PRÉLIMINaires

1. Objectif Terminal d’Intégration (OTI) de la 4ème Année 🎯

Ce préambule établit la finalité du cours. Au terme de cette année, l’élève doit faire preuve d’une maîtrise professionnelle de l’anglais écrit dans un contexte commercial et administratif. L’objectif est de le rendre capable de rédiger, avec clarté, précision et conformité aux standards internationaux, une gamme variée de documents, allant de la correspondance administrative courante aux rapports complexes et aux documents à portée juridique. La formation vise à équiper le futur technicien d’un outil de communication indispensable à l’ère de la mondialisation.

2. Compétences Visées 🧠

Cette section détaille les savoir-faire spécifiques à développer. L’élève apprendra à choisir le format, le ton et le vocabulaire appropriés pour chaque type de document. Les compétences ciblées incluent la structuration logique d’un rapport, la rédaction concise de notes de service, la transcription fidèle des délibérations dans un procès-verbal et la formulation précise des clauses dans des documents statutaires. L’accent est mis sur l’exactitude grammaticale, la clarté stylistique et l’adaptation du message à son destinataire.

3. Stratégies Pédagogiques Proposées 🧑‍🏫

L’enseignement se veut éminemment pratique, basé sur des simulations et des études de cas. L’enseignant est encouragé à utiliser des scénarios professionnels ancrés dans le contexte économique congolais, mais ouverts sur l’international. Par exemple, la rédaction d’un rapport d’incident pour une compagnie aérienne à Kinshasa, la préparation des minutes d’une réunion avec des investisseurs étrangers pour un projet minier à Lubumbashi, ou la rédaction d’une circulaire interne pour une banque commerciale à Matadi. L’analyse de documents authentiques et les exercices de rédaction réguliers sont au cœur de la démarche pédagogique.

Part 1: Mastering Internal Administrative Communication

Cette première partie se concentre sur les écrits professionnels destinés à la circulation de l’information au sein de l’entreprise. L’objectif est de permettre aux élèves de maîtriser les outils de communication qui assurent la cohésion, l’efficacité et la clarté des directives et des échanges entre les différents services et niveaux hiérarchiques.

Chapitre 1: Foundational Administrative Correspondence

1.1. The Administrative Letter: Structure and Formulation ✉️

Ce point aborde la structure canonique de la lettre administrative en anglais, en insistant sur ses spécificités par rapport à la correspondance commerciale. Sont étudiés en détail la disposition des éléments (en-tête, date, références, adresse, objet), les formules d’appel et de politesse (Salutation and Complimentary Close), ainsi que le style formel et impersonnel qui la caractérise.

1.2. Writing for Various Administrative Purposes

L’élève apprend à adapter le contenu et le ton de la lettre en fonction de son objectif. Des exercices pratiques portent sur la rédaction de lettres de demande d’information, de transmission de documents, de convocation à une réunion ou de réponse à une requête officielle, en veillant à la précision et à la courtoisie requises.

Chapitre 2: Directives and Internal Memos

2.1. The Memo (Note de Service): Purpose and Format 📋

La note de service est présentée comme l’outil privilégié pour la communication interne rapide et efficace. L’étude porte sur son format standardisé (To, From, Date, Subject) et sur sa fonction principale : transmettre une information, donner une instruction ou clarifier une procédure. La concision et la clarté sont les qualités premières recherchées.

2.2. The Circular (Circulaire): Disseminating Information Widely

Contrairement à la note de service qui peut être ciblée, la circulaire est étudiée comme un moyen de diffuser une information d’intérêt général à l’ensemble du personnel ou à une grande partie de celui-ci. L’accent est mis sur la nécessité d’une formulation claire et univoque pour éviter toute mauvaise interprétation.

2.3. The Service Order and Invitation (Ordre de Service et Invitation)

Cette section traite des écrits qui formalisent une instruction directe ou une invitation officielle dans un cadre professionnel. L’élève apprend à rédiger un ordre de service qui mandate un employé pour une mission spécifique, ainsi qu’une invitation de service pour un événement interne, en respectant les conventions hiérarchiques et protocolaires.

