COURS DE COMPTABILITÉ, 2 ÈME ANNÉE OPTION HÔTESSE D’ACCUEIL
Edition 2025 / Enseignement primaire, secondaire et technique en RDC
PRÉLIMINAIRES
0.1. Objectifs Généraux du Cours
L’enseignement de la comptabilité en deuxième année technique vise à doter l’apprenant des compétences fondamentales nécessaires à la gestion des flux financiers au sein d’une structure d’accueil. L’élève acquiert la maîtrise des mécanismes d’enregistrement des opérations commerciales courantes selon le référentiel SYSCOHADA révisé, garantissant une rigueur administrative indispensable dans les secteurs hôteliers et touristiques.
0.2. Profil de l’Apprenant et Prérequis
Ce cours s’adresse à des élèves possédant une aptitude au raisonnement logique et une rigueur organisationnelle, qualités essentielles pour assurer la fiabilité des données financières. La maîtrise des opérations mathématiques de base et une initiation préalable aux documents commerciaux constituent le socle sur lequel se construit cette nouvelle compétence technique.
0.3. Méthodologie et Approche Pédagogique
L’approche privilégie l’analyse concrète de documents réels issus du tissu économique congolais, tels que des factures d’hôtels de Kinshasa ou des bordereaux de change. L’enseignement alterne entre l’exposé théorique des principes comptables et des exercices d’application directe simulant la tenue de caisse et la facturation en front-office.
0.4. Importance de la Comptabilité pour l’Hôtesse d’Accueil
La polyvalence exigée sur le marché de l’emploi en RDC impose à l’hôtesse d’accueil de maîtriser les encaissements, la facturation et la gestion de la petite caisse. Cette compétence transforme l’agent d’accueil en un pivot administratif fiable, capable de sécuriser les revenus de l’entreprise et de justifier chaque mouvement de fonds face à la direction ou aux auditeurs.
PREMIÈRE PARTIE : FONDAMENTAUX DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE ET SYSTÈME OHADA 📊
Cette première partie établit les bases conceptuelles de la comptabilité générale en définissant l’entreprise et son patrimoine selon les normes de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA). Elle structure la compréhension de l’élève sur la logique des flux et la partie double, indispensables à toute écriture comptable.
Chapitre 1 : L’Entreprise et l’Analyse des Flux Économiques
1.1. Concept et Classification des Entreprises en RDC
L’entreprise se définit comme une unité économique organisée combinant des facteurs de production pour offrir des biens ou services sur le marché, comme la Société Nationale des Chemins de fer du Congo (SNCC) ou un complexe hôtelier privé. La classification distingue les entités selon leur secteur d’activité, leur taille et leur forme juridique, influençant directement leurs obligations comptables.
1.2. Les Flux Économiques et leur Typologie
L’activité de l’entreprise génère des mouvements de valeurs appelés flux, classés en flux réels (biens et services) et flux financiers (monnaie et créances). L’analyse précise de ces échanges permet de comprendre l’interaction entre l’entreprise et ses partenaires, tels que les fournisseurs de denrées alimentaires ou les clients d’affaires.
1.3. La Notion de Ressource et d’Emploi
Chaque opération comptable s’analyse en termes de ressource, l’origine de la valeur, et d’emploi, l’utilisation faite de cette valeur. Cette dichotomie fonde la logique comptable où chaque mouvement financier trouve une justification précise et équilibrée, garantissant la traçabilité des fonds.
1.4. Le Cycle d’Exploitation en Hôtellerie
Le cycle d’exploitation retrace la succession des opérations depuis l’achat des approvisionnements jusqu’à l’encaissement des prestations de services. La compréhension de ce cycle dans un contexte hôtelier, incluant la réservation, le séjour et le règlement, permet à l’élève de situer son action administrative dans la chaîne de valeur globale.
Chapitre 2 : Le Patrimoine et le Bilan OHADA
2.1. Définition et Composition du Patrimoine
Le patrimoine représente l’ensemble des droits et des obligations de l’entreprise à un instant donné, englobant les actifs corporels comme les bâtiments et les dettes envers les tiers. La distinction nette entre le patrimoine de l’entité et celui de l’exploitant assure la clarté de la gestion financière.
2.2. Structure du Bilan selon le SYSCOHADA Révisé
Le bilan se présente comme un tableau synthétique divisé en Actif (emplois) et Passif (ressources), reflétant la situation patrimoniale de l’entreprise à la date de clôture. L’étude de la structure normalisée permet d’identifier les grandes masses telles que l’actif immobilisé et les capitaux propres.
