COMPTABILITÉ HÔTELIÈRE
3ÈME ANNÉE, OPTION HÔTELLERIE ET RESTAURATION
Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC.
PRÉLIMINAIRES
1. Introduction à la Comptabilité Hôtelière 🧾
Cette section d’ouverture positionne la comptabilité hôtelière comme le système nerveux financier de l’établissement, permettant de suivre, d’enregistrer et de contrôler l’ensemble des transactions. L’étude la présente non comme une simple tenue de livres, mais comme un outil de gestion et d’aide à la décision indispensable à la rentabilité. La spécificité de la comptabilité de réception, ou « main-courante », est introduite comme le cœur du suivi des opérations liées au client durant son séjour.
2. Objectifs Pédagogiques du Cours 🎯
Les compétences visées pour cette année sont orientées vers la maîtrise rigoureuse des opérations de comptabilité de réception. Le programme a pour ambition de rendre l’élève capable d’ouvrir, de gérer et de clôturer un compte client (folio), d’imputer correctement toutes les prestations, de tenir une main-courante, de comprendre le processus de la clôture journalière (audit de nuit) et de gérer les opérations de caisse. L’objectif est de former des réceptionnistes-comptables fiables et précis.
3. Rappel des Acquis de Technologie Hôtelière 🏨
Ce point a pour fonction de réactiver les connaissances acquises en deuxième année sur le cycle client (réservation, check-in, séjour, check-out). Cette compréhension du parcours opérationnel du client est le prérequis indispensable pour y associer correctement les transactions financières et comptables correspondantes à chaque étape.
4. L’Éthique Professionnelle du Comptable de Réception 🔐
La gestion des transactions financières des clients exige une probité et une discrétion absolues. Ce cours insiste sur les qualités éthiques fondamentales du poste : l’honnêteté, la rigueur, la précision et la confidentialité. La manipulation de l’argent et des informations de paiement des clients est une responsabilité majeure qui ne tolère aucune approximation.
PARTIE 1 : FONDEMENTS DE LA COMPTABILITÉ HÔTELIÈRE
Aperçu : Cette première partie établit le socle théorique nécessaire à la compréhension des opérations comptables spécifiques à l’hôtellerie. Elle introduit les principes comptables universels, les adapte au contexte hôtelier, décrit l’organisation du service et sensibilise aux standards internationaux du secteur.
CHAPITRE 1 : LES PRINCIPES COMPTABLES DE BASE
1.1. Le Concept de Partie Double
Ce sous-chapitre introduit le principe fondamental de la comptabilité en partie double, où chaque opération est enregistrée par deux écritures de même montant, l’une au débit d’un compte, l’autre au crédit d’un autre compte. Ce mécanisme garantit l’équilibre constant de la comptabilité.
1.2. Le Bilan et le Compte de Résultat
Les deux états financiers de base sont présentés de manière simplifiée. Le Bilan est expliqué comme une photographie du patrimoine de l’hôtel à un instant T (ce qu’il possède et ce qu’il doit). Le Compte de Résultat est décrit comme le film de l’activité sur une période, montrant les produits (recettes) et les charges (dépenses) pour déterminer le bénéfice ou la perte.
1.3. Les Notions de Débit et de Crédit
L’utilisation des colonnes Débit et Crédit est démystifiée. L’élève apprend les règles de base : un compte de l’actif augmente au débit, tandis qu’un compte du passif augmente au crédit. De même, les charges s’enregistrent au débit et les produits au crédit.
1.4. Les Pièces Justificatives
L’importance capitale des pièces justificatives est soulignée. Toute écriture comptable doit être appuyée par un document probant (facture, bon de commande, reçu). Ce principe garantit la fiabilité et la vérifiabilité de la comptabilité, un impératif pour la gestion d’un hôtel à Kinshasa comme à Matadi.
CHAPITRE 2 : L’ORGANISATION COMPTABLE À LA RÉCEPTION
2.1. Le Rôle du Comptable de Jour et de Nuit
La répartition des tâches comptables à la réception est expliquée. Le réceptionniste de jour se concentre sur la gestion des comptes clients en temps réel (arrivées, départs, imputations), tandis que l’auditeur de nuit (Night Auditor) a pour mission de vérifier, de consolider et de clôturer l’ensemble des transactions de la journée.