Part 2: Formal Reporting and Record-Keeping Documents

Cette deuxième partie aborde la rédaction de documents plus complexes qui servent à rendre compte d’événements, à analyser des situations ou à consigner officiellement des décisions. La maîtrise de ces écrits est essentielle pour la traçabilité, l’évaluation et la mémoire de l’entreprise.

Chapitre 3: Reporting Activities and Events

3.1. The Summary Report (Compte-Rendu) 📝

Le compte-rendu est présenté comme un document objectif qui relate de manière fidèle des faits, des événements ou des échanges. L’élève apprend à en distinguer les différents types (compte-rendu de réunion, de visite, d’accident) et à le structurer de manière chronologique ou thématique, en s’en tenant aux faits, sans analyse ni interprétation personnelle.

3.2. The Detailed Report (Rapport) 📊

Plus élaboré que le compte-rendu, le rapport inclut une dimension d’analyse et de proposition. L’étude porte sur sa structure formelle (introduction, développement, conclusion, recommandations) et sur la méthodologie de sa rédaction. L’élève s’exerce à collecter des données, à les analyser, à argumenter ses conclusions et à formuler des recommandations pertinentes pour aider à la prise de décision.

Chapitre 4: Documenting Official Proceedings

4.1. The Minutes of Meeting (Procès-Verbal) ✍️

Le procès-verbal est étudié comme l’acte officiel qui consigne les délibérations et les décisions d’un organe collégial (conseil d’administration, assemblée générale, comité de direction). L’apprentissage se concentre sur la transcription exacte des points discutés, des résolutions adoptées, des résultats des votes et des suites à donner, en utilisant un style juridique et formel.

4.2. Key Elements and Writing Techniques

Cette section détaille les mentions obligatoires d’un procès-verbal (date, lieu, participants, ordre du jour, etc.) et les techniques de rédaction pour assurer sa validité juridique. L’importance de l’approbation et de la signature du document est également soulignée.

Part 3: Official and Legal Corporate Communication

Cette dernière partie est consacrée aux documents qui engagent l’entreprise sur le plan organisationnel, voire légal. La rédaction de ces écrits requiert une rigueur et une précision extrêmes, car ils définissent les règles de fonctionnement ou communiquent des informations stratégiques à des publics variés.

Chapitre 5: Public and Official Announcements

5.1. The Press Release (Communiqué) 📢

Le communiqué est abordé comme un outil de communication externe destiné aux médias et au public. L’élève apprend à rédiger un message clair, concis et factuel pour annoncer un événement, présenter un nouveau produit ou réagir à une actualité concernant l’entreprise, en respectant les codes de la communication de presse.

Chapitre 6: Foundational Corporate Documents

6.1. The Articles of Association (Statuts) 🏢

Les statuts sont présentés comme le document juridique fondateur qui régit l’organisation et le fonctionnement d’une société. Bien que leur rédaction finale soit l’œuvre de juristes, l’élève est initié à en comprendre la structure et les mentions essentielles (dénomination sociale, objet, siège, capital, etc.). L’objectif est de le familiariser avec le vocabulaire juridique et la portée de ce document fondamental.

6.2. Structure and Essential Mentions

L’analyse porte sur les différentes clauses qui composent les statuts d’une entreprise. L’élève apprend à identifier et à comprendre le rôle des sections relatives à la forme juridique de la société, aux apports des associés, à la répartition des pouvoirs, et aux modalités de prise de décision, lui donnant ainsi une vision claire du cadre légal de l’entreprise.

ANNEXES

1. Document Templates and Models

Cette section fournit des modèles et des gabarits pour les principaux documents étudiés au cours de l’année (lettre administrative, mémo, rapport, procès-verbal). Ces exemples concrets servent de guides pratiques pour les exercices de rédaction et aident à la mémorisation des formats standards.

2. Glossary of Business and Administrative English

Un glossaire bilingue (Anglais-Français) définit les termes et expressions idiomatiques couramment utilisés dans la correspondance professionnelle. Cet outil vise à enrichir le vocabulaire de l’élève et à lui permettre de naviguer avec aisance dans un environnement de travail anglophone.

3. Common Errors to Avoid

Cette annexe pratique répertorie les erreurs de grammaire, de style et de vocabulaire fréquemment commises par les francophones dans la rédaction de l’anglais des affaires. Elle constitue un outil d’auto-correction précieux pour affiner la qualité des écrits produits.