PRÉLIMINAIRES

Objectif Intermédiaire d’Intégation (O.I.I.) de la deuxième Année 🎯

Au terme de la deuxième année, l’apprenant doit faire preuve d’une maîtrise fonctionnelle de la correspondance commerciale et administrative en langue anglaise. Cette compétence implique la capacité de rédiger, avec clarté et précision, une gamme variée de documents, allant des lettres courantes aux communications plus complexes gérant des situations délicates ou contentieuses. L’élève doit également pouvoir mettre en œuvre les procédures systématiques de gestion documentaire, incluant l’enregistrement, l’expédition et l’archivage rationnel des correspondances, en respectant les standards professionnels internationaux.

Note Pédagogique Essentielle 🇬🇧

Conformément aux directives du programme national, l’intégralité de ce cours doit être dispensée en langue anglaise. Les objectifs spécifiques, les contenus-matières et les indications méthodologiques présentés ici en français servent de guide structurel pour l’enseignant. La pratique en classe, les exercices, les évaluations et toutes les interactions devront se dérouler exclusivement en anglais pour garantir l’immersion et l’acquisition effective des compétences linguistiques professionnelles visées.

PARTIE 1 : RÉDACTION DE LA CORRESPONDANCE COMMERCIALE AVANCÉE (ADVANCED BUSINESS CORRESPONDENCE) ✉️

Cette partie fondamentale du programme est conçue pour faire évoluer l’apprenant de la simple connaissance des formats de lettre vers une capacité rédactionnelle nuancée et stratégique en anglais. L’objectif est de le doter des outils linguistiques et structurels nécessaires pour gérer par écrit une multitude de scénarios commerciaux, des plus simples aux plus complexes, en adoptant un ton professionnel et adapté à chaque situation.

Chapitre 1 : La Gestion des Communications Commerciales Courantes (Handling Routine Business Communications)

Ce chapitre consolide les bases de la communication écrite quotidienne et assure que l’élève peut initier et répondre à des échanges commerciaux standards de manière efficace et professionnelle.

1.1. La Demande d’Information et de Documentation (Inquiries and Requests for Documentation)

L’accent est mis sur la formulation de demandes claires, précises et courtoises. Les apprenants s’exercent à rédiger des courriels et des lettres sollicitant des catalogues, des listes de prix ou des renseignements spécifiques sur des produits, par exemple, en contactant un fournisseur de pièces détachées à Lubumbashi depuis un garage à Mbuji-Mayi.

1.2. La Réponse aux Demandes Diverses (Responding to Various Inquiries)

Cette section se concentre sur la rédaction de réponses complètes et serviables aux demandes reçues. Les élèves apprennent à structurer une réponse qui non seulement fournit l’information demandée mais renforce également la relation commerciale.

1.3. L’Accusé de Réception et la Confirmation de Commande (Acknowledging and Confirming Orders)

Il s’agit d’apprendre à rédiger des lettres et des courriels formels qui confirment la réception d’une commande, en récapitulent les termes (quantité, prix, délais de livraison) et rassurent le client sur le bon traitement de sa demande, comme la confirmation d’une commande de ciment de la part d’une usine du Kongo Central à un entrepreneur de Kinshasa.

Chapitre 2 : Le Traitement des Situations Commerciales Délicates (Handling Complex and Sensitive Business Situations)

Ce chapitre aborde les aspects les plus difficiles de la correspondance commerciale, où le choix des mots et le ton sont cruciaux pour préserver les relations d’affaires.

2.1. La Formulation des Réclamations et des Excuses (Writing Complaints and Apologies)

Les élèves apprennent à rédiger des lettres de réclamation factuelles et fermes mais toujours professionnelles, par exemple concernant une livraison non conforme de produits agricoles expédiés depuis le port de Boma. Inversement, ils s’entraînent à formuler des lettres d’excuses sincères qui reconnaissent une erreur et proposent une solution constructive.

2.2. La Rédaction de Refus et de Réponses Négatives (Drafting Refusals and Negative Responses)

Cette section enseigne la technique difficile de la communication d’un refus (refus de crédit, rejet d’une proposition, etc.) de manière à minimiser la déception du destinataire et à maintenir, si possible, une bonne relation commerciale.