2.3. Les Masses du Bilan : Actif et Passif
L’Actif regroupe les éléments positifs ayant une valeur économique pour l’entité, tandis que le Passif rassemble les capitaux propres et les dettes financières. L’analyse détaillée des rubriques permet de comprendre comment une entreprise finance ses investissements, qu’il s’agisse de fonds propres ou d’emprunts bancaires.
2.4. Variations et Équilibre du Bilan
Chaque opération de gestion modifie la composition du bilan sans jamais rompre l’égalité fondamentale entre le total de l’Actif et le total du Passif. L’exercice sur les variations de bilan démontre mécaniquement comment l’achat de mobilier ou le règlement d’une dette impacte la structure financière.
Chapitre 3 : Le Compte et le Principe de la Partie Double
3.1. Définition et Tracé du Compte
Le compte constitue l’unité de base du système comptable, destiné à enregistrer les variations de valeur d’un élément spécifique du patrimoine ou de l’activité. L’utilisation du tracé en « T » facilite la visualisation pédagogique des mouvements de débit et de crédit pour chaque poste comptable.
3.2. Le Principe de la Partie Double
Le principe cardinal de la comptabilité exige que toute opération soit enregistrée simultanément dans au moins deux comptes, l’un débité et l’autre crédité, pour un montant strictement identique. Cette règle d’or assure l’équilibre arithmétique permanent de la comptabilité et permet la détection immédiate des erreurs d’imputation.
3.3. Fonctionnement des Comptes de Bilan et de Gestion
Les comptes de bilan enregistrent les situations patrimoniales et leurs variations, tandis que les comptes de gestion (charges et produits) expliquent la formation du résultat. La distinction opératoire entre ces deux catégories permet de séparer ce que l’entreprise possède de ce qu’elle consomme ou produit.
3.4. Le Virement Comptable et la Réciprocité
Le virement comptable transfère une somme d’un compte à un autre, technique fréquemment utilisée pour rectifier des erreurs ou regrouper des écritures. La notion de comptes réciproques s’applique particulièrement aux relations entre l’entreprise et ses succursales ou entre les différents départements d’un grand hôtel.
Chapitre 4 : Le Plan Comptable Général OHADA (PCGO)
4.1. Cadre Conceptuel et Codification Décimale
Le Plan Comptable Général OHADA fournit la liste normalisée des comptes classés selon une codification décimale rigoureuse qui facilite le traitement informatique et la comparaison des données. L’appropriation de cette logique de numérotation permet à l’élève de retrouver rapidement n’importe quel compte dans la nomenclature officielle.
4.2. Les Classes de Comptes de Bilan (Classes 1 à 5)
L’étude des classes 1 à 5 couvre les comptes de capitaux, d’immobilisations, de stocks, de tiers et de trésorerie, constituant l’ossature patrimoniale de l’entreprise. L’accent est mis sur la classe 5 (Trésorerie) et la classe 4 (Tiers), quotidiennement sollicitées par les services d’accueil pour la gestion des caisses et des clients.
4.3. Les Classes de Comptes de Gestion (Classes 6 à 8)
Les classes 6 (Charges), 7 (Produits) et 8 (Hors Activités Ordinaires) permettent d’enregistrer les flux liés à l’exploitation et de déterminer la rentabilité de l’entreprise. La maîtrise de ces comptes est indispensable pour imputer correctement les dépenses de fonctionnement ou les revenus issus des nuitées et de la restauration.
4.4. Adaptation du Plan Comptable au Secteur Hôtelier
L’adaptation du plan comptable consiste à créer des sous-comptes spécifiques répondant aux besoins de détail de l’activité hôtelière, comme la distinction des recettes par point de vente (Bar, Restaurant, Hébergement). Cette personnalisation du plan de comptes offre une finesse d’analyse nécessaire au contrôle de gestion d’un établissement touristique.
DEUXIÈME PARTIE : ORGANISATION COMPTABLE ET OPÉRATIONS COURANTES 📝
Cette partie traite de la mise en œuvre pratique des techniques comptables pour enregistrer les transactions quotidiennes de l’entreprise. Elle focalise sur la documentation commerciale, le traitement de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) en vigueur en RDC, et la gestion des moyens de règlement.
Chapitre 5 : L’Organisation des Travaux Comptables
5.1. Les Pièces Justificatives et leur Classement
La pièce justificative constitue la preuve irréfutable de l’opération commerciale et le préalable obligatoire à toute écriture comptable. Le classement méthodique de ces documents (factures, reçus, chèques) garantit l’auditabilité des comptes et la conformité fiscale de l’entreprise.
5.2. Le Journal : Livre de Première Entrée
Le Journal enregistre chronologiquement toutes les opérations comptables jour par jour, en précisant la date, les comptes mouvementés, le libellé et le montant. La tenue rigoureuse du journal assure l’intégrité de l’historique financier et prévient les omissions frauduleuses ou accidentelles.
