COMPTABILITÉ HÔTELIÈRE
4ÈME ANNÉE, OPTION HÔTELLERIE ET RESTAURATION
Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC.
PRÉLIMINAIRES
1. Introduction à la Gestion Financière en Hôtellerie 💰
Cette section d’ouverture positionne la quatrième année comme une année de synthèse et de passage de la comptabilité opérationnelle à la gestion financière. S’appuyant sur la maîtrise de la comptabilité de réception, ce cours final vise à donner une vision d’ensemble des flux financiers de l’hôtel, du contrôle des recettes des différents départements à la gestion de la trésorerie et à l’initiation à l’analyse des performances. L’étude présente la comptabilité non plus seulement comme une technique d’enregistrement, mais comme un outil de pilotage stratégique indispensable à la survie et à la prospérité de l’entreprise hôtelière.
2. Objectifs Pédagogiques du Cours 🎯
Les compétences visées pour cette année terminale sont orientées vers l’analyse, le contrôle et une vision managériale. Le programme a pour ambition de rendre l’élève capable de superviser l’ensemble des opérations de caisse, de gérer les comptes débiteurs, de comprendre la comptabilité des autres centres de profit (restauration), de participer au contrôle interne et de s’initier à la lecture des états financiers. L’objectif est de former des finalistes dotés d’une solide culture financière, prêts à assumer des responsabilités de supervision et de gestion.
3. Rappel des Acquis de Troisième Année 🧾
Ce point a pour fonction de consolider la maîtrise des concepts de la comptabilité de réception : la gestion des folios clients, la tenue de la main-courante et le processus de l’audit de nuit. Cette base technique est le prérequis indispensable pour aborder la consolidation de ces données et leur intégration dans la comptabilité générale de l’hôtel.
4. L’Importance du Contrôle Interne 🔐
L’étude introduit le contrôle interne comme l’ensemble des procédures et des mécanismes mis en place pour protéger les actifs de l’entreprise, garantir la fiabilité des informations financières, prévenir la fraude et assurer le respect des directives. L’élève apprend que la rigueur comptable est le meilleur rempart contre les pertes et les malversations, un enjeu majeur dans la gestion d’un hôtel à Kananga comme à Kinshasa.
PARTIE 1 : L’APPROFONDISSEMENT DE LA COMPTABILITÉ DE RÉCEPTION
Aperçu : Cette première partie perfectionne les compétences liées à la gestion financière du Front Office. Elle se concentre sur la maîtrise des opérations de caisse complexes, la gestion des créances clients après leur départ et la mise en œuvre des procédures de contrôle qui garantissent l’intégrité des recettes de l’hébergement.
CHAPITRE 1 : LA MAÎTRISE DES OPÉRATIONS DE CAISSE (LE CASHIERING)
1.1. La Gestion Multi-devises à la Caisse
Ce sous-chapitre aborde la réalité de la gestion de plusieurs devises (Franc Congolais – CDF, Dollar Américain – USD) à la caisse de la réception. L’élève apprend les procédures pour accepter les paiements en devises, appliquer le taux de change officiel de l’hôtel et tenir des caisses séparées pour chaque monnaie.
1.2. Le Traitement des Paiements par Carte de Crédit et Vouchers
Les procédures d’encaissement par carte de crédit sont détaillées : la vérification de la carte, la demande d’autorisation, l’édition des factures et la clôture du terminal de paiement électronique (TPE). La gestion des « vouchers » d’agences de voyages, qui représentent une promesse de paiement, est également étudiée.
1.3. La Gestion des Dépenses de Caisse (Débours)
La caisse de la réception n’effectue pas que des encaissements. L’élève apprend à gérer les sorties d’argent pour le compte des clients (débours) ou pour de petites dépenses de l’hôtel, en s’assurant que chaque sortie est justifiée par une pièce comptable (facture, mémo) dûment approuvée.
1.4. La Procédure de Remise des Fonds (Cash Remittance)
À la fin de la journée, les recettes encaissées par les caissiers de la réception doivent être sécurisées. La procédure de comptage, de vérification et de remise des fonds dans un coffre ou directement au service de la comptabilité générale est détaillée, avec l’établissement d’un bordereau de versement.
CHAPITRE 2 : LA GESTION DES DÉBITEURS CLIENTS (CITY LEDGER)
2.1. Le Transfert des Comptes Clients vers les Débiteurs
Ce cours explique le processus de transfert des factures non réglées au départ du client (prises en charge par des sociétés, agences ou ONG) du grand livre des clients présents (« Guest Ledger ») vers le grand livre des débiteurs (« City Ledger »).
2.2. Le Suivi des Comptes Débiteurs
La gestion du « City Ledger » exige un suivi rigoureux. L’élève apprend à organiser les comptes débiteurs, à vérifier que les factures ont été envoyées et à pointer les règlements reçus. La balance âgée, qui classe les créances par ancienneté, est présentée comme un outil de suivi essentiel.