2.2. La Distinction entre Comptabilité Clients et Comptabilité Générale
La complémentarité entre les deux systèmes comptables de l’hôtel est clarifiée. La comptabilité de réception (ou « comptabilité clients ») suit les transactions individuelles des clients résidents. Les totaux de cette comptabilité viennent ensuite alimenter la comptabilité générale de l’entreprise.
2.3. Les Points de Vente (POS) et leur Intégration
Le fonctionnement des terminaux points de vente (POS) situés dans les différents services (restaurant, bar) est expliqué. L’élève apprend comment les consommations des clients résidents y sont enregistrées et transférées automatiquement sur leur compte (folio) à la réception grâce à l’intégration des systèmes informatiques.
2.4. Le Plan Comptable Spécifique à l’Hôtellerie
Une introduction au plan de comptes adapté à l’hôtellerie est proposée. Il se caractérise par une ventilation très détaillée des comptes de produits (recettes par département : chambres, restaurant, bar, etc.) et de charges, afin de permettre une analyse fine de la performance de chaque centre de profit.
PARTIE 2 : LA GESTION DU COMPTE CLIENT (GUEST LEDGER)
Aperçu : Cette deuxième partie constitue le cœur de la comptabilité de réception. Elle détaille la création et la gestion du compte individuel de chaque client (le folio) et passe en revue toutes les opérations d’imputation des prestations qui viennent alimenter ce compte tout au long du séjour.
CHAPITRE 3 : LA CRÉATION ET LA GESTION DU FOLIO CLIENT
3.1. Définition et Structure du Folio
Le folio est défini comme le relevé de compte individuel de chaque client (ou de chaque chambre), sur lequel sont enregistrées toutes les transactions. Sa structure en deux colonnes (débit pour les prestations consommées, crédit pour les paiements effectués) est détaillée.
3.2. L’Ouverture du Compte lors du Check-in
Le processus de création du folio lors de l’arrivée du client est enseigné. Il est activé dès l’enregistrement du client et lié à son nom et à son numéro de chambre. Les informations de facturation et le mode de paiement sont également saisis à cette étape.
3.3. La Gestion des Comptes Individuels, Groupes et Maîtres
Les différents types de folios sont distingués. L’élève apprend à gérer les folios individuels, les folios pour les membres d’un groupe (avec séparation des extras) et les folios maîtres, sur lesquels sont imputées les dépenses communes prises en charge par une entreprise ou un organisateur.
3.4. Le Transfert de Prestations entre Folios
La technique du transfert de charges d’un folio à un autre est expliquée. Cette opération est courante, par exemple lorsqu’un client invite une personne d’une autre chambre au restaurant et demande à ce que l’addition soit portée sur son compte.
CHAPITRE 4 : L’IMPUTATION DES PRESTATIONS
4.1. L’Imputation Automatique des Nuitées
La facturation de la prestation d’hébergement est la principale opération sur le folio. L’élève apprend comment, chaque nuit lors de l’audit, le système comptable (ou le night auditor manuellement) débite automatiquement le compte de chaque client du montant de sa chambre pour la nuit passée.
4.2. L’Imputation des Prestations de Restauration (F&B)
Ce cours détaille le processus de transfert des dépenses effectuées au restaurant ou au bar vers le folio du client. La vérification de la correspondance entre le numéro de chambre, le nom et la signature sur la facturette avant l’imputation est une étape de contrôle essentielle.
4.3. La Comptabilisation des Prestations Annexes
Toutes les autres dépenses sont également imputées au débit du folio. Cela inclut les communications téléphoniques, l’utilisation du minibar, les services de blanchisserie, les soins au spa ou toute autre prestation payante de l’hôtel.
4.4. La Gestion et l’Imputation des Débours
Les débours sont des avances d’argent faites par l’hôtel pour le compte d’un client (ex: achat de billets d’avion). L’élève apprend à enregistrer cette sortie de caisse et à l’imputer sur le folio du client pour s’assurer de son remboursement au moment du départ.