5.3. Le Grand Livre et le Report
Le Grand Livre regroupe l’ensemble des comptes de l’entreprise et permet de suivre l’évolution du solde de chaque poste après report des écritures du journal. Cet instrument de synthèse offre une vision instantanée de la situation de chaque client, fournisseur ou compte de trésorerie.
5.4. La Balance des Comptes
La Balance est un état périodique qui récapitule tous les comptes du Grand Livre en vérifiant l’égalité entre le total des débits et le total des crédits. Elle sert d’instrument de contrôle arithmétique intermédiaire avant l’élaboration des états financiers de fin d’exercice.
Chapitre 6 : La Facturation et la TVA en RDC
6.1. Établissement de la Facture de Doit
La facture de Doit matérialise la vente de biens ou de services et constitue une créance de l’entreprise sur son client. La rédaction correcte d’une facture exige la mention de toutes les informations légales obligatoires, incluant l’identité des parties et le détail des prestations fournies.
6.2. Le Mécanisme de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée)
La TVA est un impôt indirect sur la consommation collecté par l’entreprise pour le compte de l’État congolais, calculé sur le montant hors taxe des ventes. La compréhension du mécanisme de collecte et de déductibilité est cruciale pour appliquer correctement les taux en vigueur, notamment le taux standard de 16 %.
6.3. Les Réductions Commerciales et Financières
Les rabais, remises et ristournes sont des réductions commerciales accordées pour des motifs de qualité ou de fidélité, tandis que l’escompte est une réduction financière pour paiement anticipé. Le traitement comptable distinct de ces réductions impacte différemment la base imposable et le montant net à payer par le client.
6.4. La Facture d’Avoir et les Retours
La facture d’Avoir constate une annulation totale ou partielle d’une vente précédente, souvent suite à un retour de marchandises ou à une erreur de facturation. L’enregistrement comptable de l’avoir inverse l’écriture initiale et régularise la situation du compte client et de la TVA collectée.
Chapitre 7 : Les Règlements et la Gestion de Trésorerie
7.1. Les Espèces et la Tenue de Caisse
La gestion des espèces implique la tenue d’un brouillard de caisse enregistrant quotidiennement les entrées et les sorties de liquidités. Le contrôle physique inopiné de l’encaisse permet de vérifier la concordance entre le solde théorique comptable et les fonds réellement disponibles dans le coffre.
7.2. Les Règlements par Chèque et Virement Bancaire
Le chèque et le virement bancaire constituent des moyens de paiement scripturaux sécurisés privilégiés pour les transactions de montants élevés. Le suivi des dates de valeur et des avis de crédit ou de débit assure la mise à jour correcte du compte banque de l’entreprise.
7.3. Les Paiements Mobiles (Mobile Money) en RDC
L’utilisation généralisée des services financiers mobiles comme M-Pesa ou Airtel Money impose leur intégration formelle dans le système comptable de l’entreprise. L’enregistrement des transactions via ces plateformes nécessite des procédures de réconciliation spécifiques pour tracer les flux numériques.
7.4. Les Effets de Commerce : Lettre de Change et Billet à Ordre
Les effets de commerce sont des instruments de crédit et de paiement qui permettent de mobiliser une créance auprès d’une banque avant son échéance. Bien que moins fréquents dans le commerce de détail, leur compréhension est nécessaire pour la gestion des relations avec les grands fournisseurs institutionnels.
TROISIÈME PARTIE : COMPTABILITÉ HÔTELIÈRE ET TRAVAUX DE FIN DE PÉRIODE 🏨
Cette dernière partie contextualise les acquis comptables aux spécificités du métier d’hôtesse d’accueil, en se concentrant sur la « Main Courante », la gestion des devises et les opérations de clôture. Elle prépare l’élève à assumer ses responsabilités de caissière réceptionniste avec une précision professionnelle.
Chapitre 8 : La Main Courante Réception
8.1. Principe et Rôle de la Main Courante
La main courante réception centralise l’ensemble des débits (prestations consommées) et des crédits (règlements effectués) relatifs aux clients résidents de l’hôtel. Elle agit comme un journal auxiliaire spécifique permettant de suivre en temps réel le solde du compte de chaque chambre occupée.
8.2. Ouverture et Suivi du Compte Client (Cardex)
L’ouverture d’un compte client dès l’arrivée (Check-in) nécessite la collecte de garanties financières et l’enregistrement précis des coordonnées de facturation. Le suivi quotidien consiste à imputer les consommations provenant des différents points de vente (restaurant, bar, blanchisserie) sur la fiche du client.