2.3. Les Procédures de Relance
Lorsque les factures ne sont pas payées dans les délais convenus, une procédure de relance doit être enclenchée. L’élève apprend à rédiger et à envoyer des lettres de relance de manière courtoise mais ferme, en respectant des échéances précises.
2.4. La Gestion des Litiges et des Créances Douteuses
Ce sous-chapitre aborde la gestion des factures contestées par un client ou une entreprise. La méthode pour analyser le litige et y apporter une solution est étudiée. La notion de provision pour créances douteuses, lorsque le recouvrement d’une facture devient incertain, est également introduite.
CHAPITRE 3 : LES PROCÉDURES D’AUDIT ET DE CONTRÔLE INTERNE À LA RÉCEPTION
3.1. L’Audit des Transactions de la Journée
Le rôle de l’audit de nuit est approfondi sous l’angle du contrôle. L’auditeur ne se contente pas de clôturer la journée, il vérifie la conformité de chaque transaction, s’assure que les tarifs appliqués sont corrects et que toutes les prestations ont été facturées.
3.2. Le Contrôle des « Offerts » et des Réductions
Toute réduction ou prestation offerte doit être autorisée et justifiée. Ce cours détaille les procédures de contrôle pour s’assurer que ces gestes commerciaux sont conformes à la politique de l’hôtel et ne masquent pas des fraudes.
3.3. La Lutte contre la Fraude à la Réception
Les principaux types de fraudes possibles à la réception sont analysés (manipulation de caisse, facturation incorrecte, etc.). Des mesures de contrôle interne pour les prévenir sont présentées, comme la séparation des tâches, les audits inopinés et le contrôle des annulations.
3.4. La Préparation des Rapports d’Activité pour la Direction
L’élève apprend à synthétiser les données de la journée pour la direction. La préparation de rapports clairs sur le chiffre d’affaires, le taux d’occupation, les encaissements et les incidents notables est une compétence clé pour informer le management de la performance opérationnelle.
PARTIE 2 : LA COMPTABILITÉ DES CENTRES DE PROFIT
Aperçu : Cette deuxième partie élargit le champ de vision de l’élève au-delà de la réception, en explorant la manière dont les recettes sont contrôlées et consolidées dans les autres départements générateurs de revenus de l’hôtel, principalement le département de la restauration (Food & Beverage).
CHAPITRE 4 : LE SUIVI COMPTABLE DES VENTES EN RESTAURATION (F&B)
4.1. L’Organisation de la Caisse du Restaurant
Le fonctionnement de la caisse dans un restaurant d’hôtel est détaillé. L’élève apprend comment les additions sont générées, comment les paiements (espèces, carte, signature sur chambre) sont traités et comment la caisse est clôturée à la fin de chaque service.
4.2. Le Rôle du Contrôleur F&B
Le contrôleur F&B est présenté comme le spécialiste du suivi financier de la restauration. Son rôle est de contrôler les coûts (matières, personnel) et les revenus pour garantir la rentabilité du département, un poste clé dans un grand hôtel de Goma avec plusieurs points de vente.
4.3. Le Contrôle des Recettes du Restaurant
Ce sous-chapitre détaille les procédures de rapprochement entre les bons de commande de la salle, les sorties de la cuisine et les additions facturées aux clients. L’objectif est de s’assurer que tout ce qui a été produit et servi a été correctement facturé.
4.4. L’Analyse des Ventes par Produit
Grâce aux systèmes de caisse modernes, il est possible d’analyser les ventes en détail. L’élève apprend comment cette analyse permet d’identifier les plats les plus populaires et les plus rentables (« Menu Engineering »), une information cruciale pour optimiser la carte du restaurant.
CHAPITRE 5 : LA COMPTABILISATION DES BANQUETS ET ÉVÉNEMENTS
5.1. La Facturation Pro-forma et la Gestion des Acomptes
La gestion financière des banquets commence bien avant l’événement. L’élève apprend à établir une facture pro-forma (devis détaillé) et à suivre le versement des acomptes par le client pour garantir l’engagement et couvrir les premiers frais.
5.2. Le Suivi des Consommations durant l’Événement
Pendant le banquet, un suivi rigoureux des consommations (nombre de repas servis, boissons consommées hors forfait) est nécessaire pour pouvoir établir la facture finale avec précision.
5.3. L’Établissement de la Facture Finale
Après l’événement, la facture définitive est préparée en tenant compte de la fiche de fonction initiale et de tous les extras consommés. Cette facture est ensuite envoyée au client pour le règlement du solde.
5.4. L’Analyse de la Rentabilité d’un Banquet
Ce cours initie à l’analyse de la rentabilité de chaque événement. En comparant le chiffre d’affaires total aux coûts directs (matières premières, personnel extra), le manager peut calculer la marge bénéficiaire de chaque banquet et évaluer la performance de ce secteur d’activité.
CHAPITRE 6 : LA GESTION COMPTABLE DES AUTRES POINTS DE VENTE
6.1. La Comptabilisation des Ventes du Bar
Le suivi des ventes du bar est étudié, avec ses spécificités comme la gestion des doses (« petit verre ») et le contrôle des flux de fûts et de bouteilles. La procédure de clôture de la caisse du bar et de transmission des recettes est détaillée.