CHAPITRE 5 : LA GESTION DES PAIEMENTS ET DES CRÉDITS
5.1. L’Enregistrement des Acomptes et Pré-paiements
Les paiements effectués par le client avant ou pendant son séjour sont enregistrés au crédit de son folio. Cela inclut les acomptes versés au moment de la réservation ou les versements intermédiaires demandés lors d’un long séjour dans un hôtel de Goma.
5.2. Le Contrôle de la Limite de Crédit
La plupart des hôtels fixent une limite de crédit autorisée pour chaque client. Le réceptionniste apprend à surveiller le solde débiteur des folios et à demander un paiement intermédiaire lorsque cette limite est atteinte pour éviter les impayés.
5.3. La Correction d’Erreurs d’Imputation
L’erreur est humaine. Ce sous-chapitre enseigne la procédure pour corriger une imputation erronée. Toute correction doit faire l’objet d’une écriture d’annulation (contre-passation) et être justifiée par une pièce explicative pour garantir la transparence des opérations.
5.4. La Gestion des Offerts et des Avoirs
Les gestes commerciaux, comme l’offre d’un petit-déjeuner pour compenser un désagrément, doivent être tracés en comptabilité. L’élève apprend à enregistrer ces « offerts » comme des produits qui sont ensuite annulés par une charge correspondante, afin de ne pas fausser les statistiques de revenus.
PARTIE 3 : LA CLÔTURE JOURNALIÈRE ET LES OPÉRATIONS DE CAISSE
Aperçu : Cette troisième partie se concentre sur les opérations de synthèse et de contrôle qui ont lieu à la fin de chaque journée d’exploitation. Elle détaille le rôle de la main-courante, le processus crucial de l’audit de nuit et les procédures de gestion de la caisse de la réception.
CHAPITRE 6 : LA MAIN-COURANTE HÔTELIÈRE (FRONT OFFICE LEDGER)
6.1. Définition et Rôle de la Main-Courante
La main-courante est définie comme le tableau de bord qui récapitule, pour chaque chambre occupée, l’ensemble des opérations de la journée. C’est un document de synthèse qui permet de suivre l’évolution des soldes des comptes clients et de préparer la clôture journalière.
6.2. La Tenue Manuelle de la Main-Courante
La méthode traditionnelle de tenue de la main-courante sur un grand registre papier est expliquée. L’élève apprend à reporter manuellement, pour chaque chambre, le solde de la veille, les débits et les crédits du jour, et à calculer le nouveau solde à reporter pour le lendemain.
6.3. La Main-Courante Informatisée (dans le PMS)
Dans un système informatisé (PMS), la main-courante est générée automatiquement. Ce cours montre comment le logiciel consolide en temps réel toutes les transactions enregistrées et présente les informations sous la forme d’un rapport synthétique, facilitant grandement le travail de l’auditeur de nuit.
6.4. Le Rapprochement de la Main-Courante avec les Services
Une étape clé de la fin de journée est le rapprochement des revenus enregistrés par la réception avec les chiffres d’affaires déclarés par les autres points de vente (restaurant, bar). L’objectif est de s’assurer que toutes les recettes ont été correctement centralisées et imputées.
CHAPITRE 7 : L’AUDIT DE NUIT (NIGHT AUDIT)
7.1. Le Rôle et les Missions de l’Auditeur de Nuit
L’auditeur de nuit est présenté comme le contrôleur de gestion de la réception. Ses missions sont de vérifier l’exactitude de toutes les transactions de la journée, de clôturer la journée comptable, de préparer les rapports pour la direction et d’assurer la permanence de la réception durant la nuit.
7.2. Le Processus de Vérification et d’Équilibrage
Le processus d’audit est une séquence de vérifications croisées. Le night auditor s’assure que le total des prestations débitées aux clients correspond bien au chiffre d’affaires déclaré par les points de vente, et que le total des encaissements correspond bien aux paiements enregistrés.
7.3. La Clôture de la Journée et le Changement de Date
La clôture de la journée est l’opération informatique ou manuelle qui archive les transactions du jour et ouvre une nouvelle journée comptable. C’est à ce moment que le système bascule sur la date du lendemain, une opération critique qui doit être effectuée en l’absence de mouvements majeurs.
