aptitudes et lacunes. Il identifie les domaines où il doit progresser (vitesse de saisie, aisance relationnelle, orthographe) pour être opérationnel lors du futur stage de 6ème année.
10.2. Définition des Préférences Sectorielles
L’élève détermine le type d’environnement qui correspond le mieux à sa personnalité (rigueur administrative, dynamisme commercial, engagement humanitaire). Ce choix éclairé guidera sa recherche de lieu de stage.
10.3. Constitution du Carnet d’Adresses
Les visites sont l’occasion de débuter le réseautage. L’élève compile les coordonnées des entreprises visitées et des contacts établis pour faciliter ses futures démarches de demande de stage ou d’emploi.
10.4. Préparation Mentale au Stage de Professionnalisation
Le cours se termine par une projection vers l’année terminale. L’élève comprend les enjeux du stage de longue durée, les attentes des employeurs envers un stagiaire finaliste et l’importance de ce stage comme tremplin vers l’emploi.
ANNEXES
A. Modèle de Grille d’Observation
Un tableau type structurant les éléments à observer : identification de l’entreprise, description des locaux, inventaire du matériel, organigramme fonctionnel, ambiance de travail. Cet outil standardise la collecte d’informations.
B. Canevas de Rapport de Visite Guidée
Un plan détaillé indiquant les rubriques obligatoires, les marges à respecter et la mise en page standard pour la rédaction du compte-rendu final. Ce guide assure l’homogénéité des travaux des élèves.
C. Modèles de Correspondance Liée aux Visites
Une collection de lettres types : demande d’autorisation de visite adressée à une entreprise, lettre d’information aux parents, lettre de remerciement post-visite. Ces modèles servent de référence pour la gestion administrative du cours.