6.2. Le Contrôle des Recettes du Minibar
Le minibar est un petit centre de profit dont la gestion doit être rigoureuse. L’élève apprend les procédures de contrôle : vérification quotidienne des consommations par le service des étages et imputation automatique sur le folio du client.
6.3. La Gestion du Room Service
Le service en chambre (Room Service) fonctionne comme un petit restaurant. La procédure de prise de commande, de facturation et d’imputation sur la note du client est analysée, ainsi que le contrôle de ses recettes.
6.4. La Consolidation de l’Ensemble des Recettes de l’Hôtel
En fin de journée, le rôle de l’audit de nuit est de consolider les chiffres d’affaires de tous les centres de profit (hébergement, restaurant, bar, minibar, etc.) pour produire le rapport journalier des revenus de l’hôtel, qui donne une vision globale de l’activité.
PARTIE 3 : INTRODUCTION À LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE HÔTELIÈRE
Aperçu : Cette troisième partie fait le lien entre la comptabilité opérationnelle quotidienne et la comptabilité générale de l’entreprise. Elle offre une première vision de la gestion des dépenses, de la trésorerie et de la manière dont toutes les opérations sont synthétisées dans les états financiers de l’hôtel.
CHAPITRE 7 : LA GESTION DE LA TRÉSORERIE ET DES DÉPENSES
7.1. La Gestion Centralisée de la Trésorerie
L’ensemble des recettes des différents points de vente converge vers la trésorerie générale de l’hôtel. Ce cours explique le circuit des remises en banque et le rôle du trésorier dans la gestion des liquidités de l’entreprise.
7.2. La Comptabilité Fournisseurs
Ce sous-chapitre aborde le traitement des factures d’achat. La procédure de vérification, de comptabilisation et de mise en paiement des factures des fournisseurs de marchandises et de services est détaillée, en lien avec le service Économat.
7.3. La Comptabilisation des Charges de Personnel
La paie représente l’un des postes de dépenses les plus importants. Une introduction à la comptabilisation de la masse salariale et des charges sociales associées est proposée, en soulignant son impact majeur sur la rentabilité.
7.4. Le Contrôle Budgétaire
Le budget est l’outil de prévision des recettes et des dépenses. Le manager apprend le principe du contrôle budgétaire, qui consiste à comparer périodiquement les résultats réels avec les prévisions budgétaires pour analyser les écarts et prendre des mesures correctives.
CHAPITRE 8 : DES OPÉRATIONS COURANTES AUX ÉTATS FINANCIERS
8.1. Le Journal et le Grand Livre
L’élève découvre comment toutes les opérations de l’hôtel (ventes, achats, paiements) sont enregistrées de manière chronologique dans un document appelé le journal, puis reportées dans les comptes respectifs du grand livre.
8.2. La Balance Générale
La balance générale est un état récapitulatif de tous les comptes du grand livre, avec leurs soldes débiteurs et créditeurs. Son équilibre parfait est une étape de vérification cruciale avant l’élaboration des états financiers de synthèse.
8.3. La Lecture du Compte de Résultat Hôtelier (P&L)
Le compte de résultat (Profit & Loss Statement) est présenté comme le document qui mesure la performance de l’hôtel sur une période. L’élève apprend à lire et à interpréter ses principales lignes : le chiffre d’affaires, le coût des marchandises, les charges d’exploitation et le résultat final.
8.4. Introduction au Bilan Hôtelier
Le bilan est présenté comme une photographie du patrimoine de l’hôtel. L’élève est initié à la lecture de ses deux grandes parties : l’actif (ce que l’hôtel possède : bâtiments, équipements, créances) et le passif (ce que l’hôtel doit : dettes, capital).
ANNEXES
1. Glossaire de la Comptabilité et de la Finance Hôtelière 📖
Une liste alphabétique des termes techniques abordés (City Ledger, TPE, P&L, Bilan, budget, etc.) est fournie avec des définitions claires, afin de constituer un lexique de référence pour l’élève.
2. Modèle Simplifié d’un Compte de Résultat Hôtelier (USALI) 📊
Un exemple de compte de résultat structuré selon les normes du « Uniform System of Accounts for the Lodging Industry » est présenté. Ce modèle sert de standard pour l’analyse de la performance par département.
3. Schéma du Cycle des Recettes de l’Hôtel 🔄
Un diagramme de flux illustre le parcours d’une vente, depuis son enregistrement dans un point de vente (POS) jusqu’à sa consolidation dans le chiffre d’affaires total de l’hôtel et son encaissement en trésorerie.
4. Fiche de Procédure pour la Clôture de Caisse ✅
Une check-list détaillée récapitule toutes les étapes à suivre par un caissier pour effectuer une clôture de caisse rigoureuse et sans erreur. Cet outil sert de guide pratique pour les simulations et la vie professionnelle.