7.4. L’Édition des Rapports de Gestion
À l’issue de son audit, le night auditor génère une série de rapports destinés à la direction et aux autres services. Ces rapports incluent les statistiques d’occupation, le chiffre d’affaires par département, le résumé des encaissements, et la liste des arrivées prévues, des informations clés pour le pilotage de l’hôtel.
CHAPITRE 8 : LES OPÉRATIONS DE CAISSE À LA RÉCEPTION (CASHIERING)
8.1. La Gestion du Fond de Caisse
Chaque réceptionniste-caissier dispose d’un fond de caisse au début de son service. L’élève apprend la procédure de vérification et de prise en charge de ce fond de caisse, dont il est responsable.
8.2. L’Enregistrement des Encaissements
Tous les paiements reçus des clients (en espèces, par carte, etc.) doivent être enregistrés avec précision. La procédure d’encaissement, de remise du reçu au client et de rangement sécurisé de l’argent dans le tiroir-caisse est détaillée.
8.3. La Procédure de Clôture de Caisse
À la fin de son service, chaque caissier doit clôturer sa caisse. Cette opération consiste à compter l’ensemble des espèces et des justificatifs de paiement par carte, à déduire le fond de caisse initial, et à s’assurer que le montant de la remise correspond bien au total des encaissements enregistrés sur son rapport de caisse.
8.4. La Gestion des Écarts de Caisse
Un écart de caisse (trop-perçu ou manquant) doit être identifié, signalé et justifié. Ce cours aborde la recherche des causes d’un écart et la politique de l’établissement concernant la responsabilité du caissier, un point sensible dans la gestion d’un hôtel à Mbuji-Mayi ou ailleurs.
CHAPITRE 9 : LE DÉPART ET LA GESTION DES DÉBITEURS
9.1. La Vérification Finale et la Présentation de la Facture
La préparation de la facture finale (« note ») avant le départ du client est une étape cruciale. L’élève apprend à faire une dernière vérification de toutes les imputations avec le client, à expliquer clairement les différentes lignes de la facture et à obtenir son approbation.
9.2. La Clôture du Folio après Paiement
Une fois le paiement intégral reçu, le folio du client est soldé (son solde est ramené à zéro) et clôturé dans le système. Le compte du client passe alors du statut « in-house » (client présent) à « checked-out » (client parti).
9.3. La Gestion des Départs sans Paiement Intégral (« Débiteurs »)
Ce sous-chapitre aborde le cas des clients dont la facture est prise en charge par une entreprise ou une agence de voyage. Le folio n’est pas soldé par le client mais transféré de la « comptabilité clients » vers la « comptabilité débiteurs divers » pour un recouvrement ultérieur.
9.4. Le Suivi et le Recouvrement des Créances
La gestion des débiteurs divers implique un suivi rigoureux des factures en attente de paiement. L’élève est initié aux procédures de relance et de recouvrement des créances, une fonction administrative essentielle pour la trésorerie de l’hôtel.
ANNEXES
1. Glossaire des Termes de Comptabilité Hôtelière 📖
Une liste alphabétique des termes techniques abordés (folio, main-courante, night audit, PMS, POS, débiteur, etc.) est fournie avec des définitions claires, afin de constituer un lexique de référence pour l’élève.
2. Modèle de Main-Courante Manuelle 📝
Un exemple de tracé de main-courante manuelle est présenté, avec ses différentes colonnes (chambre, nom, report, débits du jour, crédits, nouveau solde). Ce modèle sert de support pour les exercices pratiques.
3. Schéma du Processus d’Audit de Nuit 🌙
Un diagramme de flux illustre de manière synthétique les différentes étapes de la mission de l’auditeur de nuit, de la prise de poste à l’édition des rapports finaux, offrant une vision d’ensemble du processus.
4. Exemple de Folio Client 🧾
Un modèle de folio client est fourni, montrant un exemple concret d’enregistrement des débits (chambre, restaurant) et des crédits (acompte, paiement final) tout au long d’un séjour. Ce visuel aide à comprendre la structure du compte client.