8.3. Le Délogement et le Transfert de Compte
Le délogement d’un client vers une autre chambre implique le transfert rigoureux de toutes les écritures comptables vers le nouveau numéro de compte pour assurer la continuité de la facturation. Cette opération administrative doit s’exécuter sans perte d’information pour éviter les litiges au moment du départ.
8.4. La Clôture du Compte Client (Check-out)
La procédure de Check-out finalise la relation commerciale par l’arrêté du compte, l’émission de la facture finale et l’encaissement du solde dû. L’hôtesse doit vérifier l’exhaustivité des facturations de dernière minute, comme les consommations du minibar, avant de libérer le client.
Chapitre 9 : Gestion des Devises et Change Manuel
9.1. Réglementation du Change en RDC
La manipulation des devises étrangères est strictement encadrée par la réglementation de la Banque Centrale du Congo, imposant des règles de conformité aux établissements agréés. L’hôtesse doit connaître les limites légales et les obligations déclaratives liées aux transactions en monnaies étrangères.
9.2. Les Opérations d’Achat et de Vente de Devises
Le bureau de change de l’hôtel effectue des opérations d’achat de devises auprès des clients internationaux et, plus rarement, de vente, en appliquant les taux du jour. Le calcul précis de la contre-valeur en Francs Congolais et l’édition du bordereau de change sont des actes quotidiens exigeant une vigilance arithmétique.
9.3. Le Risque de Change et les Écarts
La fluctuation des taux de change entre le moment de la transaction et la comptabilisation ou le dépôt en banque peut générer des écarts de change positifs ou négatifs. La comptabilisation de ces différences permet à l’entreprise de mesurer l’impact des variations monétaires sur sa trésorerie.
9.4. Tenue de la Caisse Devises
La gestion d’une caisse en devises impose une séparation physique et comptable stricte des différentes monnaies (USD, EUR, CDF) pour éviter les erreurs de manipulation. L’inventaire de caisse s’effectue par devise avant la conversion globale pour la valorisation comptable des existants.
Chapitre 10 : Contrôle, Rapprochement et Clôture Journalière
10.1. Le Contrôle de Caisse (Fond de Caisse)
La vérification du fond de caisse en début et en fin de service assure que le montant des espèces correspond exactement au solde comptable après déduction des mouvements de la journée. Tout écart de caisse doit être immédiatement identifié, justifié et régularisé selon les procédures internes de l’établissement.
10.2. L’État de Rapprochement Bancaire
Le rapprochement bancaire consiste à comparer le solde du compte banque tenu par l’entreprise avec celui du relevé envoyé par la banque pour identifier et expliquer les différences. Cette technique de contrôle permet de détecter des frais bancaires oubliés, des erreurs d’enregistrement ou des chèques non encore encaissés.
10.3. Le Rapport Journalier (Night Audit)
Le Night Audit ou clôture journalière synthétise l’ensemble de l’activité financière de l’hôtel sur 24 heures, validant le chiffre d’affaires par service et les statistiques d’occupation. Ce rapport crucial fournit à la direction les indicateurs de performance nécessaires au pilotage quotidien de l’établissement.
10.4. Archivage et Conservation des Documents
L’archivage méthodique des factures, doubles de reçus et bandes de caisse est une obligation légale qui permet de répondre aux contrôles fiscaux ultérieurs. Une organisation rigoureuse du classement garantit la pérennité de la mémoire comptable et la protection juridique de l’entreprise.
ANNEXES
A.1. Modèle de Plan Comptable OHADA (Extrait Hôtellerie)
Ce document présente une liste sélective des comptes du PCG-OHADA spécifiquement utilisés dans le secteur de l’accueil, incluant les sous-comptes pour l’hébergement et la restauration. Il sert de référentiel rapide pour l’imputation correcte des écritures lors des exercices pratiques.
A.2. Grille de Taux de TVA et Taxes Parafiscales
Cette annexe récapitule les taux de TVA en vigueur en RDC ainsi que les diverses taxes touristiques ou urbaines applicables aux nuitées d’hôtel. Elle permet à l’élève d’appliquer la fiscalité exacte lors de l’établissement des factures simulées.
A.3. Exemple de Main Courante et Fiche Cardex
Un modèle vierge et un modèle rempli de main courante manuelle illustrent la structure des colonnes débits/crédits et la méthode de report des soldes. Cet outil visuel aide à comprendre la mécanique de l’enregistrement des consommations client au jour le jour.
A.4. Lexique des Termes Comptables et Financiers
Ce glossaire définit avec concision le vocabulaire technique essentiel tel que « créance », « débit », « report à nouveau » ou « exercice comptable ». Il constitue une aide-mémoire indispensable pour maîtriser le langage professionnel de la gestion financière.