2.3. La Correspondance Financière (Financial Correspondence)

L’accent est mis sur la rédaction de lettres délicates sollicitant un délai de paiement. Les apprenants travaillent sur la structure d’une telle demande, qui doit expliquer la situation avec transparence tout en proposant un plan de règlement crédible pour maintenir la confiance du fournisseur.

2.4. La Correspondance Persuasive et Contentieuse (Persuasive and Contentious Correspondence)

Cette section couvre la rédaction de lettres destinées à convaincre un partenaire commercial d’adopter un certain point de vue, ainsi que les premières étapes de la correspondance à caractère contentieux (mise en demeure), qui exigent une précision juridique et un ton formel irréprochable.

PARTIE 2 : SYSTÈMES DE GESTION DOCUMENTAIRE (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS) 📂

Cette deuxième partie du programme déplace l’attention de la rédaction vers les processus administratifs qui encadrent la correspondance. L’objectif est de former les apprenants aux méthodes rigoureuses de suivi et de conservation des documents, compétences essentielles pour garantir la traçabilité, l’efficacité et la sécurité juridique des échanges de l’entreprise.

Chapitre 3 : Le Cycle de Vie du Document : Expédition et Suivi (The Document Lifecycle: Dispatch and Tracking)

Ce chapitre détaille les procédures qui assurent que chaque document est correctement traité depuis sa création jusqu’à sa réception par le destinataire.

3.1. Les Systèmes de Numérotation (Numbering Systems)

L’importance d’un système de numérotation logique et cohérent pour toutes les correspondances sortantes est expliquée. Différentes méthodes (chronologique, par service, etc.) sont présentées pour assurer une identification unique de chaque document.

3.2. L’Enregistrement et la Transmission des Documents (Registering and Transmitting Documents)

Les apprenants sont formés à l’utilisation des registres de courrier « départ ». La tenue méticuleuse du carnet de transmission est pratiquée, que ce soit pour une transmission par coursier interne dans une grande administration à Kinshasa ou pour un envoi postal international.

3.3. Le Suivi et la Traçabilité (Follow-up and Traceability)

Des méthodes pour suivre la circulation des documents importants sont enseignées. L’objectif est de pouvoir prouver à tout moment qu’un document a bien été envoyé et, idéalement, réceptionné, en s’appuyant sur les registres de transmission et les accusés de réception.

Chapitre 4 : L’Archivage Rationnel des Documents (Rational Document Archiving)

Ce chapitre final est consacré à la conservation organisée et sécurisée des documents, une obligation légale et une nécessité pour la bonne gestion de l’entreprise.

4.1. Les Principes et Méthodes de Classement (Principles and Methods of Filing)

Les différentes logiques de classement sont étudiées : chronologique, alphabétique, numérique ou par sujet. Les apprenants s’exercent à choisir la méthode la plus pertinente en fonction de la nature des documents et des besoins de l’entreprise.

4.2. Les Outils d’Archivage et la Protection des Archives (Archiving Tools and Archive Protection)

Une revue des outils de classement physique (classeurs, étagères, boîtes d’archives) est effectuée. Un point d’attention particulier est mis sur l’importance de la protection des archives contre les dégradations (humidité, insectes) et les accès non autorisés, notamment par l’utilisation de locaux sécurisés ou de coffres-forts pour les documents les plus sensibles. Des visites guidées dans des entreprises ou au sein de l’administration de l’établissement scolaire sont encouragées pour illustrer ces pratiques.

ANNEXES

Travaux Pratiques et Mises en Situation 🎭

La réussite dans ce cours dépend entièrement de la pratique. Il est impératif d’organiser régulièrement des travaux pratiques basés sur des scénarios d’entreprise réalistes et contextualisés en RDC. Les mises en situation (role-playing) où les élèves doivent interagir par écrit en anglais pour résoudre un problème commercial sont particulièrement efficaces pour développer l’aisance et le professionnalisme.

Utilisation de Modèles et de Documents Authentiques 📑

L’enseignant est encouragé à utiliser une large gamme de modèles de lettres et de courriels professionnels en anglais. L’analyse de documents authentiques (anonymisés) provenant d’entreprises locales ou internationales opérant en RDC peut grandement enrichir l’apprentissage en exposant les élèves aux tournures de phrases et au vocabulaire réellement utilisés dans le monde des affaires.